El software de seguimiento del tiempo es una categoría de software informático que permite a sus empleados registrar el tiempo dedicado a tareas o proyectos. El software se utiliza en muchas industrias, incluidas las que emplean a trabajadores independientes y trabajadores por horas. También es utilizado por profesionales que facturan a sus clientes por horas. Estos incluyen abogados , autónomos y contables .
La herramienta de software de seguimiento del tiempo se puede utilizar de forma independiente o integrada con otras aplicaciones como software de gestión de proyectos , soporte al cliente y contabilidad . El software de seguimiento del tiempo es la versión electrónica de la hoja de tiempo en papel tradicional . Además del software de hoja de tiempo, el software de seguimiento del tiempo también incluye un software de registro de tiempo, que utiliza el monitoreo de la actividad del usuario (UAM) para registrar las actividades realizadas en una computadora y el tiempo dedicado a cada tarea.
Tipos de software de seguimiento del tiempo
- Hoja de horas
- Permite a los usuarios ingresar manualmente el tiempo dedicado a las tareas.
- Seguimiento / grabación del tiempo
- Registra automáticamente las actividades realizadas en una computadora.
El software de seguimiento del tiempo puede ser:
- Independiente: se utiliza solo para registrar hojas de horas y generar informes.
- Integrado como parte de:
- Sistemas de contabilidad, por ejemplo, datos de la hoja de tiempo enviados directamente a las cuentas de la empresa.
- Sistemas de facturación, por ejemplo, para generar facturas, especialmente para contratistas, abogados, etc.
- Sistemas de gestión de proyectos, por ejemplo, datos de la hoja de tiempo utilizados por el software de gestión de proyectos para visualizar el esfuerzo que se dedica a proyectos o tareas.
- Sistemas de nómina, por ejemplo, para pagar a los empleados en función del tiempo trabajado.
- La programación de recursos, por ejemplo, la integración bidireccional permite a los programadores programar al personal para las tareas que, una vez completadas, se pueden confirmar y convertir en hojas de tiempo.
Software de hoja de horas
El software de partes de horas es un software que se utiliza para mantener las hojas de horas . Se popularizó cuando las computadoras se introdujeron por primera vez en el entorno de oficina [1] con el objetivo de automatizar el papeleo pesado para las grandes organizaciones. El software de parte de horas permite ingresar el tiempo dedicado a realizar diferentes tareas.
Cuando se utiliza dentro de las empresas, los empleados ingresan el tiempo que han dedicado a las tareas en hojas de tiempo electrónicas. Estas hojas de tiempo pueden ser aprobadas o rechazadas por los supervisores o gerentes de proyecto.
Desde 2006, el software de hojas de tiempo se ha trasladado a plataformas móviles (teléfonos inteligentes, tabletas, relojes inteligentes, etc.), lo que permite un mejor seguimiento de los empleados cuyo trabajo involucra múltiples ubicaciones.
Software de registro / seguimiento del tiempo
El software de registro / seguimiento del tiempo automatiza el proceso de seguimiento del tiempo al registrar las actividades realizadas en una computadora y el tiempo dedicado a cada una de ellas. Este software está destinado a ser una mejora con respecto al software de hojas de tiempo. Su objetivo es ofrecer una imagen general del uso de la computadora. El software de grabación / seguimiento automático del tiempo registra y muestra el uso de aplicaciones, documentos, juegos, sitios web, etc.
Cuando se usa dentro de las empresas, este software permite monitorear la productividad de los empleados al registrar las tareas que realizan en sus computadoras. Se puede utilizar para ayudar a completar las hojas de tiempo. [2]
Cuando lo utilizan los autónomos , este software ayuda a crear informes para los clientes (por ejemplo, hojas de tiempo y facturas) o para probar el trabajo realizado.
Métodos de seguimiento del tiempo
Hay varias formas en que las empresas realizan un seguimiento del tiempo de los empleados mediante el software de seguimiento del tiempo.
- Duracional
- Los empleados ingresan la duración de la tarea, pero no las horas en que se realizó.
- Cronológico
- Los empleados ingresan las horas de inicio y finalización de la tarea.
- Automático
- El sistema calcula automáticamente el tiempo dedicado a tareas o proyectos completos, utilizando un dispositivo conectado o una computadora personal, y la entrada del usuario mediante los botones de inicio y parada. Los usuarios pueden recuperar las tareas registradas y ver la duración o las horas de inicio y finalización.
- Basado en excepciones
- El sistema registra automáticamente las horas de trabajo estándar, excepto el tiempo libre aprobado o la LOA .
- Hora de entrada y salida
- Los empleados registran manualmente las horas de llegada y salida.
- Vigilancia
- El sistema registra el tiempo activo e inactivo de los empleados. También puede grabar capturas de pantalla.
- Basado en la ubicación
- El sistema determina el estado laboral de los empleados en función de su ubicación.
- Programación de recursos: al programar los recursos por adelantado, los horarios de los empleados se pueden convertir fácilmente en hojas de horas.
Beneficios del software de seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo puede aumentar la productividad , ya que las empresas pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y comprender mejor qué prácticas hacen que los empleados pierdan el tiempo. [3] El software de seguimiento del tiempo mejora la rendición de cuentas al documentar el tiempo que lleva terminar determinadas tareas. Los datos se recopilan en una base de datos y los departamentos de recursos humanos podrían utilizarlos para el análisis de datos . [4] Las características que ofrece el software de seguimiento del tiempo incluyen:
- Generación automática de facturas a los clientes del profesional o clientes en función del tiempo invertido.
- Seguimiento de sobrecostos para proyectos de costo fijo.
- paquetes de gestión de la fuerza laboral que rastrean la asistencia, las ausencias de los empleados, los problemas de recursos humanos, la nómina, la gestión del talento y el análisis laboral.
Ver también
Referencias
- ^ Raymund Flandez (23 de agosto de 2004). "El software de Unanet permite a los gerentes ver el trabajo en curso" . Washington Post . pag. E05 . Consultado el 21 de junio de 2013 .
- ^ "10 aplicaciones de seguimiento del tiempo que le harán más productivo en 2014" . fastcompany.com . 6 de enero de 2014.
- ^ Brooks, Chad. "¿Su empresa necesita un software de seguimiento del tiempo?" . Business News Daily . Consultado el 21 de octubre de 2014 .
- ^ "Ensayo de software de seguimiento de tiempo" . A. 2 de julio de 2013 . Consultado el 18 de julio de 2013 .