Un Sistema de Gestión de Colecciones ( CMS ), a veces llamado Sistema de Información de Colecciones , es un software utilizado por el personal de colecciones de una institución colectora o por coleccionistas privados individuales y aficionados o entusiastas de la colección. Las instituciones colectoras son principalmente museos y archivos y cubren una gama muy amplia, desde grandes instituciones internacionales hasta instituciones muy pequeñas o especializadas en nichos, como los museos históricos locales y las sociedades de preservación. En segundo lugar, bibliotecas y galeríastambién son instituciones de recaudación. Los sistemas de gestión de colecciones (CMS) permiten a las personas o instituciones de recogida organizar, controlar y gestionar los objetos de sus colecciones mediante el "seguimiento de toda la información relacionada con y sobre" esos objetos. [1] En instituciones más grandes, el personal de colecciones, como registradores , administradores de colecciones y curadores , puede utilizar el CMS para registrar información como ubicación de objetos, procedencia , información curatorial, informes de conservación, evaluaciones profesionales e historias de exposiciones. A toda esta información registrada también se accede y es utilizada por otros departamentos institucionales como “educación, membresía, contabilidad y administración”. [2]
Aunque los primeros sistemas de gestión de colecciones eran bases de datos de catalogación, esencialmente versiones digitales de catálogos de tarjetas, se están utilizando sistemas más recientes y avanzados para mejorar la comunicación entre el personal del museo y para automatizar y gestionar tareas y flujos de trabajo basados en colecciones. [3] Los sistemas de gestión de colecciones también se utilizan para proporcionar acceso a la información sobre las colecciones y los objetos de una institución a investigadores académicos, voluntarios institucionales y el público, cada vez más a través de métodos en línea. [4]
Desarrollo e historia de los sistemas de gestión de colecciones.
Desde que se desarrollaron estándares legibles por máquina para bibliotecas en la década de 1960, los museos han tenido interés en utilizar computadoras para registrar información sobre sus colecciones. Sin embargo, los museos tienen necesidades muy diferentes a las de las bibliotecas; Si bien la información bibliográfica sobre un objeto de la colección de una biblioteca suele ser estática, los registros de los museos cambian constantemente debido a la necesidad continua de que se agregue a los registros nueva información sobre los objetos del museo. [5] Ya en 1967, Museum Computer Network (MCN), un grupo informal de museos de Nueva York, intentó crear una base de datos de gestión de colecciones llamada GRIPHOS, y en una conferencia del Metropolitan Museum of Art e IBM en 1968, los oradores discutieron y proyectos propuestos para automatizar la gestión de cobranzas. [6] En un esfuerzo por coordinar la investigación sobre el desarrollo de estos sistemas, se crearon asociaciones profesionales como el Comité Coordinador del Banco de Datos de Museos (MDBCC), formado en 1972, para difundir información sobre computadoras y bases de datos a los museos interesados en implementar sistemas de colecciones computarizados. [7] Durante la década de 1980, los sistemas de gestión de colecciones se hicieron más avanzados con el surgimiento de las bases de datos relacionales que "[relacionan] cada pieza de datos con todas las demás", [8] y durante este tiempo algunos de los sistemas más populares de la actualidad se desarrollaron originalmente para instituciones específicas “basados en bases de datos relacionales genéricos” - como la Galería Sistemas el Sistema museo para el Museo Metropolitano de Arte y Re: Proficio descubrimiento de Software para la Fundación Thomas Jefferson en Monticello . - antes de ser liberados como productos comerciales [9] durante la década de 1990 , con las computadoras cada vez más rápidas y más baratas y con el auge de Internet, el software de administración de colecciones se volvió mucho más sofisticado, capaz de "presentar imágenes, ordenar información en cualquiera de una miríada de configuraciones, registrar información de exhibición, rastrear ubicaciones e interactuar con un sitio web de museo ". [10]
Aunque el objetivo durante la década de 1960 era utilizar computadoras para el mantenimiento de registros de colecciones con fines de responsabilidad, el director ejecutivo de MCN, Everett Ellin, advirtió que los profesionales de los museos deberían incluir el acceso público como un objetivo porque “no valdría la pena el esfuerzo si los museos solo crean un glorificado sistema de mantenimiento de registros ". [11] Los sistemas de gestión de colecciones se han convertido en herramientas cruciales para aumentar el acceso público a la información de colecciones, expandiendo los tipos de información que se registran. Lo que una vez fue" una herramienta simple para el cuidado e inventario de colecciones "se ha convertido en" un instrumento robusto y poderoso para guardar toda la información sobre los objetos del museo ", incluido el material interpretativo, los objetos digitales y los sustitutos digitales. Dado que algunos sistemas de gestión de colecciones ahora incorporan la gestión de activos digitales y el almacenamiento de información de contenido, muchos profesionales de los museos han comenzado a utilizar el acrónimo CMS para referirse a " Content Management System ". [12]
Información gestionada en sistemas de gestión de cobros
En 1997, el historiador del arte y consultor de estudios de información de museos Robert A. Baron describió los requisitos para los sistemas de gestión de colecciones, no como una lista de los tipos de información de objetos de colecciones que deberían registrarse, sino más bien como una lista de actividades de colecciones como la administración, préstamo, exhibición, preservación y recuperación, [13] tareas de las que los museos habían sido responsables mucho antes de la invención de las computadoras, y muchos sistemas modernos de gestión de colecciones van más allá de la catalogación al ayudar en la gestión de estos procesos y flujos de trabajo. [14] La Lista de verificación de criterios del software de gestión de colecciones de la Red de información del patrimonio canadiense (CHIN) (CMSCC), que tiene como objetivo ser una lista completa de los tipos de información que un museo puede querer registrar en un CMS, organiza esa lista por procesos y acciones. en lugar del tipo de información. La lista de verificación "describe una serie de características que se incluyen comúnmente en un CMS comercial, que pueden ayudar a un museo a determinar qué características tienen prioridad". [15]
Entrada de objeto
Gestionar y documentar la información y las tareas relacionadas con los objetos que ingresan al museo, incluidos los registros de adquisición o préstamo, recibos, registro del motivo del depósito del objeto y registro de la devolución del objeto a su propietario.
Adquisición
La gestión y documentación de los objetos agregados a la colección de la institución, incluidos los números de acceso , los números de catálogo, el nombre o título del objeto, la fecha de adquisición, el método de adquisición y la transferencia del título. Hay muchos sistemas diferentes de numeración de accesiones, y un CMS debería permitir que una institución utilice su sistema de numeración existente. [dieciséis]
Control de inventario
Identificación de los objetos sobre los que la institución tiene una responsabilidad legal, incluidos los objetos prestados y los objetos que no han sido accesados. La información registrada incluye la ubicación y el estado del objeto.
Control de ubicación y movimiento
Registros de la ubicación actual y pasada de un objeto dentro de las instalaciones de la institución para que pueda ser localizado, incluidas las fechas de movimiento y autorizaciones de movimiento.
Descripción del catálogo
Información que describe e identifica objetos, incluido el creador / fabricante / artista, fecha (s) de creación, lugar de creación, procedencia, historial del objeto, investigación sobre el objeto y conexiones con otros objetos.
Manejo de la conservación
El manejo de información sobre la conservación de un objeto “desde una perspectiva curatorial y de manejo de colecciones ”, incluyendo solicitudes de conservación, registros de examen, informes de condición, registros de acciones preventivas e historiales de tratamiento. [17]
Gestión de riesgos
Gestión de información sobre posibles amenazas a los objetos de la colección, incluida la documentación de amenazas específicas, registros de medidas preventivas, planes y procedimientos de desastres y contactos de emergencia.
Control de gestión y valoración de seguros
Documentación de las necesidades de seguro de los objetos de los que es responsable la institución (incluidos los objetos prestados), así como el valor monetario de los objetos a efectos del seguro. Esto puede incluir los nombres y la información de contacto de los tasadores, así como el historial de tasación.
Gestión de exposiciones
Gestión de la exposición o exhibición de un objeto, incluido el historial de la exposición y la documentación de la investigación realizada sobre un objeto para una exposición. Los sistemas de gestión de colecciones más avanzados pueden tener la capacidad de presentar información del sistema en el sitio web de un museo o en una exhibición en línea.
Envío / envío / transporte
Gestión de los objetos que salen de las instalaciones de la institución y se trasladan a una ubicación diferente, incluida la información de ubicación, notas de empaque, dimensiones de la caja, autorizaciones, información de aduanas y documentación del medio de transporte (incluida la información de mensajería). [18]
Préstamos y préstamos
Gestionar la transferencia temporal de responsabilidad de un objeto del museo a otra institución o viceversa, incluidos los acuerdos de préstamo, historial de préstamos, registros de costos y pagos, listas de empaque y registros de préstamos vencidos.
Baja y eliminación
Manejo y documentación de los objetos dados de baja y que salen de la colección de la institución, ya sea por transferencia, venta, permuta o destrucción / pérdida, incluyendo transferencia de título, registros de aprobación y motivo de disposición. [19]
Características de los sistemas de gestión de colecciones.
Funcionalidad
Un sistema de gestión de colecciones debe poder almacenar datos, editar datos, eliminar datos, acceder a datos a través de consultas, ordenar datos y generar datos en forma de informes. [20] Los datos se almacenan en forma de tablas y se ingresan en el sistema (y en ocasiones se editan) mediante formularios. Las consultas son búsquedas que ayudan a recuperar datos específicos del sistema, y los informes "son el medio por el cual se muestran o imprimen los resultados de una consulta". [21]
Flexibilidad
Un CMS eficiente, como una buena base de datos relacional, no debe tener registros duplicados y no debe requerir que la misma información se registre en más de un lugar del sistema. Al mismo tiempo, el sistema debe ser lo suficientemente flexible para dar cabida a más datos a medida que se amplían las colecciones. [22] El usuario también debe comprender que no toda la información debe ingresarse en un Sistema de Gestión de Cobranzas; por ejemplo, información compleja como dimensiones y medidas complicadas. Es posible que algunas instituciones no deseen registrar información confidencial, como la información privada de los donantes, en un CMS y, en su lugar, guardarla en un archivo manual o en un archivo digital seguro y separado, con indicaciones a la ubicación del archivo registrada en el CMS. [23] Sin embargo, otros argumentan que dicha información confidencial debe registrarse en el CMS para proteger la información en caso de un desastre donde los archivos manuales pueden ser destruidos.
Backup y redundancia
Un CMS debe tener "un proceso integrado de respaldo y recuperación" para proteger los datos no solo contra fallas y desastres del equipo, sino también contra errores humanos, que pueden resultar en la pérdida o corrupción de los datos. Las copias redundantes de la información deben almacenarse en múltiples ubicaciones y el proceso de respaldo puede automatizarse. [24]
Estándares de datos
Debido a que un sistema computarizado "exige un grado mucho mayor de precisión en el uso del lenguaje para la catalogación y recuperación de datos que un sistema manual", los estándares de datos y metadatos deben aplicarse en un Sistema de Gestión de Cobranzas. [25] Los estándares de datos proporcionan reglas sobre cómo se ingresa la información en el sistema, y los datos que se ingresan al sistema de manera consistente permiten una recuperación de información más exacta y precisa y un intercambio de datos más fácil entre diferentes sistemas. [26]
Los tres tipos de estándares de datos son estructura, contenido y valor:
- Los estándares de estructura de datos describen los campos y categorías de información (a veces denominados elementos) que se requieren para identificar un objeto. En un CMS de museo, estos campos a menudo incluyen número de acceso, título / nombre del objeto, fabricante / creador del objeto, lugar de creación / origen, fecha de creación, dimensiones, material y fuente del objeto (por ejemplo, nombre del donante o vendedor). [27] Ejemplos de estándares de estructura de datos ampliamente utilizados para objetos culturales son el Dublin Core Metadata Element Set (DC), Categorías para la Descripción de Obras de Arte (CDWA), los formatos MARC , los conjuntos de elementos de Catalogación de Objetos Culturales ( CCO) y las categorías principales de la VRA ( Asociación de recursos visuales ). [28]
- Los estándares de contenido de datos proporcionan pautas para el formato de la información que se ingresa en los campos, “controlando la sintaxis, el estilo, la gramática y las abreviaturas” que deben usarse. [29] Ejemplos de estándares de contenido de datos utilizados en instituciones que recolectan objetos culturales incluyen Catalogación de objetos culturales (CCO) y Describiendo archivos: un estándar de contenido (DACS).
- Los estándares de valor de datos proporcionan los términos y el vocabulario preferidos para ser utilizados en los campos, a menudo en forma de listas de autoridad , léxicos, diccionarios de datos y tesauros. Los ejemplos incluyen el Tesauro de Arte y Arquitectura de Getty (AAT) y el Tesauro de Nombres Geográficos (TGN), Nomenclatura 4.0 para Catalogación de Museos e Iconclass . [30]
Si bien la mayoría de estos estándares de datos se aplican a la catalogación y descripción de objetos culturales, también se están haciendo esfuerzos para crear estándares de datos para colecciones de historia natural. Basado en Dublin Core, el estándar Darwin Core (DwC) es un estándar de estructura de datos para información sobre biodiversidad cuyo "glosario de términos" son los "campos" y "elementos" necesarios para catalogar especímenes y muestras de historia natural y biológica. [31]
Al reconocer la importancia de los estándares de datos para muchos usuarios, algunos desarrolladores anuncian que sus sistemas de gestión de colecciones cumplen con ciertos estándares. Por ejemplo, el CMS del Museo Adlib está “certificado como compatible con SPECTRUM por el Collections Trust” y “también incorpora otros estándares internacionales como las pautas ' CIDOC ' y el 'Object ID' de Getty”. [32]
Seguridad y acceso
Un Sistema de Gestión de Cobranzas debe tener medidas de seguridad que “aseguren que solo las personas autorizadas puedan ingresar, editar o ver” la información contenida en el sistema. [33] Sin embargo, existe una creciente demanda de acceso público a algunas de las colecciones y la información de objetos contenida en el CMS, lo que “ayuda a cumplir la misión de un museo de educar al público y demostrar que los objetos que se encuentran en fideicomiso del público se utilizan para el público beneficio ”al mismo tiempo que alienta al personal de cobranza a“ apoyar la administración básica de la colección ”asegurando que la información sobre el objeto sea precisa antes de ser accesible al público. [34] El sistema debe permitir que el público pueda realizar y perfeccionar búsquedas de información de acceso público en el sistema. [35]
Derechos y reproducciones
Un CMS también debe permitir al personal de colecciones administrar información sobre los derechos de reproducción de los objetos de los que la institución es responsable, incluido el tipo de esquema de derechos de autor que se está aplicando (por ejemplo, derechos de autor de EE. UU. O licencia Creative Commons ), propiedad de los derechos de autor y marcas de agua digitales. [36]
Consideraciones al seleccionar un sistema
Dado que cada museo tiene necesidades diferentes, un museo debe realizar una evaluación de necesidades antes de seleccionar un sistema de gestión de colecciones. El museo debe determinar qué procesos de colecciones necesita que el sistema gestione. [37] El museo también debe identificar quién utilizará el sistema y considerar factores como el tamaño de la colección (presente y futura), las habilidades tecnológicas del personal y el presupuesto / precio. [38] Otra recomendación es trazar los objetivos a corto y largo plazo para el nuevo CMS y luego determinar cómo el sistema puede ayudar a aumentar la eficiencia del museo. [39]
Sistemas de gestión de la información de conservación
Los sistemas de gestión de colecciones tienen su origen en la catalogación y el registro y, en consecuencia, la mayoría de los sistemas gestionan la información y los registros "desde una perspectiva curatorial y de gestión de colecciones". [40] La información de conservación en estos sistemas a menudo se limita a la notificación de condiciones y la documentación del historial de tratamiento. Si bien algunos sistemas avanzados permiten a los registradores administrar las tareas del flujo de trabajo, como aprobaciones y recibos, la mayoría de los sistemas no pueden administrar los flujos de trabajo de conservación. Muchos conservadores también necesitan un sistema que no solo pueda almacenar y administrar la documentación de conservación, sino que también comparta fácilmente esa información con otros conservadores y Instituciones.
Referencias
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