El orden original es un concepto en la teoría archivística según el cual un grupo de registros debe mantenerse en el mismo orden en que fueron colocados por el creador del registro. Junto con la procedencia , el orden original es un principio fundamental del concepto de archivo de respect des fonds . Un objetivo principal de mantener los registros en su orden original es preservar la información contextual adicional sobre el creador de los registros y el entorno de su creación. El orden original también alienta al archivero a permanecer neutral en lugar de aplicar cualquier interpretación a los registros.
Principio
La Society of American Archivists Glossary of Archival and Records Terminology llama al orden original un "principio fundamental de los archivos" y postula dos propósitos principales: preservar las "relaciones y el significado probatorio" de los registros y facilitar el uso de los registros manteniendo "los mecanismos del creador de registros para acceso". [1] La definición de SAA califica que el orden original no es necesariamente el orden de los registros en el momento de su entrega a un archivo; si el archivo recibe algo claramente fuera de secuencia, se espera que el archivo devuelva un elemento a su ubicación original. Si los registros se reciben sin ningún sistema de organización discernible, es posible que el archivero deba crear el orden original. [2]
El orden en el que se crearon los registros puede proporcionar información importante sobre la intención del creador de los registros. El orden original ayuda a mantener intacto el contexto de los registros, y algunos registros dependen de su contexto original para contar toda su historia. Los investigadores pueden utilizar este contexto para comprender mejor la relación de los registros entre sí, su creador o la forma en que se mantuvieron, usaron o transmitieron antes de ser recibidos por los archivos. [3]
Otro beneficio de mantener el orden original es que reduce la cantidad de tiempo que los archiveros deben dedicar al procesamiento y organización de nuevos registros a medida que se reciben en una colección. [4] En lugar de crear un nuevo sistema organizativo, desarrollar nuevos metadatos o escribir nuevas descripciones, los archiveros pueden utilizar sistemas y descripciones ya desarrollados por el creador, como se describe en el artículo fundamental " Más producto, menos proceso ". [4]
El orden original está estrechamente relacionado, pero no es lo mismo, con la procedencia, que se refiere al origen de la creación o propiedad de un registro. Además de mantenerse en su orden original, las mejores prácticas establecen que los registros deben agruparse según su procedencia; Los registros creados por diferentes personas u organizaciones no deben mezclarse, incluso si tratan el mismo tema.
Historia
A Max Lehmann se le atribuye a menudo el crédito como el primer archivero en escribir sobre el principio del orden original, cuando desarrolló las pautas para los Archivos del Estado Prusiano Privy en 1881. El orden original, o el Provenienzprincip , representó la forma más fácil para los archiveros prusianos de mantener el complicado sistemas de registro de los Archivos del Estado. [5] [6] Antes de esto, muchos archivos habían organizado sus registros de acuerdo con el formato, el contenido o la cronología. Muchos desarrollaron registros cronológicos, esencialmente una lista secuencial de registros que crecieron a medida que se agregaron al archivo. Esto a menudo dificultaba a los archiveros procesar y describir registros, particularmente en colecciones grandes o cuando tenían que organizar documentos sin fecha. [7]
La primera articulación notable de la práctica del orden original se presentó en el Manual para la disposición y descripción de archivos (también conocido como El Manual holandés ) en 1898, donde, en el capítulo sobre la disposición de documentos de archivo, el punto # 16 dice: "El sistema de ordenación debe basarse en la organización original de la colección de archivos, que en su mayor parte corresponde a la organización del órgano administrativo que la produjo". [8]
Estos principios no estaban destinados a aplicarse a los documentos personales, ya que el Manual holandés no consideraba la colección de documentos personales de un individuo como un archivo. En el primer manual en inglés para la administración de archivos, publicado en 1937, Sir Hillary Jenkinson argumentó que sólo "los documentos que formaron parte de una transacción oficial y se conservaron para referencia oficial" calificaban como archivos ". [9] Sin embargo, muchos, aunque no todos, los archiveros contemporáneos han cambiado su forma de pensar y ven los documentos personales como archivos que merecen el mismo tratamiento que los documentos gubernamentales u organizativos. [10]
Críticas
Muchos archiveros han criticado el principio del orden original. TR Schellenberg argumentó que el principio surgió de países con un sistema de registro de custodia de archivos, en el que los registradores desempeñaban un papel importante como intermediario entre la agencia o institución que creaba los registros y el archivo que los adquiría y conservaba. La imposición del orden por estos registradores aseguró que los registros estuvieran organizados de manera lógica y consistente antes de su entrega al archivo. En la década de 1960, esta función de registrador ya no existía y los registros a menudo se entregaban a un archivo sin ningún sistema de organización coherente o comprensible. Schellenberg argumentó que "normalmente [el archivero] debería tratar de comprender el sistema de ordenación que se impuso originalmente a los registros en lugar de imponer uno de su preferencia. Pero no debería tener ningún reparo en reorganizar las series entre sí o en registrar elementos dentro de ellos si al hacerlo puede hacer que los registros sean más inteligibles y más útiles ". [11] De manera similar, Frank Boles señaló que adherirse al orden original significa priorizar la disposición de los registros de los creadores sobre el sistema que mejor se adapte a los futuros usuarios e investigadores, y esto a veces puede limitar la capacidad de los investigadores para acceder a los registros. [12]
Otros críticos han señalado que incluso la restauración de un presunto orden original puede correr el riesgo de borrar la evidencia de la gestión de un grupo de registros después de su creación y organización originales. [13] La naturaleza maleable de las grandes organizaciones, en las que grupos de registros pueden pasar por múltiples custodios antes de su transferencia a un archivo, puede dificultar la identificación de un pedido original. [14] Tom Nesmith argumentó además que el orden original no es necesariamente permanente durante la vida del registro; A medida que los registros pasan de un custodio a otro, antes de llegar a un archivo, es probable que el orden se reorganice de manera que el archivo ya no reciba los registros en el orden en que fueron creados. [15] El uso continuado de una colección de archivos y el procesamiento o reordenamiento en curso también pueden afectar las ideas de lo que constituye un orden "original" y qué información contextual se prioriza para la preservación. [dieciséis]
Algunos archiveros creen que el orden original puede ser menos aplicable a los documentos personales porque es más probable que el creador de estos registros no haya creado o almacenado los registros de manera significativa. Jennifer Meehan, por ejemplo, sostiene que "los archiveros deben concebir el orden original de manera diferente para comprender y contextualizar adecuadamente los registros personales: en lugar de pensar en él como un fin a alcanzar, podría servir mejor a los propósitos de archivo al pensar en él como un medio para realización de disposición y descripción ". [10] Otros argumentan que mantener los registros personales en su orden original proporciona información contextual importante sobre la personalidad o el estado mental del creador. [17] [18]
Pedido original en archivos digitales
En la era moderna, la abundancia de registros digitalizados ha creado algunos nuevos desafíos para comprender y mantener el orden original.
La inscripción, la forma en que los archivos digitales se escriben en una unidad o disco, generalmente almacena bits de datos en orden no secuencial, según el espacio disponible. Los bits deben reunirse y agregarse en un archivo que tenga significado para el usuario. Además, cada vez que se accede a un archivo electrónico, se cambia. Esta nueva información, como la fecha de "último guardado" o los archivos temporales creados por la función de autoguardado de un software , también se almacena en nuevos lugares del disco. Es más probable que los registros digitales tengan varias versiones a lo largo de su vida que los registros físicos, incluso más de lo que el creador puede saber, lo que puede dificultar la identificación del orden original. [19]
Basándose en estudios de casos de registros digitalizados y nacidos digitales , Jane Zhang describió varios hallazgos clave sobre la noción de orden original en archivos digitales. Estos hallazgos incluyen el hecho de que los registros electrónicos pueden tener múltiples variaciones de orden original porque no tienen un sistema fijo de organización; se pueden reorganizar en función de cualquier cantidad de metadatos con solo hacer clic en un botón. Además, los metadatos aplicados a los registros electrónicos por el creador facilitan mucho el procesamiento automático y pueden aplicarse a niveles inferiores de organización jerárquica en los registros electrónicos, lo que permite encontrar elementos individuales independientemente de si se mantienen o no en el orden original de creación. [20]
Debido a que el concepto de orden original en los archivos digitales es tan complejo, algunos archiveros han propuesto desarrollar nuevas pautas que se apliquen a los documentos electrónicos sin dejar de respetar los principios inherentes al respeto de los fondos . Jinfang Niu ha argumentado que "la disposición de los registros digitales tiene mucho menos que ver con el mantenimiento del orden físico de los medios de almacenamiento y, en cambio, se trata más de mantener las relaciones conceptuales entre los registros electrónicos porque el orden físico de los registros digitales a menudo necesita ser alterado para el almacenamiento y fines de conservación ". [21]
Referencias
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