Adquisitivo
La compra es el proceso que utiliza una empresa u organización para adquirir bienes o servicios para lograr sus objetivos. Aunque hay varias organizaciones que intentan establecer estándares en el proceso de compra, los procesos pueden variar mucho entre organizaciones.
La compra es parte de un proceso de adquisición más amplio , que normalmente también incluye agilización , calidad del proveedor, transporte y logística .
Los gerentes / directores de compras y los gerentes / directores de adquisiciones guían los procedimientos y estándares de adquisición de la organización . La mayoría de las organizaciones utilizan una verificación de tres vías como base de sus programas de compras [ cita requerida ] . Esto implica que tres departamentos de la organización completen partes separadas del proceso de adquisición. Los tres departamentos no dependen todos del mismo gerente senior, para evitar prácticas poco éticas y dar credibilidad al proceso. Estos departamentos pueden ser de compras, de recepción y de cuentas por pagar; o ingeniería, compras y cuentas por pagar; o un gerente de planta, compras y cuentas por pagar. Las combinaciones pueden variar significativamente, pero un departamento de compras y cuentas por pagar suelen ser dos de los tres departamentos involucrados.
Cuando el departamento de recepción no está involucrado, generalmente se denomina cheque de dos vías o orden de compra de dos vías. En esta situación, el departamento de compras emite el recibo de la orden de compra que no es necesario. Cuando llega una factura contra el pedido, el departamento de cuentas por pagar se dirigirá directamente al solicitante de la orden de compra para verificar que se recibieron los bienes o servicios. Por lo general, esto es lo que se hace para los bienes y servicios que pasarán por alto el departamento de recepción. Algunos ejemplos son software entregado electrónicamente, trabajo NRE (servicios de ingeniería no recurrentes), horas de consultoría, etc.
Históricamente, el departamento de compras emitía compras de suministros, servicios, equipos y materias primas . Luego, en un esfuerzo por disminuir los costos administrativos asociados con el pedido repetitivo de artículos consumibles básicos , se establecieron acuerdos "generales" o "maestros". Estos tipos de acuerdos suelen tener una mayor duración y un mayor alcance para maximizar las cantidades de concepto de escala. Cuando se requirieran suministros adicionales, se emitiría un comunicado simple al proveedor para proporcionar los bienes o servicios.
Otro método para disminuir los costos administrativos asociados con los contratos repetitivos de material común es el uso de tarjetas de crédito de la empresa, también conocidas como " Tarjetas de compra " o simplemente "Tarjetas P". Los programas de tarjetas P varían, pero todos tienen verificaciones y auditorías internas para garantizar un uso adecuado. Los gerentes de compras se dieron cuenta de que una vez que los contratos para los consumibles de bajo valor en dólares están vigentes, las adquisiciones pueden tener un papel menor en la operación y uso de los contratos. Todavía hay supervisión en forma de auditorías y revisiones de estados mensuales, pero la mayor parte de su tiempo ahora está disponible para negociar compras importantes y establecer otros contratos a largo plazo. Estos contratos suelen ser renovables anualmente.
