La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña y / o gran escala como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Se trata de estudiar la marca, identificar a su público objetivo , diseñar el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzar el evento. [1]
La industria de eventos ahora incluye eventos de todos los tamaños, desde los Juegos Olímpicos hasta los desayunos de negocios. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés realizan eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar dinero o celebrar logros.
El proceso de planificación y coordinación del evento generalmente se conoce como planificación de eventos y puede incluir el presupuesto, la programación, la selección del sitio, la adquisición de los permisos necesarios , la coordinación del transporte y el estacionamiento, la organización de oradores o animadores, la organización de la decoración, la seguridad del evento, el catering , la coordinación con proveedores externos y planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada evento difiere según el tipo de evento.
El gestor del evento es la persona que planifica y ejecuta el evento, responsabilizándose de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general del evento, la creación de marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual , la redacción de guiones, la logística, la elaboración de presupuestos, la negociación y el servicio al cliente.
Debido a las complejidades involucradas, el extenso cuerpo de conocimiento requerido y el entorno que cambia rápidamente, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las trayectorias profesionales más estresantes, en línea con los cirujanos . [2]
Marketing y comunicación estratégicos
La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégicos , utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos centrados en la publicidad pueden ocurrir como conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.
Los gestores de eventos también pueden utilizar los medios de comunicación tradicionales para dirigirse a su audiencia, con la esperanza de generar una cobertura mediática que llegue a miles o millones de personas. También pueden invitar a su audiencia a sus eventos y comunicarse con ellos en el evento real. [3]
Lugar del evento
El lugar de un evento puede ser un lugar dentro o fuera del sitio. El gerente de eventos es responsable de las operaciones en un evento alquilado o lugar de entretenimiento, ya que se coordina directamente con el propietario. Un administrador de eventos supervisará todos los aspectos del evento en el lugar. Algunas de las tareas enumeradas en la introducción pueden pasar al lugar, pero generalmente a un costo.
Los eventos presentan un riesgo de responsabilidad sustancial para los organizadores y los lugares. En consecuencia, la mayoría de los lugares requieren que los organizadores obtengan un seguro de responsabilidad general general o específico del evento por un monto no menor a $ 1,000,000 por evento y $ 2,000,000 en total, que es el estándar de la industria. [4] [5]
Los gerentes de eventos corporativos reservan lugares para eventos para albergar reuniones corporativas, conferencias , eventos de networking, ferias comerciales , lanzamientos de productos, retiros de formación de equipos o sesiones de capacitación en un entorno más personalizado.
Sustentabilidad
La gestión sostenible de eventos (también conocida como ecologización de eventos) es el proceso utilizado para producir un evento con especial preocupación por los problemas ambientales, económicos y sociales. [6] La sostenibilidad en la gestión de eventos incorpora la toma de decisiones social y ambientalmente responsable en la planificación, organización, implementación y participación en un evento. Implica incluir principios y prácticas de desarrollo sostenible en todos los niveles de organización de eventos, y tiene como objetivo garantizar que un evento se realice de manera responsable. Representa el paquete total de intervenciones en un evento y debe realizarse de manera integrada. La ecologización del evento debe comenzar desde el inicio del proyecto y debe involucrar a todos los actores clave, como clientes, organizadores, lugares, subcontratistas y proveedores. [7]
Tecnología
Las empresas de software de gestión de eventos proporcionan la planificación de eventos con herramientas de software para manejar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio en el piso de exhibición.
Una tendencia reciente en la tecnología de eventos es el uso de aplicaciones móviles para eventos . Las aplicaciones móviles para eventos tienen una variedad de usos. Se pueden utilizar para contener información relativamente estática, como la agenda, las biografías de los oradores y las preguntas frecuentes generales. También pueden fomentar la participación y el compromiso de la audiencia a través de herramientas interactivas como votaciones / sondeos en vivo, enviar preguntas a los oradores durante las preguntas y respuestas o crear "nubes de palabras" interactivas en vivo. Los organizadores de eventos también pueden utilizar aplicaciones móviles para eventos como medio de comunicación. Los organizadores pueden comunicarse con los participantes mediante el uso de alertas, notificaciones y mensajes push. También se pueden utilizar para recopilar comentarios de los participantes mediante el uso de encuestas en la aplicación. Algunas aplicaciones de eventos móviles pueden ayudar a los participantes a interactuar entre sí, con los patrocinadores y con los organizadores con la funcionalidad de red incorporada.
Educación
Hay un número cada vez mayor de universidades que ofrecen formación en gestión de eventos en forma de certificados y títulos de pregrado o posgrado.
La Universidad de Florida Central 's Rosen Colegio de hostelería Dirección ofreció la primera Licenciatura en Ciencias Licenciatura en Gestión de Eventos a partir de 2006. [8] [9] El programa aprovecha la formación básica, tanto en la hospitalidad , que abarca operaciones de alojamiento, turismo, servicios al cliente , contabilidad y marketing, así como gestión de eventos, incluidas ventas, promoción, tecnología, diseño, gestión de riesgos y catering con asignaturas optativas disponibles para intereses específicos, como cruceros , discotecas , vinos o ferias comerciales . [10] Otros programas de grado que no ofrecen un título completo generalmente ofrecen concentraciones, como la Universidad de Nueva York , que ofrece una licenciatura en administración de hoteles y turismo con especialización en gestión de eventos. [11] La Universidad George Mason y la Universidad de Florida también ofrecen programas similares. [12] [13]
Debido al número limitado de programas de licenciatura disponibles, no es raro que los gerentes de eventos obtengan sus títulos en administración de empresas , marketing o relaciones públicas . Para complementar su candidatura, las personas interesadas en la gestión de eventos suelen obtener una o más certificaciones que ofrecen especialización en campos particulares. Las certificaciones disponibles incluyen:
- Profesional certificado en reuniones (CMP) [14]
- Certificado en Gestión de Exposiciones (CEM) [15]
- Comercializador certificado de ferias comerciales (CTSM) [16]
- Certificado en Gestión de Reuniones (CMM) [17]
- Profesional certificado en catering y eventos (CPCE) [18]
- Diseñador de eventos certificado (CED) [19]
- Profesional certificado en eventos especiales (CSEP) [20]
- Planificador de eventos de calidad certificado (CQEP) [21]
Ver también
- Programación de eventos
- Evento mediático
- Planificador de reuniones y convenciones
- Gestión de eventos sostenible
- Lista de quehaceres
Referencias
- ^ Ramsborg, GC; B Miller, D Breiter, BJ Reed & A Rushing (eds), Gestión de reuniones profesionales: estrategias integrales para reuniones, convenciones y eventos , 2008, 5th ed, Kendall / Hunt Publishing, Dubuque, Iowa. ISBN 0-7575-5212-9
- ^ "Los 10 trabajos más y menos estresantes de América" . www.cbsnews.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ Schivinski, Bruno; Langaro, Daniela; Shaw, Christina (2019). "La influencia de la comunicación en las redes sociales en las actitudes y las intenciones de comportamiento del consumidor con respecto a los eventos patrocinados por la marca". Gestión de eventos . 23 (6): 835–853. doi : 10.3727 / 152599518x15403853721268 . hdl : 10071/19989 .
- ^ "Cuándo y por qué necesita un seguro para eventos" . BizBash . 2007-12-06 . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ Bonner, Marianne. "¿Debería comprar cobertura para eventos especiales?" . The Balance Small Business . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ " ISO 20121 - Eventos sostenibles ", ISO (www.iso.org), consultado el 30 de mayo de 2014
- ^ "Organización de un evento verde" . WWF .
- ^ Bottorff, Tim (2018). "Un programa de hospitalidad como ningún otro: una breve historia de Rosen College of Hospitality Management de UCF" (PDF) . Universidad de Florida Central .
- ^ "Lo que necesita saber sobre los nuevos títulos en gestión de eventos" . BizBash . 2017-11-21 . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Programa: Gestión de eventos (BS) - Universidad de Florida Central - Acalog ACMS ™" . ucf.catalog.acalog.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Licenciada en Gestión Hotelera y Turística" . www.sps.nyu.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Concentración de Grado en Gestión de Eventos | SRST" . srtm.gmu.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Gestión de Turismo, Eventos y Recreación . catalog.ufl.edu . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Consejo de la industria de eventos> CMP> Acerca de CMP" . www.eventscouncil.org . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Programa de Aprendizaje Certificado en Gestión de Exposiciones® (CEM)" . IAEE . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "CTSM - Comercializador de ferias certificado" . www.exhibitoronline.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Certificado en Gestión de Reuniones (CMM) - Planificación de Reuniones | MPI" . MPIWeb . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Obtenga la certificación" . NACE - Asociación Nacional de Catering y Eventos . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Conviértase en un diseñador de eventos certificado por CED" . Colectivo de Diseño de Eventos . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Profesional Certificado en Eventos Especiales (CSEP)" . www.ileahub.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- ^ "Certificación Event Planner" . MSIcertified | www.msicertified.com . Consultado el 27 de noviembre de 2019 .
- Bowdin, Glenn; Johnny Allen, William O'Toole, Rob Harris, Ian McDonnell. Gestión de eventos (Gestión de eventos S.) ISBN 0-7506-6533-5
- Goldblatt, Joe. Gestión de eventos globales del siglo XXI (Serie de gestión de eventos de Wiley) ISBN 0-471-39687-7