Un inventario es el único método que utilizan las bibliotecas y los archivos para determinar si algunos elementos de su colección necesitan actividades de preservación o conservación. Un inventario moderno puede implicar examinar artículo por artículo con un escáner de código de barras y una computadora portátil, con el objetivo de ajustar los registros bibliográficos y de artículos en la base de datos de ellos y de OCLC en WorldCat . [1] El uso de una computadora portátil y un lector de códigos de barras de mano "reducirá los errores humanos y las inconsistencias, al tiempo que ayudará a mantener la concentración y el entusiasmo del personal por el proyecto". [2]
Los materiales impresos en la era digital, aunque disminuyeron drásticamente en tamaño en comparación con los materiales impresos electrónicos, siguen siendo componentes valiosos de la colección de una biblioteca. El aumento de la accesibilidad del material impreso y la reducción de la frustración del usuario hacen que el proceso de inventario sea una herramienta eficaz para mejorar la calidad del servicio bibliotecario. "Cuando los usuarios de la biblioteca no pueden encontrar materiales en las ubicaciones esperadas, pierden la confianza en el catálogo de la biblioteca y en la propia biblioteca". [3] Los libros faltantes o mal etiquetados tienen un impacto directo en la calidad de los servicios bibliotecarios. Mantener las pilas a través de inventarios y lectura de estantes puede mitigar el tiempo perdido del personal buscando artículos faltantes o mal etiquetados.
Las bibliotecas tienen miles de libros; las grandes bibliotecas académicas pueden tener millones de libros ;. [4] Hacer un inventario físico anual (o menos frecuente) con la imposición de manos sobre cada artículo individual puede no ser práctico por varias razones. Puede que no sea económicamente viable, los empleados requeridos pueden no tener tiempo adicional para dedicarlo a dicho inventario y no hay recompensas financieras para la Biblioteca por completar un inventario. Los problemas que se descubren (libros que necesitan recomprar, volver a encuadernar, reparar o digitalizar) pueden requerir soluciones costosas y laboriosas. Debido a estas restricciones, es posible que los inventarios no se lleven a cabo durante décadas, si es que alguna vez, en las grandes instituciones académicas. Por el contrario, los inventarios completos son a menudo una parte regular de laEl trabajo de especialista en medios de bibliotecas escolares en instituciones K-12 , donde el inventario puede ser un requisito legal que demuestre que las bibliotecas son responsables del dinero que han gastado durante todo el año. [5] La verificación de libros y materiales perdidos se puede comparar de manera similar a la auditoría . [6]
Sin embargo, existen opciones alternativas para realizar un inventario completo, como realizar un inventario selectivo. El inventario selectivo se puede realizar por circunstancias o por predicción de datos. El espacio físico es una prima en las bibliotecas. Hacer un inventario de las mini colecciones antes de reubicarlas en su nueva ubicación presenta a la biblioteca la oportunidad de realizar un proyecto de inventario selectivo. Una alternativa a los proyectos oportunistas de inventario selectivo es la afirmación de Kohl (1982) de que las estadísticas de circulación, las estadísticas de búsqueda de libros y las estadísticas de ILL pueden ser herramientas útiles para identificar áreas como posibles áreas de inventario selectivo. Él escribe, "las áreas que necesitan un inventario se pueden identificar mediante el uso de datos predictivos". [7]Una vez que se han establecido los objetivos de precisión y los métodos de medición, "es necesario cuantificar los criterios. Se debe mantener una medida general de la precisión del inventario como indicador clave de rendimiento de la gestión". [8]
Si bien la recopilación de nuevos materiales se considera una misión central de la biblioteca, mantener el estado de las colecciones de la biblioteca, que incluye actividades menos satisfactorias como deshierbar , reparar libros , cambiar y contar lo que las bibliotecas creen que tienen en sus estantes, también son una parte vital. de la misión de la biblioteca de brindar acceso a los usuarios actuales, así como a aquellas personas que usarán la biblioteca en algún momento en el futuro.