El gobierno de la información , o IG , es la estrategia general para la información en una organización. El gobierno de la información equilibra el riesgo que presenta la información con el valor que proporciona. El gobierno de la información ayuda con el cumplimiento legal, la transparencia operativa y la reducción de los gastos asociados con el descubrimiento legal . Una organización puede establecer un marco coherente y lógico para que los empleados manejen los datos a través de sus políticas y procedimientos de gobierno de la información. Estas políticas guían el comportamiento adecuado con respecto a cómo las organizaciones y sus empleados manejan la información almacenada electrónicamente ( ESI ). [1] [2] [3]
La gobernanza de la información abarca más que la gestión de registros tradicional . Incorpora seguridad de la información y la protección, el cumplimiento, el gobierno de datos , descubrimiento electrónico , gestión de riesgos , la privacidad, el almacenamiento y archivo de datos, la gestión del conocimiento , las operaciones comerciales y de gestión, auditoría, análisis, gestión de TI, gestión de datos maestros , la arquitectura empresarial , inteligencia de negocio , big data , ciencia de datos y finanzas. [4]
La gestión de registros se ocupa de la creación, retención, almacenamiento y eliminación de registros. Un registro puede ser un objeto físico, tangible o información digital, como una base de datos, datos de aplicaciones y correo electrónico. El ciclo de vida se consideró históricamente como el punto de creación para la eventual eliminación de un registro. A medida que la generación de datos se disparó en las últimas décadas y aumentaron las regulaciones y los problemas de cumplimiento, la gestión de registros tradicional no pudo mantener el ritmo. Se hizo necesaria una plataforma más completa para administrar registros e información para abordar todas las fases del ciclo de vida, lo que condujo al advenimiento de la gobernanza de la información. [5]
En 2003, el Departamento de Salud de Inglaterra introdujo el concepto de gobernanza de la información de base amplia en el Servicio Nacional de Salud, publicando la versión 1 de una herramienta de evaluación del desempeño en línea con orientación de apoyo. El NHS IG Toolkit [6] ahora es utilizado por más de 30.000 NHS y organizaciones asociadas, con el apoyo de una plataforma de aprendizaje electrónico con unos 650.000 usuarios.
En 2008, ARMA International introdujo los Principios de mantenimiento de registros generalmente aceptados®, o "Los principios" [7] y el subsiguiente Modelo de madurez del gobierno de la información "Los principios". [8] "Los Principios" identifican las características fundamentales de la gobernanza de la información. Como tales, se aplican a organizaciones de todos los tamaños, en todo tipo de industrias y tanto en el sector público como en el privado. Las organizaciones multinacionales también pueden utilizar "Los Principios" para establecer prácticas coherentes en una variedad de unidades comerciales. ARMA International reconoció que una declaración clara de "Principios de mantenimiento de registros generalmente aceptados" ("Los principios") guiaría:
El gobierno de la información va más allá de la retención y eliminación para incluir la privacidad, los controles de acceso y otros problemas de cumplimiento. En el descubrimiento electrónico, o descubrimiento electrónico, los abogados buscan datos relevantes en forma de información almacenada electrónicamente y los ponen en espera legal . IG incluye la consideración de cómo se mantienen y controlan estos datos para el descubrimiento electrónico, y también proporciona una plataforma para la disposición y el cumplimiento defendibles. Además, los metadatos a menudo acompañan a los datos almacenados electrónicamente y pueden ser de gran valor para la empresa si se almacenan y administran correctamente.