Un museo se distingue por una colección de objetos, a menudo únicos, que constituye el núcleo de sus actividades de exposición , educación , investigación , etc. Esto lo diferencia de un archivo o biblioteca , donde los contenidos pueden estar más en papel, reemplazables y menos expositivos. orientada, o una colección privada de arte formada por un individuo, familia o institución que no puede otorgar acceso público. Un museo normalmente tiene una política de coleccionismo para nuevas adquisiciones, por lo que sólo se aceptan en la colección objetos de determinadas categorías y de cierta calidad. El proceso por el cual un objeto se incluye formalmente en la colección se llama acceso y a cada objeto se le asigna un número de acceso único .
Las colecciones de los museos, y los archivos en general, normalmente se catalogan en un catálogo de colecciones , tradicionalmente en una ficha , pero hoy en día en una base de datos informatizada . Transferir catálogos de colecciones a medios informáticos es una tarea importante para la mayoría de los museos. Todas las nuevas adquisiciones normalmente se catalogan en una computadora en los museos modernos, pero generalmente hay una acumulación de entradas de catálogos antiguos que deben ser informatizadas según lo permitan el tiempo y la financiación.
La colección permanente de un museo son activos que el museo posee y pueden exhibir, aunque los requisitos de espacio y conservación a menudo significan que la mayor parte de una colección no está en exhibición. Los museos también suelen albergar exposiciones temporales de obras que pueden proceder total o parcialmente de su colección permanente, o pueden ser prestadas total o parcialmente (una "exposición en préstamo"). Una exposición itinerante se muestra en más de un lugar; tienden a ser grandes exposiciones en préstamo que pueden exhibirse en dos o tres lugares en diferentes países, o selecciones de la colección de un gran museo que viajan a varios museos regionales.
Las colecciones de los museos son muy variadas. Hay colecciones de arte , de especímenes científicos, de objetos históricos, de especímenes zoológicos vivos y mucho más. Como hay tantas cosas para coleccionar, la mayoría de los museos tienen un área específica de especialización. Por ejemplo, un museo de historia sólo puede recopilar objetos relevantes para un condado en particular o incluso para una sola persona, o centrarse en un tipo de objeto como automóviles o sellos. Los museos de arte pueden centrarse en un período, como el arte moderno, o una región. Los museos muy grandes suelen tener muchas subcolecciones, cada una con sus propios criterios de recopilación. Un museo de historia natural, por ejemplo, tendrá una colección separada de los mamíferos y de los insectos.
Como los museos no pueden recopilarlo todo, cada posible nueva incorporación debe considerarse cuidadosamente en cuanto a su idoneidad para el área de interés definida de un museo determinado.
La adhesión es el proceso formal y legal de aceptar un objeto en la colección de un museo. Dado que la adhesión a un objeto conlleva la obligación de cuidarlo a perpetuidad, es una decisión seria. Mientras que en el pasado muchos museos aceptaban objetos con poca deliberación, hoy en día la mayoría de los museos han aceptado la necesidad de procedimientos y prácticas formales de adhesión. Por lo general, estos se establecen como parte de la política de gestión de colecciones (CMP) de un museo.