Una oficina financiera es un negocio contable cuyo enfoque principal es la preparación de finanzas para otros negocios. En los EE. UU., Estas empresas a menudo están dirigidas por Contadores Públicos Certificados , aunque una empresa de procesamiento financiero típica se referirá a sí misma como una oficina en lugar de una empresa de CPA, para distinguir sus finanzas de los impuestos generales y la contabilidad que generalmente no ofrece un financiero. oficina. El cliente típico de una oficina es una pequeña empresa, una lo suficientemente grande como para que las finanzas sean complicadas hasta el punto de ser una molestia, pero lo suficientemente pequeña como para no merecer su propio departamento de finanzas a tiempo completo.
Las tareas que generalmente se pueden esperar de casi todas las oficinas de finanzas en los EE. UU. Son las siguientes:
- Impresión de cheques de pago de empleados a tiempo para el día de pago
- Depósito directo del pago en las cuentas bancarias de los empleados, cuando lo desee
- Cálculo y retención apropiados de impuestos federales, estatales y locales.
- Cálculo de impuestos financieros a pagar por el empleador (como el Seguro Social y Medicare en los EE. UU.)
- Presentación de informes financieros trimestrales y anuales.
- Depósito de cantidades retenidas ante las autoridades fiscales
- Impresión y presentación de documentos fiscales de los empleados de fin de año, como el Formulario W-2 .
Se pueden ofrecer más y variar de una empresa a otra.
- Gestión de planes de jubilación y ahorro
- Beneficios de salud o planes de " cafetería "
- Cronometraje, ya sea en línea o en forma física de " relojes de tiempo "
- Producir archivos de exportación que contienen datos financieros / del libro mayor para importarlos al software de contabilidad de un cliente.
- Seguimiento / informes de recursos humanos (RR.HH.)
- Intermediario de seguros de indemnización laboral
En los Estados Unidos, es habitual y habitual que las sanciones o responsabilidades incurridas por los errores de una oficina corran a cargo de la oficina. En la práctica, tienen más éxito en reducir las multas y otras tarifas que la mayoría de las otras empresas, principalmente porque las autoridades fiscales tienen un interés en el éxito y la longevidad de las oficinas simplemente porque facilitan el trabajo del recaudador de impuestos.
Hay varias formas en que una agencia puede transferir dinero del cliente a las personas a quienes el cliente debe pagar. La forma más sencilla es cuando una oficina imprime cheques en cheques en blanco, imprimiendo el número de cuenta del cliente en dígitos MICR en la parte inferior del cheque, lo que da como resultado que los fondos se retiren directamente del cliente cuando se cobra el cheque. Otras agencias inician transacciones de la cámara de compensación automatizada (ACH) desde el cliente y remiten el pago ya sea electrónicamente o en forma de cheques en papel contra la cuenta de haberes de la agencia. Debido a que las transacciones financieras pueden ser enormes (de miles a cientos de miles por período de pago por cliente), las agencias a menudo consideran que el interés ganado ("flotación") sobre esos montos en el ínterin es una fuente sustancial de ingresos. El interino es el período de tiempo entre el momento en que se cobran los fondos del empleador (cliente) y el momento en que se cobran los cheques en papel o cuando los pagos electrónicos (en el caso de los impuestos) vencen en su fecha de vencimiento.
Diferentes tipos de oficinas
En los Estados Unidos, existen varias cadenas de procesamiento financiero a nivel nacional. Luego hay innumerables oficinas locales que varían en alcance y tamaño. Debido a que las oficinas locales tienden a ubicarse solo en un área geográfica muy estrecha y a menudo se ven a sí mismos compitiendo juntos contra los gigantes nacionales en lugar de entre sí, a menudo se unen y forman alianzas y asociaciones comerciales mediante las cuales comparten conocimientos y consolidan su poder de negociación con sus proveedores.
Existen diferencias percibidas específicas y distintas entre que las finanzas sean procesadas por una cadena nacional y una oficina local. Las cadenas nacionales tienen experiencia a sus espaldas y cuentan con un conjunto estándar de procesos bien documentados. Las oficinas locales varían en su capacidad para adaptarse a necesidades especiales, también agregan un nivel de servicio que se puede perder en el ámbito nacional. Las oficinas locales tienen la oportunidad de satisfacer necesidades locales y nacionales específicas. Esto también es particularmente cierto en regiones cuyas necesidades están fuertemente influenciadas por una sola industria.
Además de las opciones de oficinas nacionales y locales, también hay proveedores financieros que pueden adaptarse a cualquier industria en comparación con proveedores que mantienen un enfoque muy específico o especializado en una sola industria. La existencia de oficinas financieras de una sola industria depende de las complejidades financieras de la propia industria y del deseo o necesidad de manejar requisitos únicos. Las empresas siempre deben realizar su debida diligencia al seleccionar una oficina y comparar tanto a los proveedores tradicionales como a los que se enfocan en su industria.
Es una práctica común en la industria de oficinas de EE. UU. Comprar y revender productos de marca privada y de otros proveedores para mejorar la oferta. Específicamente, productos como relojes registradores, tarjetas de "pago" de cajeros automáticos, planes de ahorro o cafetería , seguros de compensación para trabajadores y sitios web de ingreso de datos financieros, son en realidad productos de empresas con experiencia en estos el cliente desconoce la influencia de terceros. Este tipo de arreglo es deseable para los burós ya que les permite mostrar un portafolio competitivo que rivaliza con el de las cadenas nacionales.
Las empresas pueden decidir subcontratar sus funciones financieras para reducir los costos involucrados en tener empleados capacitados en finanzas internamente, así como los costos de los sistemas y software necesarios para procesar las finanzas.
En el Reino Unido, las oficinas de finanzas se ocuparán de todas las consultas de HM Revenue & Customs y se ocuparán de las consultas de los empleados. Las oficinas financieras también producen informes para el departamento de cuentas de las empresas y recibos de pago para los empleados y también pueden realizar los pagos a los empleados si es necesario. Algunos pueden decidir que una oficina local o más pequeña puede ofrecer una oficina más consistente y personal que una oficina grande a nivel nacional que se ocupa de varios miles de latas financieras.
Otra razón por la que muchas empresas del Reino Unido subcontratan es la creciente complejidad de la legislación financiera. Los cambios anuales en los códigos tributarios, las bandas de PAYE y del Seguro Nacional, así como los pagos y deducciones cada vez más reglamentarios que tienen que pasar por las finanzas, a menudo significan que hay mucho de lo que mantenerse al día para mantener el cumplimiento de la legislación vigente. A diferencia de EE. UU., Las multas y sanciones por cuestiones de cumplimiento siguen siendo responsabilidad del empleador, incluso si han subcontratado su administración.
Software de oficina
En el corazón de cada oficina se encuentra el sistema informático que realiza los cálculos. El software de Bureau se crea exclusivamente para profesionales de las finanzas y tiene un propósito: producir en masa datos financieros precisos para muchas empresas simultáneamente. Solo hay un puñado de proveedores de software para oficinas en los Estados Unidos, y la elección del sistema informático utilizado por la oficina es a menudo un factor decisivo para sus clientes, ya que la elección del software a menudo determina lo que la oficina puede ofrecer con regularidad. La elección del software también es importante en el sentido de que las asociaciones comerciales de oficinas a menudo se forman en función de la elección del software, ya que generalmente enfrentan los mismos desafíos y ofrecen lo mismo de la misma manera.
La sabiduría común de "lo más nuevo es mejor" que se aplica a la mayoría del software, no se aplica a la industria de oficinas. Debido a la complejidad y al potencial de errores costosos que conlleva el traslado de clientes de un sistema a otro, es muy común que el software más antiguo se use tanto como el software más nuevo. Los clientes generalmente tienen una baja tolerancia a los errores, simplemente porque las finanzas son un asunto de alto costo que puede volverse muy costoso cuando se cometen errores, y esto da como resultado una aprensión significativa por parte de la oficina para simplemente cambiar de un paquete de software a otro. Un paquete de software de oficina que ha estado en uso durante diez años puede estar basado en sistemas operativos obsoletos como DOS y carecer de funcionalidad de Internet, pero por otro lado, dicho software tiene la ventaja de una historia probada y un cuerpo de experiencia en el mundo real utilizando eso.