Una orden global , un acuerdo de compra global o una orden de cancelación [1] es una orden de compra que un cliente coloca con su proveedor para permitir múltiples fechas de entrega durante un período de tiempo, a menudo negociado para aprovechar precios predeterminados.. Normalmente se utiliza cuando existe una necesidad recurrente de bienes fungibles. Los pedidos abiertos se utilizan a menudo cuando un cliente compra grandes cantidades y ha obtenido descuentos especiales. Según el pedido general, los pedidos de venta ('lanzamientos generales' o 'pedidos de lanzamiento') y los artículos de factura se pueden crear según sea necesario hasta que se cumpla el contrato, se alcance el final del período del pedido o se alcance un valor máximo predeterminado del pedido. alcanzado. [2]
Beneficios
La emisión de un pedido general permite al cliente no tener más existencias de las necesarias en ningún momento y evita el gasto administrativo de procesar pedidos de compra frecuentes, al tiempo que favorece los precios con descuento a través de compromisos de volumen o rebajas de precios . Por el lado del proveedor, un pedido general puede proporcionar el beneficio de garantizar un negocio continuo y también ayudar a los proveedores a predecir mejor los flujos de efectivo y los pedidos futuros. [3] [ cita requerida ]
Un pedido general se establece en un contrato de precio fijo por un período de tiempo. El comprador busca el mejor precio entre las ofertas de proveedores competidores. Una vez que se elige el mejor, se fijan los precios de los bienes y también se entregan cantidades de cada producto al proveedor para preparar el stock para la entrega solicitada.
El comprador proporciona la cantidad pronosticada como cantidad de uso total registrada históricamente unos años o según sea necesario para el análisis cuantitativo. El proveedor puede dar una condición de cantidad a suministrar para este [contrato]. Por ejemplo, el 80% de la cantidad prevista debe comprarse al final del contrato, que puede ser de uno o dos años.
El pedido general cobrará la entrega retrasada si el proveedor no pudo suministrar los productos en el contrato a tiempo. De todos modos, dado que el proveedor ya ha mantenido las existencias para la entrega lista durante el primer año o período acordado, si el comprador no pudo cumplir con las condiciones del contrato, como "debe comprar el 80% de la cantidad prevista dentro de un año", el contrato puede ser extendido, o el cargo por demora podría no ser más, o ningún otro cargo solicitado por el comprador.
Siendo realistas, al final del contrato de pedido general , el comprador no compraría a la cantidad prevista según lo acordado en el contrato, digamos, el 80% de la demanda enviada al proveedor. El comprador también permitirá que el proveedor venda los productos en el contrato para reducir la cantidad. El proveedor también tiene que hablar e informar al comprador sobre las cantidades de mercancías guardadas para que el comprador pueda conocer el estado de las existencias. Antes de que el comprador emita la orden de compra al proveedor, el comprador debe preguntar primero al proveedor sobre la disponibilidad de stock para evitar el problema de la falta de disponibilidad de stock.
Los pedidos generales o los pedidos de cancelación también se pueden utilizar para solicitar servicios, por ejemplo, para servicios de mantenimiento y reparación . En estos casos, los beneficios asociados con el almacenamiento de existencias no surgen, pero la orden de cancelación puede permitir que las reparaciones de emergencia o el mantenimiento de guardia se organicen fácilmente a tarifas garantizadas.
Dificultades
La parte más difícil de tener un contrato es determinar la cantidad pronosticada organizada por el usuario del producto. Dado que la cantidad prevista puede ser difícil de obtener, el proveedor debe conocer la cantidad que debe tener en stock. Una forma sencilla de hacerlo es discutir con el comprador qué cantidad mantener en stock. Por ejemplo, pueden mantener solo el 20% en stock durante los primeros 6 meses, de modo que el proveedor y el comprador puedan revisar la cantidad y ajustarla adecuadamente. Esto reduce la carga de existencias del proveedor durante el período del contrato y podría ayudar al comprador al final del contrato si las existencias no se mueven tan rápido como se anticipó. El contrato puede extenderse año tras año, pero se puede ajustar cada vez, ya que un historial de pronóstico más relevante indicará la necesidad de disminuir o aumentar los requisitos de stock. Alternativamente, algunas empresas pueden utilizar la información pronosticada a través de un sistema de planificación de requisitos de materiales para determinar las cantidades de existencias adecuadas durante el ciclo de vida del producto .
Regulación federal de adquisiciones
La Regulación Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos usa el término "acuerdos generales de compra" o BPA. [4]
Según la Administración de Servicios Generales de EE. UU., BPA:
- Brindar oportunidades para negociar mejores descuentos.
- Satisfacer los requisitos recurrentes
- Reducir los costos administrativos al eliminar los esfuerzos de adquisición repetitivos
- Permitir actividades de pedidos para aprovechar el poder adquisitivo mediante compras por volumen.
- Habilite las actividades de pedido con procedimientos de pedido simplificados
- Permitir que las actividades de pedido incorporen los arreglos del equipo de contratistas (CTA)
- Reducir el plazo de entrega
- Permitir que las actividades de pedido tengan la capacidad de incorporar términos y condiciones que no entren en conflicto con el contrato subyacente. [5]
Ver también
Referencias
- ^ Universidad de Manchester, Órdenes de cancelación: conocimiento de las órdenes de cancelación y su uso , consultado el 24 de abril de 2017
- ^ "Trabajar con pedidos generales de ventas" . msdn.microsoft.com . Consultado el 26 de abril de 2017 .
- ^ Tomassini-Buechner, Bogdan (7 de abril de 2017). "Órdenes generales: lo que necesita saber" . Consultado el 26 de abril de 2017 .
- ^ FAR 8.405-3 Archivado 2011-09-28 en Wayback Machine , consultado el 24 de abril de 2017
- ^ Acuerdos de compra global de la Administración de servicios generales de EE. UU . (BPA)