Un proceso de puerta de fase (también conocido como proceso de puerta de etapa [1] o proceso en cascada ) es una técnica de gestión de proyectos en la que una iniciativa o proyecto (por ejemplo, desarrollo de nuevos productos , desarrollo de software , mejora de procesos , cambio de negocio ) es dividido en distintas etapas o fases , separados por puntos de decisión (conocidos como puertas ).
En cada puerta, la continuación la decide (normalmente) un gerente, un comité directivo o una junta de gobierno. La decisión se toma en base a los pronósticos y la información disponible en el momento, incluido el caso de negocios , el análisis de riesgos y la disponibilidad de los recursos necesarios (por ejemplo, dinero, personas con las competencias correctas).
Historia
En los proyectos a gran escala de ingeniería mecánica y química surgió un enfoque por fases de las decisiones de inversión para el desarrollo, especialmente desde la década de 1940. [ cita requerida ] Una fuente describió ocho fases. [2] En 1958, la Asociación Estadounidense de Ingenieros de Costos creó cuatro clasificaciones de tipo de estimación de costos estándar para coincidir con estas fases de desarrollo y aprobación. [3] Otras industrias con productos y proyectos complejos retomaron el proceso. Por ejemplo, la NASA practicó el concepto de desarrollo por fases en la década de 1960 con su planificación de proyectos por fases o lo que a menudo se denomina proceso de revisión por fases . El proceso de revisión por fases tenía la intención de dividir el desarrollo de cualquier proyecto en una serie de fases que pudieran revisarse individualmente en secuencia. Los puntos de revisión al final de cada fase requerían que se cumplieran una serie de criterios antes de que el proyecto pudiera avanzar a la siguiente fase. [4] El proceso de revisión por fases consistió en cinco fases con revisiones periódicas del desarrollo entre fases. [5] El proceso de revisión por fases de la NASA se considera un proceso de primera generación porque no tuvo en cuenta el análisis de los mercados externos en el desarrollo de nuevos productos. [4]
Una variación del proceso de puerta de fase, conocido como proceso de puerta de etapa , surgió del trabajo de Robert G. Cooper. [6]
La variante del proceso de cascada surgió a través de la publicación del artículo de Winston Royce sobre grandes desarrollos, ya que ilustraba el trabajo en cascada desde cada fase como una serie de cascadas desde las cuales el trabajo no podía regresar a una fase anterior. [7]
Los procesos de compuerta de fase a menudo se denominan carga frontal o diseño grande por adelantado .
Etapas
El proceso de puerta de fase tradicional tiene cinco fases con cuatro puertas. Las fases son: [8]
- Alcance
- Construya un caso de negocio
- Desarrollo
- Prueba y validación
- Lanzamiento
Antes de este proceso, a menudo hay una fase preliminar llamada ideación o descubrimiento , y después de la quinta fase, el proceso generalmente termina con la revisión posterior al lanzamiento. Los principales productos nuevos pasan por el proceso completo de cinco fases. Los proyectos de riesgo moderado (como extensiones y mejoras) a menudo utilizan una versión reducida de 3 fases, que combina el alcance con la fase de caso de negocio y el desarrollo con la fase de prueba. [ cita requerida ] Los cambios muy simples (como una solicitud de marketing) se pueden ejecutar mediante un proceso ligero de dos fases, donde el lanzamiento se convierte en desarrollo y pruebas también. [ cita requerida ]
Puertas
Las puertas proporcionan un punto durante el proceso en el que se lleva a cabo una evaluación de la calidad de una idea. Incluye tres cuestiones principales:
- Calidad de ejecución: comprueba si el paso anterior se ejecuta con calidad.
- Justificación empresarial: ¿El proyecto sigue pareciendo una idea atractiva desde una perspectiva económica y empresarial?
- Plan de acción: El plan de acción propuesto y los recursos solicitados son razonables y sólidos.
Una puerta puede conducir a uno de los cinco resultados posibles: ir , matar , mantener , reciclar o ir condicional . [9]
Las puertas tienen una estructura común y constan de tres elementos principales:
- Entradas : lo que el director del proyecto y el equipo entregan al punto de decisión. Estos entregables se deciden en la salida de la puerta anterior y se basan en un menú estándar de entregables para cada puerta.
- Criterios : Preguntas o métricas sobre las que se juzga el proyecto para determinar un resultado ( ir / matar / mantener / reciclar ) y tomar una decisión de priorización.
- Resultados : Resultados de la revisión de la puerta: una decisión ( ir / matar / mantener / reciclar ), junto con un plan de acción aprobado para la siguiente puerta, y una lista de entregables y la fecha para la próxima puerta.
Fases en detalle
Esta sección sobre las fases o etapas de este proceso fase-puerta o etapa-puerta está tomada de la quinta edición de RG Cooper's Winning at New Products: Creating Value Through Innovation , así como de ediciones anteriores.
Fase 0: descubrimiento o ideación
Decidir qué proyectos desea y es capaz de realizar la empresa. Durante esta fase, es habitual que las empresas participen en actividades de generación de ideas como lluvia de ideas u otros ejercicios de pensamiento grupal. Una vez que el equipo de generación de ideas ha seleccionado un proyecto con el que les gustaría seguir adelante, debe pasar a la primera puerta y, por lo tanto, evaluarlo los responsables de la toma de decisiones de la organización.
Al buscar nuevas ideas de productos, es beneficioso para una organización mirar al mundo exterior para sugerir oportunidades de negocio. El uso de métodos como los que se encuentran en el diseño empático puede resultar muy útil. Comunicarse con los clientes para comprender cómo y por qué usan los productos puede producir grandes avances en la generación de ideas. Específicamente, la comunicación con los usuarios principales puede proporcionar una excelente retroalimentación a los desarrolladores, ya que es más probable que estos clientes se sientan más apasionados por el producto. Además de la comunicación con los usuarios principales, puede ser útil que los desarrolladores se comuniquen con los proveedores. Al comprender todos los tipos de negocios para los que se utilizan sus materiales, los desarrolladores pueden actuar sobre posibilidades previamente desaprovechadas.
Fase 1: determinación del alcance
La primera fase del proceso de desarrollo de productos es la determinación del alcance. Durante este paso, el objetivo principal es evaluar el producto y su mercado correspondiente. Los investigadores deben reconocer las fortalezas y debilidades del producto y lo que ofrecerá al consumidor potencial. La competencia también debe evaluarse durante esta fase. Es importante que los investigadores comprendan quién y qué hay ya en el mercado, así como qué se puede desarrollar potencialmente. Al determinar el nivel relativo de amenaza de los competidores, el equipo de gestión podrá reconocer si deben o no seguir adelante con la producción del producto. [10]
Fase 2: elaboración del plan y caso de negocio
Una vez que el nuevo producto pasa por la puerta al final de la fase de determinación del alcance, la siguiente fase en el proceso de puerta de fase es la construcción del plan y caso de negocio. Esta es la última fase del desarrollo del concepto donde es crucial que las empresas realicen un análisis sólido antes de comenzar a desarrollar el producto. Esta fase es generalmente difícil, compleja y requiere muchos recursos. Sin embargo, las empresas deben hacer un gran esfuerzo en esta fase ya que está directamente relacionada con el éxito y desarrollo de un nuevo producto. Hay cuatro pasos principales que comprenden esta fase: definición y análisis del producto, elaboración del caso de negocio, elaboración del plan del proyecto y revisión de viabilidad.
Definición y análisis de productos
El primer paso, definición y análisis del producto, está compuesto por una serie de actividades que proporcionarán la información para definir y justificar el desarrollo de un nuevo producto. Una de las primeras de estas actividades es el estudio de las necesidades y deseos del usuario donde se determina el valor del cliente. Esto aborda preguntas sobre el producto, como qué beneficios proporciona el producto y qué características debe tener el producto. Durante este tiempo, la empresa debe realizar encuestas y entrevistas con los clientes existentes y potenciales, junto con los miembros del personal. A continuación, la empresa debe realizar un análisis de mercado. Deben determinar el tamaño y la segmentación del mercado, la tasa de crecimiento, las tendencias y el comportamiento de los clientes, y qué canales llegan a estos clientes. Una vez que se completa el análisis de mercado, la empresa debe realizar un análisis competitivo. Es importante saber cómo operan sus competidores además de sus fortalezas y debilidades. Esto no solo lo ayudará a crear un gran producto, sino que también lo ayudará a determinar cómo y dónde lanzar su nuevo producto. Juntas, estas actividades ayudarán a definir el producto y proporcionarán una base para la estrategia de marketing. A continuación, la empresa debe crear un concepto de producto técnicamente factible, que incluya la sustancia y los métodos necesarios para producir el nuevo producto. Una vez que esto se completa, la empresa puede producir un análisis de costos de producción y operaciones junto con un análisis de costos de mercado y lanzamiento. A continuación, la empresa puede comenzar a probar el concepto que ha desarrollado. Aquí es cuando los primeros prototipos se desarrollan y se presentan al personal y los consumidores para obtener comentarios y evaluar la reacción de los clientes. A partir de esto, la empresa puede realizar los cambios necesarios y ver el potencial de ventas del producto. Esta retroalimentación también ayudará a la empresa a construir una definición de producto sólida. Por último, la empresa llevará a cabo el análisis comercial, el análisis de riesgos y el análisis financiero del nuevo producto.
Construyendo el caso de negocio
El caso de negocio es un documento que define el producto y proporciona la justificación para desarrollarlo. Este documento variará en formato entre empresas, pero los componentes principales son los siguientes: resultados de las actividades de definición y análisis de productos; requisitos legales y reglamentarios; consideraciones de seguridad, salud y medio ambiente; los supuestos necesarios para sacar las conclusiones realizadas y por qué se cree que son válidas y razonables; y criterios fuera de los límites que indican ciertos cambios / eventos que exigirán una revisión de caso de negocios de emergencia. Se hará referencia a este documento durante todo el proceso de desarrollo y se editará cuando sea necesario.
Construyendo el plan del proyecto
El plan del proyecto incluye: una lista programada de tareas y eventos junto con cronogramas para los hitos a lo largo del proceso de desarrollo; el personal, el tiempo y los recursos financieros necesarios para completar el proyecto; y una fecha de lanzamiento prevista para el lanzamiento del nuevo producto.
Revisión de viabilidad
El último paso de la construcción del plan y caso de negocio es la revisión de viabilidad. Aquí es cuando la gerencia, junto con otros departamentos de la empresa, revisa la justificación para buscar el producto. Analizan la información proporcionada por los pasos anteriores en este proceso para decidir si el producto debe avanzar o no. Si se decide seguir adelante, pasa por la puerta dos y pasa a la fase de desarrollo del producto.
Fase 3: desarrollo
Durante la fase de desarrollo, los planes de los pasos anteriores se ejecutan realmente. Se lleva a cabo el diseño y desarrollo del producto, incluidas algunas pruebas tempranas y sencillas del producto y quizás algunas pruebas tempranas del cliente. También se desarrollan los planes de comercialización y producción del producto. Es importante que la empresa se adhiera a su objetivo general del proyecto, que se refleja en estos planes de producción y marketing. Hacer esto les permitirá decidir definitivamente a quién comercializarán su producto y cómo lo llevarán a ese público objetivo. El equipo de desarrollo traza un cronograma realista con hitos específicos que se describen como SMART: específicos , medibles , procesables , realistas y con plazos determinados . La línea de tiempo se revisa y actualiza con frecuencia, lo que ayuda al equipo a concentrarse en la tarea y brinda información a la gerencia sobre el progreso del producto. En la fase de desarrollo, el producto cobra impulso a medida que la empresa dedica más recursos al proyecto y hace un uso completo del trabajo en equipo multifuncional mientras los departamentos de marketing, técnico, de fabricación y de ventas se unen para ofrecer sus opiniones expertas. Tener una fase de desarrollo diversificada y paralela asegura que el producto continúe cumpliendo los objetivos técnicos y financieros de la empresa. Un equipo diverso permite que se desarrollen roles y posiciones de liderazgo específicos a medida que los miembros del equipo hacen contribuciones utilizando sus atributos más fuertes. Dado que los miembros tienen roles claramente definidos, las tareas se pueden realizar al mismo tiempo asegurando un proceso de desarrollo mucho más eficiente. El producto final de la fase de desarrollo es el prototipo , que se someterá a pruebas y evaluaciones exhaustivas en la siguiente fase del proceso.
Fase 4: prueba y validación
Esta fase proporciona validación para todo el proyecto. Las áreas que se evaluarán incluyen: el producto en sí, el proceso de producción / fabricación, la aceptación del cliente y el mérito financiero del proyecto. Esta fase incluye tres tipos de pruebas: pruebas cercanas , pruebas de campo y pruebas de mercado . [ cita requerida ]
Cerca de la prueba
El objetivo principal de las pruebas cercanas es encontrar errores o problemas con un producto. Un punto clave para recordar aquí es que el producto ya no es un prototipo y que tiene casi todas las características del producto comercial. [ cita requerida ] Inicialmente, el personal interno y los clientes y socios cercanos a la empresa realizarán las pruebas. Es importante asegurarse de que quienes realizan las pruebas comprendan cómo debe funcionar el producto, para que sepan qué debe o no debe hacer. Los miembros del equipo de investigación y desarrollo suelen estar presentes para observar a los participantes que utilizan el producto y tomar notas o datos que puedan resultar útiles.
Pruebas de campo
Las pruebas de campo , o pruebas beta , las realizan quienes pueden proporcionar comentarios valiosos sobre el producto. Esto suele durar un largo período de tiempo y los participantes pueden incluir clientes, socios o cualquier persona que no esté familiarizada con la empresa productora. [ cita requerida ] En esta coyuntura, el producto se parece completamente a su versión de lanzamiento planificada en todos los aspectos; por lo tanto, la tasa de interacción de los participantes será mayor porque conocen todas las características y beneficios. Durante esta fase hay tres objetivos principales que deben alcanzarse. El primer objetivo es ver cuánto le interesa al participante. También vale la pena señalar qué atributo individual prefieren y si comprarían el producto. A continuación, determine cómo utiliza el cliente el producto y evalúe su durabilidad. Confirme el entorno en el que los clientes utilizarán el producto. Registrar y analizar los comentarios de los clientes es el paso final en la fase de prueba de campo. Esta retroalimentación puede usarse para ayudar a informar cualquier mejora de diseño menor que deba realizarse. El equipo de ventas y marketing también se beneficiará de los comentarios de las pruebas de campo; pueden usar esta información para ayudar a enfocar su presentación de ventas.
Pruebas de mercado
A diferencia de las otras dos actividades de prueba, las pruebas de mercado se consideran opcionales. [ cita requerida ] Un sólido plan de marketing y lanzamiento junto con la confianza en la capacidad de venta del producto ayuda a informar a los tomadores de decisiones clave en la puerta de prueba y validación. Si existe alguna incertidumbre en los planes de marketing o lanzamiento, hay dos opciones a considerar. Primero, se puede ejecutar una prueba de mercado simulada, en la que los clientes estarán expuestos a nuevos productos en una situación de publicidad y compra. El objetivo de esta prueba es obtener un pronóstico temprano de ventas y realizar los ajustes necesarios al plan de marketing. La segunda prueba implica ventas de prueba y se realiza a través de canales, regiones o datos demográficos del consumidor específicos. [ cita requerida ]
Fase 5: lanzamiento del producto
El lanzamiento del producto es la culminación de que el producto haya pasado todas las puertas anteriores. El productor debe idear una estrategia de marketing para generar la demanda del producto por parte de los clientes. El productor también debe decidir qué tan grande anticipa que será el mercado para un nuevo producto y así determinar el tamaño de su volumen de producción inicial. [ cita requerida ] Parte de la fase de lanzamiento es capacitar al personal de ventas y soporte para que se familiarice con el producto para que puedan ayudar en las ventas de este producto. Fijar el precio de un producto es un aspecto del lanzamiento del producto que el productor debe considerar. Deben evitar subestimar o sobrevalorar el mercado potencial. Finalmente, la distribución es una parte importante de la toma de decisiones del proceso de lanzamiento. La selección de un distribuidor o revendedor de valor agregado para un producto debe hacerse teniendo en cuenta las posibles ventas y una reflexión cuidadosa.
Tener un proceso de lanzamiento fluido que incluya marketing efectivo y una fuerza de ventas preparada y con conocimiento puede resultar en un tiempo más rápido para obtener ganancias debido a la aceptación temprana del cliente.
Puertas efectivas
La mayoría de las empresas sufren por tener demasiados proyectos en sus líneas de desarrollo de productos, debido a los recursos limitados disponibles. Las "puertas con dientes" ayudan a recortar la cartera de desarrollo de proyectos débiles y a lidiar con una tubería paralizada. Además, una sólida estrategia de innovación, junto con grupos estratégicos, reorienta los recursos hacia iniciativas de desarrollo de alto valor.
Tenga en cuenta que las puertas no son simplemente puntos de revisión de proyectos, informes de estado o actualizaciones de información. Más bien, son reuniones de decisiones difíciles, donde las decisiones críticas de ir / matar y priorizar se toman en los proyectos. Por lo tanto, las puertas se convierten en puntos de control de calidad en el proceso, lo que garantiza que usted haga los proyectos correctos y también los proyectos correctos.
Gates debe tener criterios claros y visibles para que los altos directivos puedan tomar decisiones de priorización objetivamente. Lo más importante es que estos criterios deben ser efectivos, es decir, deben ser operativos (fáciles de usar), realistas (hacer uso de la información disponible) y discriminatorios (diferenciar los buenos proyectos de los mediocres). Estos criterios pueden ser:
- Debe cumplir : preguntas de eliminación en una lista de verificación, diseñada para acabar con los proyectos pobres por completo
- Debe cumplir : Características altamente deseables que se califican y agregan en un esquema de recuento de puntos.
A continuación se muestra una lista de muestra de criterios, a partir de la cual se puede desarrollar un cuadro de mando que luego se puede usar para calificar proyectos en una reunión de entrada.
- Debe cumplir (lista de verificación - sí / no)
- Alineación estratégica (se adapta a la estrategia de la unidad de negocio )
- Probabilidad razonable de viabilidad técnica
- Cumplir con las políticas de EH&S
- Rentabilidad positiva versus riesgo
- Debería cumplir (puntuado en una escala de 0 a 10)
- Estratégico
- Grado en que los proyectos se alinean con la estrategia de la unidad de negocio
- Importancia estratégica
- Ventaja del producto
- Beneficios únicos
- Satisface las necesidades del cliente mejor que el producto existente o de la competencia
- Relación calidad-precio
- Atractivo del mercado
- Tamaño de mercado
- El crecimiento del mercado
- Situación competitiva
- Sinergias (aprovecha las competencias básicas)
- Sinergias de marketing
- Sinergias tecnológicas
- Sinergias de fabricación / procesamiento
- Viabilidad técnica
- Brecha técnica
- Complejidad
- Incertidumbre técnica
- Viabilidad operativa
- Ir al mercado
- Ventas, marketing y facturación
- Soporte y operación
- Riesgo versus retorno
- Rentabilidad esperada (por ejemplo, valor actual neto )
- Retorno (p. Ej., Tasa interna de rendimiento )
- Periodo de recuperación
- Certeza de retorno
- Estratégico
Si las respuestas son "no" o "bajas" a muchas de estas preguntas, la decisión debe ser devolver el proyecto para reconsiderarlo (por ejemplo, para ajustar el alcance, los plazos, la financiación o la solución) o eliminarlo. en total. [11]
Ventajas y desventajas
Hay una serie de ventajas en el uso del proceso de paso de fase para el desarrollo de productos, que generalmente resultan de su capacidad para identificar problemas y evaluar el progreso antes de la conclusión del proyecto. Los proyectos deficientes pueden rechazarse rápidamente mediante el uso disciplinado del proceso. Cuando se usa el proceso de paso de fase en un proyecto grande, el proceso puede ayudar a reducir la complejidad de lo que podría ser un proceso de innovación grande y limitante en un enfoque sencillo basado en reglas. Cuando un proceso de paso de fase incorpora herramientas de análisis fiscal y de costos, como el valor actual neto , la organización puede recibir potencialmente información cuantitativa con respecto a la viabilidad de desarrollar ideas de productos potenciales. Finalmente, el proceso es una oportunidad para validar el caso de negocios actualizado por los patrocinadores ejecutivos de un proyecto. [12]
Un problema con el proceso de fase es la posibilidad de que la organización estructural interfiera con la creatividad y la innovación, ya que los procesos demasiado estructurados pueden reducir la importancia de la creatividad y obstaculizar el proceso de innovación en gran medida iterativo. [ cita requerida ]
Gestión de oportunidades
El embudo de gestión de oportunidades es una representación visual de la toma de decisiones de fase. La gestión de oportunidades se ha definido como "un proceso para identificar oportunidades de desarrollo empresarial y comunitario que podrían implementarse para sostener o mejorar una economía local". [13] Los componentes de la gestión de oportunidades son:
- Identificando oportunidades.
- Evaluar y priorizar estas oportunidades: esto puede implicar desarrollar criterios, deliberar y clasificar las alternativas.
- Impulsar oportunidades: implica la asignación de clientes potenciales, la responsabilidad, los planes de acción y la gestión de proyectos.
- Monitoreo constante: puede requerir una de las siguientes acciones:
- Avance: asigne recursos adicionales para hacer avanzar la idea
- Retrabajo: más investigación / replanteamiento
- Mata: deja de trabajar en la idea y sigue adelante.
El objetivo del embudo de gestión de oportunidades es eliminar las ideas débiles o malas antes de que se contribuya con dinero o recursos para aprovechar estas oportunidades. El beneficio del embudo de gestión de oportunidades cuando se utiliza la toma de decisiones de fase es que el embudo genera eficiencias donde las ideas débiles se eliminan de manera eficiente dejando un conjunto sólido de alternativas viables. Para cumplir con su mandato, el embudo de gestión de oportunidades filtra la gama más amplia de oportunidades y asegura que todos los sectores prioritarios estén representados. Al seleccionar qué oportunidades filtrar a través del proceso, los desarrolladores económicos deben ser conscientes de que inicialmente no existen malas ideas ni límites. Las alternativas inviables se filtrarán a lo largo del proceso mediante el proceso de toma de decisiones de puerta de fase.
Referencias
- ^ "Definición de puerta de escenario" . Cambridge Dictionaries Online . Consultado el 26 de febrero de 2016 .
- ^ Noticias de Química e Ingeniería . 29 : 3246. 1951. Falta o vacío
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( ayuda ) - ^ "Boletín AACE" . Abril de 1958. Cite journal requiere
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( ayuda ) - ^ a b Hine, Damian; Kapeleris, John (2006). Innovación y emprendimiento en biotecnología, una perspectiva internacional: conceptos, teorías y casos . Edward Elgar Publishing . pag. 225. ISBN 978-1-84376-584-4.
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- ^ Cooper, Robert G .; Edgett, Scott J. (1 de marzo de 2012). "Mejores prácticas en el proceso Idea-to-Launch y su gobernanza". Gestión de Investigación-Tecnología . 55 (2): 43–54. doi : 10.5437 / 08956308X5502022 .
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