La gestión del ciclo de vida de la información ( ILM ) se refiere a estrategias para administrar sistemas de almacenamiento en dispositivos informáticos .
ILM es la práctica de aplicar determinadas políticas a la gestión eficaz de la información. Esta práctica tuvo su base en el manejo de información en papel u otras formas físicas ( microfilm , negativos, fotografías, grabaciones de audio o video y otros activos).
ILM incluye todas las fases de un "registro" desde el principio hasta el final. Y aunque generalmente se aplica a la información que se eleva a la definición clásica de un registro (y, por lo tanto, se relaciona con la gestión de registros ), se aplica a todos los activos de información. Durante su existencia, la información puede convertirse en un registro si se identifica como documentación de una transacción comercial o como satisfacción de una necesidad comercial. En este sentido, ILM ha sido parte del enfoque general de la gestión de contenido empresarial .
Sin embargo, en una perspectiva más general, el término "negocio" debe tomarse en un sentido amplio, y no ligado a la fuerza a contextos comerciales o empresariales directos. Si bien se cree que la mayoría de los registros tienen una relación con el negocio empresarial, no todos lo hacen. Gran parte de la información registrada sirve para documentar un evento o un punto crítico de la historia. Ejemplos de estos son registros de nacimiento, defunción, médicos / de salud y educativos. La e-ciencia , por ejemplo, es un área en la que ILM se ha vuelto relevante.
En 2004, la Storage Networking Industry Association , en nombre de las industrias de tecnología de la información (TI) y almacenamiento de información, intentó asignar una nueva definición más amplia a https://abcadda.com/what-are-the-three-stages-of -el-ciclo-de-vida-de-la-información / . El frecuentemente citado [¿ por quién? ] definición que publicó en octubre en la conferencia Storage Networking World en Orlando, Florida, declaró que "ILM consiste en las políticas, procesos, prácticas y herramientas utilizadas para alinear el valor comercial de la información con la TI más apropiada y rentable infraestructura desde el momento en que se concibe la información hasta su disposición final ". [1] En esta vista, la información está alineada con los procesos comerciales a través de políticas de gestión y niveles de servicio asociados con aplicaciones, metadatos, información y datos.
Política
La política de ILM consta de las políticas generales de almacenamiento e información que impulsan los procesos de gestión. Las políticas están dictadas por objetivos e impulsores comerciales. Por lo tanto, las políticas generalmente se relacionan con un marco de gobernanza y gestión de TI generales ; procesos de control de cambios ; requisitos de disponibilidad del sistema y tiempos de recuperación; y acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Operacional
Los aspectos operativos de ILM incluyen respaldo y protección de datos; recuperación de desastres , restauración y reinicio; archivo y retención a largo plazo; replicación de datos; y los procesos y procedimientos diarios necesarios para administrar una arquitectura de almacenamiento.
Infraestructura
Las facetas de infraestructura de ILM incluyen las arquitecturas lógica y física ; las aplicaciones que dependen de las plataformas de almacenamiento; seguridad de almacenamiento; y limitaciones del centro de datos . Dentro del ámbito de las aplicaciones, la relación entre las aplicaciones y los requisitos de producción, prueba y desarrollo son generalmente más relevantes para ILM.
Funcionalidad
A los efectos de los registros comerciales, hay cinco fases identificadas [¿ por quién? ] como parte del ciclo de vida continuo junto con una excepción. Estos son:
- Creación y recepción
- Distribución
- Usar
- Mantenimiento
- Disposición
La creación y recepción se ocupa de los registros desde su punto de origen. Esto podría incluir su creación por un miembro de una organización en diferentes niveles o la recepción de información de una fuente externa. Incluye correspondencia, formularios, informes, dibujos, entrada / salida de computadora u otras fuentes.
La distribución es el proceso de administrar la información una vez que se ha creado o recibido. Esto incluye la distribución tanto interna como externa, ya que la información que sale de una organización se convierte en un registro de una transacción con otras.
El uso tiene lugar después de que la información se distribuye internamente y puede generar decisiones comerciales, documentar acciones adicionales o servir para otros fines.
El mantenimiento es la gestión de la información. Esto puede incluir procesos como archivo, recuperación y transferencias. Si bien la connotación de 'archivar' supone colocar la información en un contenedor prescrito y dejarla allí, hay mucho más involucrado. Archivar es en realidad el proceso de organizar la información en una secuencia predeterminada y crear un sistema para administrarla para su existencia útil dentro de una organización. No establecer un método sólido para archivar la información hace que su recuperación y uso sea casi imposible. La transferencia de información se refiere al proceso de responder a solicitudes, recuperación de archivos y proporcionar acceso a los usuarios autorizados por la organización para tener acceso a la información. Mientras se elimina de los archivos, la información se rastrea mediante el uso de varios procesos para garantizar que se devuelva y / o esté disponible para otras personas que puedan necesitar acceso a ella.
La disposición es la práctica de manejar información a la que se accede con menos frecuencia o que ha cumplido con los períodos de retención asignados. Los registros a los que se accede con menos frecuencia se pueden considerar para reubicarlos en una 'instalación de registros inactivos' hasta que hayan cumplido el período de retención asignado. "Aunque un pequeño porcentaje de la información de la organización nunca pierde su valor, el valor de la mayoría de la información tiende a disminuir con el tiempo hasta que ya no tiene más valor para nadie para ningún propósito. El valor de casi toda la información comercial es mayor poco después de que se crea y generalmente permanece activo por poco tiempo - uno a tres años más o menos - después de lo cual su importancia y uso declinan. El registro luego hace su transición de ciclo de vida a un estado semiactivo y finalmente a un estado inactivo ". [2] Los períodos de retención se basan en la creación de un cronograma de retención específico de la organización, basado en la investigación de los requisitos reglamentarios, estatutarios y legales para la gestión de la información para la industria en la que opera la organización. Los elementos adicionales a considerar al establecer un período de retención son las necesidades comerciales que puedan exceder esos requisitos y la consideración del valor histórico, intrínseco o duradero potencial de la información. Si la información ha satisfecho todas estas necesidades y ya no se considera valiosa, debe eliminarse por los medios adecuados para el contenido. Esto puede incluir garantizar que otros no puedan obtener acceso a información obsoleta o obsoleta, así como medidas para proteger la privacidad y la confidencialidad '.
Los registros a largo plazo son aquellos que se identifican por tener un valor continuo para una organización. Con base en el período asignado en el cronograma de retención, estos pueden mantenerse por períodos de 25 años o más, o incluso se les puede asignar un período de retención de "indefinido" o "permanente". El término "permanente" se usa con mucha menos frecuencia fuera del Gobierno Federal, ya que no es factible establecer un requisito para dicho período de retención. Es necesario garantizar que los registros de un valor continuo se gestionen utilizando métodos que garanticen que permanezcan accesibles de forma persistente durante el tiempo que se conservan. Si bien esto es relativamente fácil de lograr con registros en papel o microfilm al proporcionar las condiciones ambientales apropiadas y la protección adecuada contra peligros potenciales, es menos simple para los registros en formato electrónico. Existen preocupaciones únicas relacionadas con garantizar que el formato en el que se generan / capturan sigue siendo viable y los medios en los que se almacenan siguen siendo accesibles. Los medios están sujetos a degradación y obsolescencia a lo largo de su vida útil y, por lo tanto, se deben establecer políticas y procedimientos para la conversión y migración periódicas de la información almacenada electrónicamente para garantizar que siga siendo accesible durante los períodos de retención requeridos.
Las excepciones ocurren con problemas no recurrentes fuera de las operaciones diarias normales. Un ejemplo de esto es una suspensión legal, una suspensión por litigio o una congelación legal solicitada por un abogado. Lo que sigue es que el administrador de registros colocará una retención legal dentro de la aplicación de administración de registros que evitará que los archivos se pongan en cola para su disposición.
Ver también
- Almacenamiento por niveles automatizado
- ARMA Internacional
- Retiro de la aplicación
- Almacenamiento de datos informáticos
- Clasificación de datos (desambiguación)
- Proliferación de datos
- Gestión de activos digitales
- Continuidad digital
- Preservación digital
- Gestión de documentos
- Gestión de contenido empresarial
- Gestión de almacenamiento jerárquica
- Gobernanza de la información
- Repositorio de información
- Gestión de registros
Notas al pie
Referencias
Stephens, David O. Gestión de registros: hacer la transición del papel a la electrónica . Overland Park, KS: ARMA International, 2007.