El software de adquisiciones es un tipo de software empresarial que ayuda a automatizar las funciones de compras de la organización .
Las funciones del software incluyen emitir y evaluar licitaciones , generar y aprobar órdenes de compra , seleccionar y ordenar el producto o servicio, recibir y hacer coincidir la factura y el pedido, y el pago de facturas, lo que permite al departamento de compras ver todo lo que se pide, asegurarse de que nada pueda solicitarse sin las aprobaciones correctas y obtener el mejor valor combinando varios pedidos para el mismo tipo de bien o incluso haciendo que los proveedores presenten una oferta para el negocio. La elección del software de una organización compradora puede estar impulsada por las fortalezas particulares que ofrece cada sistema individual y la cantidad de proveedores disponibles a través de ellos. Una multinacional u otra organización grande utilizará un sistema de adquisiciones compartido para aprovechareconomías de escala para reducir el costo de las compras. Si bien algunos servicios están disponibles para su compra a través de sistemas automatizados, la fortaleza clave de estos sistemas radica en la adquisición de productos que son mucho más fáciles de estandarizar.
Beneficios
El beneficio clave para las organizaciones que utilizan software de adquisiciones incluye la facilidad de administración, el acceso a la información y posibles ahorros de costos a largo plazo. Tener una única interfaz para la información de gestión relacionada con las adquisiciones reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para supervisar los gastos de la organización. El uso de dicho software también permite a los gerentes de adquisiciones controlar a los proveedores utilizados por la organización en general para que todos los empleados aprovechen las tarifas negociadas y otros términos de servicio.
Características comunes de los sistemas de software de adquisiciones
- Solicitudes: creación de una orden de compra con artículos de línea que debe cumplir un proveedor. Envío automatizado por fax o correo electrónico.
- Seguimiento del proveedor: automatizado o recordatorios para realizar un seguimiento con los proveedores para confirmar las órdenes de compra.
- Recepción de bienes o servicios - Mantenimiento de un inventario físico de bienes.
- Liquidación financiera: creación de transacciones financieras y / o relacionadas con el inventario a medida que los bienes se reciben físicamente.
- Sistema de gestión de documentos : para archivar documentos relevantes.
- Firma electrónica : herramienta para firmar documentos en línea. [1]
Referencias
- ^ "Principales características que buscan las pequeñas empresas al evaluar el software de adquisiciones" . purchaseboss.com . purchaseboss.com. 2012-10-01 . Consultado el 16 de febrero de 2012 .
Otras lecturas
- Olson, N. (2010). Se da por sentado: la construcción del orden en el proceso de toma de decisiones del sistema de gestión de bibliotecas (Vol. 45). Göteborg / Borås: editorial Valfrid.
- Examen del comercio mundial (2009). Servicios comerciales y cadena de suministro