Gestión de cobros

Proceso de supervisión de una colección, incluida la adquisición, la conservación y la baja.

Los voluntarios clasifican y catalogan una colección de la biblioteca de la Biblioteca Nacional de Camboya . La creación de documentación de colecciones y la provisión de condiciones de almacenamiento seguras son aspectos importantes de la gestión de colecciones.

La gestión de colecciones implica el desarrollo, almacenamiento y preservación de la propiedad cultural , así como de los objetos de la cultura contemporánea (incluido el arte , la literatura , la tecnología y los documentos contemporáneos ) en museos , bibliotecas , archivos y colecciones privadas . El objetivo principal de la gestión de colecciones es satisfacer las necesidades del recolector individual o la declaración de misión de la institución recolectora ^{[ se necesita más explicación ]}, garantizando al mismo tiempo la seguridad y sostenibilidad a largo plazo de los objetos culturales bajo el cuidado del coleccionista. La gestión de colecciones, que consiste principalmente en las responsabilidades administrativas asociadas con el desarrollo de la colección, está estrechamente relacionada con el cuidado de las colecciones , que es la preservación física del patrimonio cultural. Las profesiones más influenciadas por la gestión de colecciones incluyen administradores de colecciones , registradores y archiveros .

Definición

Las colecciones de bienes culturales requieren mucho cuidado y protección para garantizar su seguridad frente a pérdidas o daños externos, pero también requieren documentación detallada para ayudar a rastrear la vida del objeto dentro de la institución de retención. Para adaptarse a estas necesidades, los recolectores se adhieren a las normas y prácticas de gestión y cuidado de las colecciones, que sirven para crear un entorno seguro para los objetos de la colección con documentación de acompañamiento clara y precisa. Cuando el cuidado de las colecciones aborda las acciones físicas necesarias para prevenir o retrasar los daños al patrimonio cultural, la gestión de colecciones puede definirse como "un proceso de recopilación de información, comunicación, coordinación, formulación de políticas, evaluación y planificación". ^[1] Estos procesos influyen en las decisiones sobre la gestión de registros y la política de gestión de colecciones, que describe los protocolos para el alcance de la colección, el cuidado de las colecciones y la planificación y respuesta a emergencias.

Sistemas de gestión de cobros

Artículos principales: Sistema de gestión de colecciones , Gestión de archivos y Gestión de bibliotecas

Los sistemas de gestión de colecciones (CMS) son programas de software diseñados para ayudar en el archivo y catalogación de objetos en una colección. Dentro de bibliotecas, archivos y museos. Aunque cada programa CMS es único, hay varias características que se consideran estándar:

• Catalogación : esta función incluye campos para fines de identificación de objetos, como números de identificación permanente, nombre del objeto, nombre del artista o creador, descripción del objeto, dimensiones, componentes y materiales del objeto, condición, procedencia, historial de exposición y conservación, ubicación actual y una imagen de el objeto.
• Adquisiciones : esta función incluye campos relevantes para el donante y el historial de compras del objeto, como la fecha de adquisición, el nombre e información de contacto del donante o vendedor, el número de acceso asignado , el precio de compra, la evaluación de la condición en el momento de la llegada y el vendedor o donante. restricciones, si corresponde.
• Eliminaciones : esta función aborda la eliminación de un objeto de una colección e incluye información como la fecha de eliminación, el método de eliminación utilizado y el motivo de la eliminación.
• Préstamos : esta función se utiliza para rastrear información sobre préstamos entrantes y salientes para incluir el nombre del prestamista y la información de contacto, requisitos especiales, instrucciones de envío, pólizas de seguro asociadas e historial de préstamos.
• Informes de estado y conservación : esta función incluye evaluaciones de estado realizadas en los objetos, el nombre del inspector y la fecha de la inspección. Esta sección también incluye informes de conservación que detallan los tratamientos de conservación-restauración realizados en el objeto.
• Seguridad : esta función permite al administrador de la base de datos restringir el acceso a la base de datos al dar acceso solo a personas específicas para ver y / o editar registros de objetos.
• Copyright : La función de copyright permite a la institución introducir restricciones de propiedad intelectual relevantes para los objetos con el fin de evitar la distribución o reproducción ilegal del objeto.
• Multimedia : la función multimedia es una función que permite adjuntar al registro del objeto materiales digitales como imágenes, videos y contenido de audio asociado con un objeto. Esta característica normalmente permite la entrada de metadatos asociados . ^[2]

Inventarios

Artículos principales: Inventario (museos) e Inventario (biblioteca y archivo)

Según la Institución Smithsonian, un registro es "cualquier información oficial registrada, sin importar el medio o las características que son creadas, recibidas y mantenidas" por un coleccionista o institución individual. ^[3]Como cada objeto dentro de una colección debe tener documentación adjunta, la gestión de registros funciona como el enfoque principal de la gestión de colecciones y cubre una amplia gama de normas de documentación y políticas. Los temas cubiertos bajo el paraguas de la gestión de registros incluyen sistemas de gestión de información de colecciones, políticas de adhesión y baja de colecciones, políticas de gestión de colecciones, catalogación y conservación. La falta de sistemas adecuados de mantenimiento de registros en los museos compromete la seguridad de las colecciones de los museos y amenaza el papel de los museos como centros de información. La gestión planificada y sistematizada de los registros mejora los programas y las actividades de los museos, lo que conduce a una gobernanza y un funcionamiento eficaces del museo. ^[4]

Catalogación

Artículos principales: Elaboración de archivo , catálogo de la colección , Calendario (Archivo) , y ayudar a detectar

La catalogación es el proceso de ingresar datos informativos sobre un objeto en un catálogo de colección o una base de datos. Este proceso implica la asignación de números de identificación únicos a los objetos individuales dentro de una colección y adjuntar la documentación de acompañamiento relevante al artículo, como hojas de trabajo curatoriales, fotografías, evaluaciones de condición e información de accesión y / o baja. ^[5] Un catálogo está destinado a servir como un registro sistemático escrito o digital de cada objeto dentro de una colección y, como mínimo, debe incluir una descripción del objeto que permita una fácil identificación de un objeto. ^[6]

La catalogación es un aspecto importante de la gestión de colecciones, ya que proporciona los registros individuales asociados con cada objeto dentro de una colección. Si un objeto se pierde o se destruye, la entrada del catálogo se puede utilizar como un registro permanente del objeto y sus datos. Para algunas colecciones, como las colecciones de historia natural, la entrada de catálogo de un objeto o espécimen también contiene los valores científicos y la información de investigación sobre el objeto físico, lo que hace que el mantenimiento de una entrada de catálogo sea imperativo para futuras investigaciones y educación. ^[5]La mayoría de los coleccionistas e instituciones modernos utilizan CMS para agilizar el proceso de catálogo. Para que esto sea efectivo, se deben utilizar estándares de entrada de datos para la estructura de los datos, los valores de los datos y el contenido de los datos, que luego "forman la base de un conjunto de herramientas que pueden conducir a una buena catalogación descriptiva, documentación consistente, registros compartidos y mayor acceso de usuario final ". ^[7]

Curación

La curación se puede definir como la recopilación, organización, conservación y visualización de información sobre un objeto específico o un tema de colección. El papel de curador lo desempeñan personas conocidas como curadores , quienes, en muchos casos, están capacitados como especialistas en la materia. Los curadores realizan investigaciones sobre objetos, ofrecen orientación en la organización de una colección y seleccionan los objetos que se utilizarán en exposiciones . ^{[8] La} curaduría implica el desarrollo y diseño de exposiciones, típicamente basadas en objetos dentro de la colección, así como la investigación profunda y la redacción de materiales asociados con la colección. ^[9]

Curación digital

Artículo principal: curación digital

La curación digital es una extensión de la curación de contenido e implica la recopilación, conservación y archivo de activos digitales asociados con colecciones digitalizadas. ^{[10] [11]} Los activos digitales incluyen tanto aquellos elementos que se originaron en una forma digital y se consideran natos digitales (es decir, sitios web, wikis y fotografías y sonido creados digitalmente), así como elementos analógicos que han sido digitalizados (es decir, catalogados en forma digital, manteniendo la forma física / analógica original). ^{[12] [13]} La curación digital, al igual que la curación de contenido, también implica el desarrollo y diseño de exposiciones basadas en objetos dentro de la colección, que en este caso, a menudo implica el mantenimiento de sitios web para exposiciones en línea.

Ya sean digitales o digitalizadas, muchas colecciones modernas contienen algún tipo de contenido de colección digital que debe mantenerse de la misma manera que los objetos físicos. La preservación de los activos digitales implica la creación de metadatos para mejorar la accesibilidad y el seguimiento de objetos, evitando la obsolescencia técnica y la pérdida de datos debido a la mala gestión, realizando auditorías de rutina de software técnico y catálogos digitales para garantizar que los datos permanezcan intactos, aplicando estándares de autorización para proteger los datos de alteraciones no autorizadas. y la gestión de contenidos con fines de investigación y exhibición. ^[14]

Política de gestión de cobros

Una política de gestión de colecciones sienta las bases de cómo una institución maneja situaciones relacionadas con su colección. Puede definirse como “una declaración escrita detallada que explica por qué una institución está en funcionamiento y cómo se ocupa de su negocio. La política articula los estándares profesionales de las instituciones con respecto a los artículos que quedan a su cuidado y sirve como guía para el personal ”. Dado que las instituciones a menudo se enfrentan a preguntas que tratan sobre qué objetos deben adquirir, cómo manejar la eliminación o el préstamo de elementos de la colección o las normas de cuidado de los elementos; Es imperativo tener una política bien redactada que pueda ayudar a prevenir posibles problemas por parte de las instituciones. La prevención es el mejor enfoque cuando se trata de operaciones y objetos de la colección,por lo tanto, la política es un documento importante que puede considerarse casi como límites establecidos para ayudar a asegurar que el museo se mantenga fiel a su misión y al mismo tiempo brinde el mejor cuidado para la colección.

El enfoque principal de la gestión de colecciones es documentar las normas y prácticas necesarias para desarrollar, cuidar y poner a disposición para su uso los objetos de colección dentro del cuidado de un coleccionista o institución. Para lograr esto, se crea una política de gestión de colecciones en la que se proporciona información detallada para explicar las necesidades específicas de la colección en función del tipo, edad, ubicación, etc. Las políticas de gestión de colecciones son específicas de la institución que posee la colección y estas políticas establecen términos tales como qué personal es responsable de las tareas individuales que involucran la colección, si un objeto debe adquirirse o retirarse de la colección y cuándo, quién dentro de la institución tiene acceso a la colección y las necesidades de atención preventiva de cada objeto dentro de la colección . ^[15]

Dado que casi todas las decisiones que toma un museo se toman teniendo en cuenta la declaración de su misión , es importante que se incluya en la política. Una declaración de misión aborda el enfoque del museo en términos de su propósito y sus roles y responsabilidades para con el público y las colecciones. Esta declaración es lo que ayuda a determinar todo lo que hace el museo y debe ser referenciado regularmente para asegurar que las decisiones sigan en línea con el objetivo original del museo. Las declaraciones de misión de los museos deben adherirse a los estándares de la Alianza Americana de Museos . ^[dieciséis]

Además de la declaración de misión, las políticas suelen incluir una sección que describe el alcance de la colección. Esta es una parte útil de la política que “revisa el historial de la colección; considera sus fortalezas, debilidades y usos actuales; y declara lo que el museo hace y lo que no colecciona ”. La política de colecciones o los criterios de selección de una biblioteca, archivo o colección de museo es una declaración de las prioridades de la institución en lo que respecta a la adquisición de nuevos materiales. Las políticas de cobranza guían el proceso de desarrollo de la colección.

Incluso las bibliotecas más grandes, mejor financiadas y más famosas (como la Biblioteca del Congreso , la Biblioteca Británica y la Universidad de Stanford ) no pueden adquirir, alojar, catalogar y mantener todas las obras, ^[17] por lo que se requiere una política o un conjunto de criterios para seleccionar que debe adquirirse. En general, la política de colecciones está relacionada con la misión o el propósito de la biblioteca: por ejemplo, las bibliotecas nacionales recopilan materiales relacionados con esa nación o publicados en el territorio de esa nación, las bibliotecas académicas generalmente recopilan materiales utilizados en la enseñanza y la investigación en la institución a la que sirven ^[18] y las bibliotecas públicas recopilan materiales que se espera que satisfagan las demandas del público al que sirven.

Las políticas de cobranza de muestra incluyen:

• Declaraciones de política de colecciones de la Biblioteca del Congreso (organizadas por campo) ^[19]
• Declaración de política de colección de la Biblioteca Conmemorativa B. Davis Schwartz ^[20] de la Universidad de Long Island
• Política de colecciones de la Biblioteca Nacional de Nueva Zelandia (política integrada digital y física) ^[21]
• Política de recopilación y conservación de SunSITE ( biblioteca digital ) ^[22]

Además de establecer prioridades para la compra de materiales, las políticas de colecciones también sirven como guía cuando a las bibliotecas se les ofrecen obsequios de materiales o donaciones . La adquisición de materiales puede ser menos costosa que el procesamiento (clasificación, catalogación, etc.) y los costos de almacenamiento a largo plazo de muchos materiales, e incluso los obsequios a las bibliotecas suelen tener costos asociados.

La política de una institución también puede buscar incluir un historial de la institución.

Consideraciones legales y éticas

Además de las normas generales de cuidado, una política de gestión de colecciones también se rige por las restricciones legales locales e internacionales impuestas a determinados objetos del patrimonio cultural y las necesidades de gestión asociadas a ellos. Existen innumerables leyes en los libros que especifican cómo se deben manejar y mantener las antigüedades , los hallazgos arqueológicos y las piezas étnicas para garantizar su seguridad física, así como las consideraciones éticas que deben abordar estos objetos de colección únicos.

Ejemplos de leyes locales dentro de los Estados Unidos de América incluyen:

• Act for the Preservation of American Antiquities , 8 de junio de 1906 (“The Antiquities Act”) (16 USC 431-433): autoriza al presidente de los Estados Unidos a declarar monumentos nacionales y hace cumplir las regulaciones que protegen los sitios arqueológicos y los objetos excavados. ^[23]
• Ley de administración de propiedades de museos de 1955 , (16 USC, Sect. 18 [f]): explica las responsabilidades y acciones que puede realizar el Secretario del Interior de los Estados Unidos a través del Servicio de Parques Nacionales para incluir la aceptación de donaciones y legados de dinero, comprar objetos y colecciones de museo, realizar intercambios de objetos o colecciones de museo y aceptar y hacer préstamos de objetos o colecciones de museo. ^[24]
• Ley de repatriación y protección de tumbas de nativos americanos de 1990 (NAGPRA) , (25 USC 3001-13): identifica los derechos de propiedad y control de los elementos culturales de los nativos americanos. ^[25]

Ejemplos de legislación internacional incluyen:

• La Convención de La Haya para la Protección de los Bienes Culturales en caso de Conflicto Armado (adoptada el 14 de mayo de 1954): un tratado internacional centrado en la protección del patrimonio cultural, como monumentos arquitectónicos, lugares arqueológicos, obras de arte y cualquier objeto que se considere que tiene valor artístico. , significado histórico o científico. ^[26]
• Convención sobre las Medidas para Prohibir e Impedir la Importación, Exportación y Transferencia de Propiedad Ilícitas de Bienes Culturales (París, 14 de noviembre de 1970): un acuerdo internacional para oponerse a las prácticas de importación, exportación y transferencia de propiedad ilícitas de bienes culturales en para preservar mejor los bienes culturales de los países del mundo. ^[27]
• Convención para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial (París, 17 de octubre de 2003): un acuerdo internacional diseñado para salvaguardar el patrimonio cultural inmaterial y, al mismo tiempo, concienciar y valorar el mismo. El patrimonio cultural inmaterial incluye "las prácticas, representaciones, expresiones, conocimientos, habilidades - así como los instrumentos, objetos, artefactos y espacios culturales asociados a ellos - que las comunidades, los grupos y, en algunos casos, los individuos reconocen como parte de su patrimonio cultural. " ^[28]

Alcance de la colección

Escrito como una subsección de la política general de gestión de colecciones, la mayoría de los coleccionistas e instituciones culturales utilizan una política de colecciones , o una política de criterios de selección, en la que se describe el propósito de la colección y los tipos de objetos que se consideran más relevantes. La política de colección establece el alcance de la colección y su relevancia para la declaración de misión de la institución al servir como "una descripción amplia de las colecciones [de la institución] y una explicación de cómo y qué colecciona el museo y cómo se utilizan esas colecciones". ^[29]El alcance de la colección, tal como se establece en esta política, sirve para definir si, cuándo y cómo una institución cultural opta por la adhesión o la desaparición de objetos de su colección. Además, como los diferentes tipos de colecciones requieren protocolos de cuidado únicos, la política de colecciones también detalla las categorías asociadas con la colección, como biblioteca o archivo, educación o investigación, permanente y exhibición. La política de cobranza también puede abordar conflictos de intereses para los empleados que mantienen colecciones personales similares a las de la institución en la que están empleados. ^{[15] [29]}

Adhesión

La adhesión se puede definir como "el proceso de crear un registro permanente de un objeto, conjunto o lote recibido de una fuente a la vez para el cual la [institución] tiene la custodia, el derecho o el título, y la asignación de un número de control único a dicho objeto, conjunto o lote ". ^[30] Como parte de la política de alcance de la colección, los coleccionistas y las instituciones deben establecer los términos de la adquisición para garantizar que solo los objetos relevantes se incorporen con éxito a la colección. Esta parte de la política discute: quién dentro de la institución está autorizado para tomar decisiones sobre si un objeto se adquiere o no, bajo qué términos legales se adquirirá el objeto (es decir, documentación que pruebe la compra legal, restricciones de importación y exportación, y propiedad intelectual derechos) y repositorioinformación del acuerdo si el objeto se va a almacenar dentro de una instalación externa. ^[15] La sección de adhesión de la política de colección también podría discutir las fortalezas y debilidades de la colección al examinar la historia de la colección en su conjunto. Esto, a su vez, permite que el recolector o la institución establezcan pautas para mejorar, hacer crecer y desarrollar la colección de la manera que sea más beneficiosa. ^[29]

Baja

Artículo principal: Desactivación

La desaparición es lo opuesto a la adhesión e implica la eliminación permanente de un objeto y todos los registros asociados de la colección de un coleccionista o institución. Al igual que la parte de adhesión de la política de cobranza, la sección de cancelación establece los términos bajo los cuales se puede considerar la remoción de un objeto, así como las personas con la autoridad para aprobar el proceso. Además, esta sección establece las restricciones legales asociadas con la eliminación del objeto y los tipos de eliminación que son apropiados según el motivo de la eliminación. ^[15] Hay muchas razones por las que un objeto puede eliminarse de una colección, entre las que se incluyen:

• Se ha considerado que el objeto ya no es relevante para la misión del titular de la colección o el alcance de la colección permanente.
• La condición del objeto se ha deteriorado o se ha dañado hasta tal punto que el poseedor de la colección no puede implementar reparaciones de restauración, o el objeto ahora representa un riesgo para la salud del personal de la institución.
• La institución ya no posee los medios para mantener el objeto en un ambiente adecuado debido a preocupaciones financieras o presupuestarias, pérdida de personal, falta de equipo, etc.
• La institución ya posee objetos similares dentro de la colección, lo que provoca una redundancia innecesaria.
• El objeto se ha considerado falso o falsificado, o no es auténtico y ya no es relevante para la colección en general.
• El poseedor de la colección se encuentra en una posición en la que la desaccesión de un objeto mejorará la calidad del cuidado y la función de la colección restante. ^[31]

Préstamos y custodia temporal de objetos

Los recaudadores y las instituciones recaudadoras a veces transfieren objetos hacia o desde sus colecciones por períodos de tiempo temporales como parte de acuerdos de préstamo o custodia temporal. Estos préstamos ayudan a compartir y difundir información a diferentes comunidades y pueden resultar mutuamente beneficiosos tanto para las personas como para las instituciones que poseen la colección. ^[29]Los préstamos pueden ocurrir por una variedad de razones y para propósitos de política, los préstamos se pueden definir como: préstamos para exhibiciones estacionarios o itinerantes, préstamos de intercambio, préstamos para estudios, obsequios prometidos, obsequios con intereses fraccionarios (un "interés restante del donante en un obsequio parcial"), y préstamos a largo plazo. Las políticas de préstamos también pueden aplicarse a adquisiciones durante el período de procesamiento, objetos no solicitados hasta que se pueda organizar una devolución y objetos de colección o aquellos objetos encontrados, abandonados o no reclamados, en los que la propiedad no está clara. ^{[29] [32]}

Dentro de la sección de alcance de cobranzas de una política de gestión de cobranzas, normalmente hay un área dedicada a discutir los procedimientos para la aprobación y aceptación de préstamos, las tarifas de adquisición asociadas, la documentación requerida, los requisitos de seguro específicos y las instrucciones de monitoreo para las existencias temporales. Esta sección también puede incluir información sobre préstamos antiguos y trabaja con restricciones que rigen si se les permite abandonar la institución de cartera y cuándo. ^[29] La política de préstamos debe abordar tanto los préstamos entrantes como los salientes con procedimientos escritos detalladamente explicados. ^[32]

Gestión de riesgos

Artículo principal: Gestión de riesgos (propiedad cultural)

La gestión de colecciones se centra en gran medida en los estándares de planificación y respuesta, y establece estas prácticas en documentos que detallan cómo el personal responsable del cuidado de una colección debe abordar los diversos peligros para la colección. ^[33] Un plan de gestión de riesgos es la sección de la política que identifica los peligros potenciales para la colección en función de la región en la que se encuentra la colección, incluidos incendios, terremotos, actividades delictivas o inundaciones, además de los daños por reparaciones y fallas en el edificio. , cuidado inadecuado de las colecciones y negligencia. ^[34]

Mantenimiento de colecciones

Las instalaciones de almacenamiento visual en el Victoria and Albert Museum de Londres, Inglaterra.

Cajones de almacenamiento de muestras de insectos en el Museo de la Alta Silesia en Bytom, Polonia.

Artículos principales: Mantenimiento y preservación de colecciones (biblioteca y archivo)

El cuidado de las colecciones se puede definir como las medidas de cuidado preventivo físico que se toman para prevenir daños o retrasar el deterioro natural de los objetos de colección del patrimonio cultural. Estas prácticas se esfuerzan por brindar una mayor seguridad para las colecciones al minimizar los daños de fuentes externas, como el manejo inadecuado, el vandalismo, los cambios climáticos, la sobreexposición a la luz y las plagas. ^[35] Una política de gestión de colecciones examina detenidamente el cuidado y el mantenimiento de las colecciones (museo)necesidades de los objetos individuales dentro de la colección, con el fin de proporcionar prácticas y estándares sobre cómo mitigar las amenazas, así como los procedimientos adecuados para abordar los problemas a medida que surgen. Los subtemas dentro de esta sección pueden incluir alojamiento de exhibición y almacenamiento, empaque y transporte, y manejo integrado de plagas.

Carcasa de exhibición y almacenamiento

Cuando los objetos se mantienen dentro de una colección, ya sea en almacenamiento o en exhibición en una exhibición, la principal preocupación debe ser la seguridad continua de la colección. Para lograr esto, el recolector o institución de tenencia debe tomar en consideración los contenedores adecuados de vivienda, así como las condiciones ambientales necesarias para evitar daños. La política de gestión de colecciones para la colección debe contener secciones en las que se aborden en su totalidad las necesidades de alojamiento de exhibición y almacenamiento de los objetos. Puede ser necesario consultar con un conservador-restaurador para abordar estos temas en su totalidad.

En términos de vivienda, el diseño estructural sólido es vital para garantizar que los objetos no sufran daños mientras están estacionados. Esto incluye tener en cuenta el acolchado y el soporte de los objetos para evitar daños por golpes y enganches, y vitrinas o monturas estables, que a menudo requieren la colaboración de un fabricante de monturas para garantizar una creación e instalación adecuadas. Los soportes, estantes, cajones y estuches, además de sujetadores, adhesivos, papeles y espumas, deben elegirse en función de su compatibilidad con el diseño estructural y los materiales de cada objeto individual. ^[36] La política de gestión de colecciones debe describir las especificaciones de la vivienda, como el uso de materiales libres de ácido (pH neutro) y sin colorantes; tipos de gabinetes cerradosdonde esté disponible; revestimientos apropiados tales como tejidos (por ejemplo, muselina sin blanquear ), láminas de polietileno y espuma de celda cerrada (por ejemplo, Ethafoam); recipientes de papel, plástico, madera o metal; recintos como carpetas o tapetes; y estándares para marcos, soportes y montajes. ^[37]

Las principales condiciones ambientales que requieren protocolos descritos en la política de gestión de colecciones incluyen temperatura , humedad relativa (RH), luz y contaminantes . ^[38] Es imposible prevenir por completo el deterioro natural de los objetos, pero al monitorear cuidadosamente e implementar políticas con respecto a las condiciones ambientales, los efectos de estas condiciones pueden reducirse en gran medida.

• Temperatura : se permite cierta flexibilidad al abordar la temperatura, ya que es imposible controlar el clima externo. Sin embargo, los estándares de las políticas deben apuntar a establecer rangos de temperatura que estén optimizados para el tipo de objetos que se preservan, las restricciones energéticas y financieras del coleccionista o la institución, así como los niveles de comodidad humana dentro de las galerías de exhibición y las instalaciones de almacenamiento. ^[39]
• Humedad relativa : al igual que la temperatura, los estándares de humedad relativa también permiten algunas fluctuaciones, aunque las políticas deben tener en cuenta que la humedad excesiva o los cambios repentinos y dramáticos en la humedad relativa pueden ser dañinos para casi todos los materiales del patrimonio cultural y pueden causar problemas como corrosión , moho crecimiento, agrietamiento, ^[40] deformación, ^[41] o fragilización . ^{[39] [42]}
• Luz : Hay dos tipos de luz, ultravioleta (UV) y luz visual , tal como la percibe el ojo humano, que deben abordarse dentro de la gestión y el cuidado de las colecciones. Los efectos de la exposición a la luz visual son acumulativos, pero la luz visual es necesaria para ver y manipular con seguridad los objetos dentro de una colección, lo que significa que deben establecerse normas para limitar el tiempo y los niveles de intensidad de la exposición a la luz visual, sin poner en riesgo la seguridad de los visitantes o del personal. ^[43] La luz ultravioleta, por otro lado, no es necesaria para ver o manipular las colecciones y, como tal, debe eliminarse tanto como sea posible mediante el uso de filtros para evitar daños como el amarilleo o la desintegración. ^[43]
• Contaminantes : Los contaminantes pueden tomar una variedad de formas, como gases, líquidos o sólidos, y pueden representar una amenaza no solo para una colección, sino también para aquellas personas que entran en contacto cercano con los contaminantes. Para garantizar la seguridad del personal y los objetos, es necesario que una política de gestión de colecciones especifique los métodos adecuados para documentar e investigar los objetos que son un riesgo de traer contaminantes a la colección, así como explicar qué precauciones se deben tomar para evitar accidentes. contaminación como resultado de un error humano o la descomposición química de los objetos de colección. Los objetos contaminados pueden mostrar signos de desintegración, decoloración ^[44] o corrosión. ^[38]

Embalaje y transporte

Idealmente, los objetos dentro de una colección deben manipularse lo menos posible, ya que cada vez que se manipulan, tienen un mayor riesgo de daño. Una caja de exhibición y almacenamiento adecuada ayudará a mitigar algunos de los riesgos de daños accidentales, pero es importante crear e implementar altos estándares para el cuidado y manejo de rutina, así como el empaque y transporte de los objetos de colección. ^[45]Es extremadamente importante asegurarse de que el personal conozca y esté informado sobre las prácticas estándar para el manejo de objetos, como los protocolos de lavado de manos, el uso apropiado de guantes de algodón o látex, las prácticas establecidas para identificar las debilidades estructurales que pueden requerir cuidados especiales y los modos aceptados. del transporte de objetos dentro de la institución de retención (es decir, plataformas, carritos, sartenes, almohadillas y papeles de seda). ^[46]

A veces, un coleccionista o una institución tendrá la necesidad de mover objetos fuera de las ubicaciones de exhibición y almacenamiento. Por lo tanto, la política de gestión de colecciones, que analiza los procedimientos adecuados para préstamos y adquisiciones, también debe abordar los protocolos de embalaje y transporte adecuados para garantizar que los objetos lleguen a su destino de manera segura. Para garantizar un transporte seguro, las técnicas de manipulación segura deben combinarse con los requisitos de embalaje individuales para el objeto específico que se envía. Idealmente, el objeto se empaquetará en un contenedor de envío.que brinda protección contra golpes, vibraciones, cambios climáticos repentinos y mal manejo. Las políticas de gestión de colecciones asesorarán al personal sobre la mejor manera de abordar problemas como "la fragilidad del objeto, el método de envío, el clima a través del cual viajarán los objetos y el clima en el destino del objeto". ^[45] Durante el proceso de empaque y transporte, es probable que varios departamentos dentro de la institución de envío puedan contribuir, y se debe coordinar la colaboración con la institución receptora para brindar políticas de aclimatación y desembalaje del objeto una vez recibido. ^{[47] [48]}

Manejo integrado de plagas

Artículos principales: Manejo integrado de plagas (propiedad cultural) y Control y prevención del moho (biblioteca y archivo)

Dentro de la sección de cuidado de colecciones de una política de gestión de colecciones, normalmente hay una sección dedicada al manejo integrado de plagas (MIP). Esta sección cubre las políticas relacionadas con los métodos de prevención y supresión de varios tipos de plagas que normalmente se encuentran dentro de las colecciones. IPM se enfoca en utilizar técnicas de prevención y tratamiento sin pesticidas para minimizar los riesgos para la salud del personal, así como los daños a la colección en sí. Los ejemplos de tipos de plagas que deben abordarse incluyen "insectos, moho, ratones, ratas, pájaros y murciélagos". ^[49]

El aspecto de gestión de la colección de IPM implica la creación e implementación de políticas para la inspección de rutina de los objetos y las instalaciones de vivienda, los procedimientos de captura autorizados y la documentación de todas las inspecciones o programas de captura utilizados dentro de la instalación. Estas políticas se denominan controles culturales y las técnicas físicas utilizadas como parte del cuidado de las colecciones se conocen como controles mecánicos. ^[49] Los controles culturales específicos que pueden documentarse dentro de la política de gestión de colecciones incluyen:

• Normas para la inspección de todos los materiales nuevos que se llevarán a las áreas de recolección, incluidas las nuevas adquisiciones y préstamos, y los materiales de almacenamiento o embalaje.
• Prácticas definidas para el mantenimiento diario de colecciones y limpieza general de las instalaciones de almacenamiento de colecciones.
• Restricciones en áreas dentro del edificio donde se permiten y prohíben alimentos, bebidas y fumar.
• Documentación que muestre el control cuidadoso de las plantas colocadas alrededor del exterior del edificio, con especial atención a la proximidad de plantas vivas y mantillo al edificio, además de prohibir las plantas vivas y secas dentro del edificio.
• Políticas para el cuidado estándar de las colecciones, incluida la humedad relativa y las pautas de almacenamiento y alojamiento. ^[49]

El personal de la Marina de los Estados Unidos mueve un avión antiguo dañado del Lone Star Flight Museum durante la recuperación de desastres después del huracán Ike en Galveston, Texas , el 21 de septiembre de 2008.

Gestión de emergencias

Creada en conjunto con la política de gestión de la colección, la mayoría de las instituciones recolectoras también poseerán una política de preparación para desastres y respuesta a emergencias que describe los procedimientos que se deben tomar para evitar lesiones o la pérdida de la vida de todo el personal y los visitantes del edificio, así como la forma de minimizar los daños. o pérdida de la colección. ^[50]El plan debe describir los protocolos sobre cómo manejar un desastre, comenzando con la cadena de mando dentro del equipo de respuesta a emergencias, así como las responsabilidades individuales de cada miembro del personal. El equipo de respuesta a emergencias incluirá un funcionario administrativo responsable de notificar a otros miembros del equipo sobre un desastre y supervisar la implementación de las tareas de respuesta a emergencias. Por lo general, estos miembros del personal están capacitados en los protocolos adecuados de manejo de colecciones. El plan de preparación para desastres y respuesta a emergencias también debe incluir instrucciones detalladas que expliquen cómo se debe manejar cada tipo de desastre, incluida la evaluación inicial de amenazas.y respuesta, procedimientos de evacuación cuando corresponda, planes de mitigación de daños, prioridades de salvamento e inventarios posteriores al daño y procedimientos de recuperación. ^{[51] [52]}

Ver también

• Gestión de archivos
• Fondos
• Colección (museo)
• Conservación-restauración
• Conservador-restaurador
• Gestión del patrimonio cultural
• Curador
• Preservación digital
• Plan de recuperación en un desastre
• Conservación de objetos
• Preservación (biblioteca y archivo)

Referencias

1. Johnson, Peggy (2009). "1: Introducción a la Gestión y Desarrollo de Cobranzas" . Fundamentos del desarrollo y la gestión de colecciones (2 ed.). Chicago, IL: Asociación Estadounidense de Bibliotecas. pag. 2 . ISBN 978-0-8389-0972-0.
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17. Para intentar hacer esto, consulte Biblioteca universal .
18. materiales donados pueden estar sujetos a criterios menos rigurosos y los materiales electrónicos generalmente se seleccionan de grandes colecciones de publicaciones seriadas y bases de datos que pueden contener una mezcla de materiales apropiados e inapropiados.
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enlaces externos

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