Una política de gestión de colecciones sienta las bases de cómo un museo maneja situaciones relacionadas con su colección. Puede definirse como “una declaración escrita detallada que explica por qué un museo está en funcionamiento y cómo se ocupa de sus actividades. La política articula los estándares profesionales del museo con respecto a los objetos que se dejan a su cuidado y sirve como guía para el personal ”. [1]Dado que los museos a menudo se enfrentan a preguntas que tratan sobre qué objetos deben adquirir, cómo manejar el retiro o el préstamo de objetos de la colección o los estándares de cuidado de los objetos; Es imperativo tener una política bien redactada que pueda ayudar a prevenir posibles problemas por parte del museo. La prevención es el mejor enfoque cuando se trata de operaciones y objetos en la colección, por lo tanto, la política es un documento importante que se puede considerar casi como límites establecidos para ayudar a asegurar que el museo se mantenga fiel a su misión al mismo tiempo que brinda la mejor atención. para la colección.
Política de redacción
Al redactar una póliza, tómese el tiempo para asegurarse de que cubra cualquier factor posible que pueda afectar la colección, las operaciones o el personal del museo. Es importante tener en cuenta que no todos los museos se crean por igual y, por lo tanto, tendrán sus propias situaciones únicas con las que lidiar. Teniendo esto en cuenta, también se debe tener en cuenta que “las políticas de gestión de colecciones deben redactarse para satisfacer las necesidades de un museo específico, sus colecciones y el uso de esas colecciones”. [2] Para ayudar a asegurar que la política escrita pueda ser puesta en uso, el museo debe estar al tanto de las prácticas y estándares actuales a incluir. La política también debe ser fácil de seguir y, al mismo tiempo, evitar ser demasiado compleja. Durante las etapas iniciales de este proceso, el museo y los miembros del personal deben trabajar juntos para desarrollar procedimientos, revisar la política y revisar según sea necesario hasta que la política esté completa. Hay mucho que considerar y bastante trabajo para escribir este tipo de política, pero como señala la Alianza Americana de Museos, “el proceso de crear e implementar una política es mucho más importante y beneficioso para el museo que el política real en sí. La política puede parecer el resultado final, pero en realidad, el resultado final es una comprensión amplia de la ética y los procedimientos, que influye en el funcionamiento del museo ”. [3]
¿Qué debe incluir una política?
Aunque cada museo es diferente, a continuación se presentan algunos de los factores clave comunes que un museo debe incluir en su política.
Sección introductoria
Dado que casi todas las decisiones que toma un museo se toman teniendo en cuenta la declaración de su misión , es importante que se incluya en la política. Una declaración de misión aborda el enfoque del museo en términos de su propósito y sus roles y responsabilidades para con el público y las colecciones. Esta declaración es lo que ayuda a determinar todo lo que hace el museo y debe ser referenciado regularmente para asegurar que las decisiones sigan en línea con el objetivo original del museo. Las declaraciones de misión de los museos deben adherirse a los estándares de la Alianza Americana de Museos . [4]
Además de la declaración de misión, las políticas suelen incluir una sección que describe el alcance de la colección. Esta es una parte útil de la política que “revisa el historial de la colección; considera sus fortalezas, debilidades y usos actuales; y declara lo que el museo hace y lo que no colecciona ”. La política de colecciones o los criterios de selección de una biblioteca, archivo o colección de museo es una declaración de las prioridades de la institución en lo que respecta a la adquisición de nuevos materiales. Las políticas de cobranza guían el proceso de desarrollo de la colección.
Incluso las bibliotecas más grandes, mejor financiadas y más famosas (como la Biblioteca del Congreso , la Biblioteca Británica y la Universidad de Stanford ) no pueden adquirir, alojar, catalogar y mantener todas las obras, [5] por lo que se requiere una política o un conjunto de criterios para seleccionar que debe adquirirse. En general, la política de colecciones está relacionada con la misión o el propósito de la biblioteca: por ejemplo, las bibliotecas nacionales recopilan materiales relacionados con esa nación o publicados en el territorio de esa nación, las bibliotecas académicas generalmente recopilan materiales utilizados en la enseñanza y la investigación en la institución a la que sirven [6] y las bibliotecas públicas recopilan materiales que se espera que satisfagan las demandas del público al que sirven.
Las políticas de cobranza de muestra incluyen:
- Declaraciones de política de colecciones de la [7] Biblioteca del Congreso (organizadas por campo)
- Declaración de política de colección de la Biblioteca Conmemorativa B. Davis Schwartz [8] de la Universidad de Long Island
- Política de colecciones [9] de la Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda (política digital y física integrada)
- Política de colección y conservación [10] para SunSITE ( biblioteca digital )
Además de establecer prioridades para la compra de materiales, las políticas de colecciones también sirven como guía cuando a las bibliotecas se les ofrecen obsequios de materiales o donaciones . La adquisición de materiales puede ser menos costosa que el procesamiento (clasificación, catalogación, etc.) y los costos de almacenamiento a largo plazo de muchos materiales, e incluso los obsequios a las bibliotecas suelen tener costos asociados.
Esta sección introductoria también puede incluir una historia del museo,
Adquisiciones
La parte de adquisiciones de una política describe si los objetos propuestos deben incluirse o no en la colección del museo. Dentro de esta sección, la política también incluirá quién está involucrado en este proceso de toma de decisiones y si el museo está adquiriendo o no el objeto en forma de préstamo permanente o de corto plazo. Estas adquisiciones deben encajar en el alcance de la colección que ha sido delineado por el museo. Esta parte de la política también puede incluir información relacionada con los recibos de donaciones y garantizar que todos los objetos adquiridos tengan el título adecuado y se hayan obtenido legalmente. [2] La parte de adquisiciones de la política tiende a incluir también pautas para tratar el almacenamiento, el uso potencial y los derechos de autor.
Bajas
La desaparición es el “proceso utilizado para retirar permanentemente un objeto de la colección de un museo o para documentar los motivos de una retirada involuntaria”. [11] De manera similar a las nuevas adquisiciones, la política describirá completamente los pasos que el museo tomará al considerar la remoción permanente de un objeto de la colección. También incluya las razones por las que se debe eliminar el objeto, quién puede proponer la eliminación y quién tiene el voto final sobre la eliminación. Los métodos adecuados de remoción y la forma en que el museo utilizará las ganancias en caso de que se venda y el objeto también son factores clave para incluir en la política. Los museos a menudo declaran su adhesión al Código de Ética para Museos de la Alianza Estadounidense de Museos para asegurarse de que "la eliminación de colecciones mediante actividades de venta, comercio o investigación sea únicamente para el avance de la misión del museo". [3]
Préstamos
La sección de préstamos de una póliza generalmente incluye procedimientos para préstamos entrantes y salientes. Una política de préstamos fuerte asegurará que el préstamo avanza el propósito del museo, que el objeto se cuida correctamente, y que el sistema de registro se puede realizar un seguimiento del objeto de control para la duración del préstamo". [12] Algunos otros Los puntos clave en esta parte de la política se refieren a a quién le prestará el museo; instituciones en lugar de individuos, que el objeto prestado aún se ajusta a la misión del museo y el alcance de la colección, las necesidades de seguros, la duración del préstamo y el uso de fotografías. .
Cuidado de colecciones
Los museos tienen el propósito de proteger y preservar los objetos dentro de su colección. Para garantizar que los objetos reciban el mejor cuidado posible, el museo utiliza esta parte de la política para abordar todos los factores que pertenecen al cuidado de la colección del museo. También identificará a los miembros clave del personal, los niveles requeridos de capacitación para manejar objetos y quién tiene acceso a la colección. Esta sección establecerá los estándares relacionados con temas como almacenamiento en museos, manejo integrado de plagas, conservación, manejo de registros, inventarios y manejo de riesgos. La política debe indicar claramente las responsabilidades que tiene cada miembro del personal para proteger los objetos de la colección.
Almacenamiento
Es probable que no todas las piezas que tiene el museo se exhiban en algún momento. Por lo tanto, es importante que la política describa los estándares para el almacenamiento, ya sea en el sitio o fuera de él. La política aborda las condiciones ambientales adecuadas en las áreas de almacenamiento relacionadas con aspectos como los niveles de luz, la temperatura y la humedad relativa. Esta parte de la política también describirá los estándares que tratan con el embalaje adecuado de los objetos almacenados para asegurar que se utilicen los materiales adecuados y que los objetos similares se agrupen.
Manejo integrado de plagas
El manejo integrado de plagas es esencial para proteger los objetos del museo de los daños causados por plagas. Dentro de esta sección de la política, el museo aborda lo que el museo planea hacer para mantener las plagas fuera del museo. También puede abordar cualquier producto que pueda y no pueda usarse en el museo o en los propios objetos. Al planificar la preparación, la política abordará cómo responderá el museo y a quién debe informar cualquier actividad sospechosa.
Conservación
Los museos trabajan arduamente para garantizar que los objetos de la colección se cuiden adecuadamente, pero la conservación aún es necesaria de vez en cuando para ayudar a mantener los objetos en su estado ideal. La parte de conservación de la política identificará quién tiene el voto final sobre si los objetos pueden ser tratados o no, si el personal tiene responsabilidades relacionadas con el monitoreo activo de los objetos y cómo cubrirá el museo el costo de los fondos para la conservación. También incluirá conservadores específicos para contactar y si hay o no métodos de tratamiento que están prohibidos para su uso. Si el museo tiene un plan de conservación a largo plazo, se puede mencionar aquí. [3]
Gestión de registros y documentación
Este es uno de los roles clave de los miembros del personal que trabajan con cobros. Sin la documentación adecuada, es casi como si el objeto no existiera. Por lo tanto, es imperativo que la política aborde los estándares relacionados con la gestión adecuada de registros y la documentación relacionada con los objetos de la colección. Como señala la Alianza Americana de Museos, “Al escribir esta sección, los museos suelen hacer referencia a los tipos de registros creados, qué información contiene cada registro, las partes responsables de mantener y documentar los registros y cualquier procedimiento y sistema de respaldo”. [13]
Inventarios
El inventario de la colección del museo se utiliza para asegurar que todos los objetos dentro de la colección estén contabilizados y en la ubicación correcta. Esta sección de la política indicará los pasos necesarios a seguir al completar un inventario. También abordará la frecuencia con la que el museo realiza inventarios completos e inventarios de verificación al azar. Los inventarios integrales son aquellos que incluyen la verificación de toda la colección, donde los inventarios de verificación al azar se ocupan de una cantidad seleccionada de objetos aleatorios en la colección que deberán ubicarse y verificarse para el inventario. Esta parte de la política también indica los pasos a seguir y a quién notificar si falta algo.
Gestión de riesgos
El personal del museo puede esperar que nunca ocurra un desastre, pero es importante que los museos cuenten con un plan en caso de que ocurra. La gestión de riesgos con respecto a una política de gestión de colecciones tomará nota de lo que está haciendo el museo en un esfuerzo por proteger mejor los objetos. Esto incluye temas relacionados con la protección contra incendios, las formas de prevenir el moho y la seguridad. El museo también debe tener un plan de respuesta a emergencias.
Ejemplos de políticas
Como se indicó anteriormente, no todas las políticas serán iguales. No existe una plantilla que se pueda utilizar, pero a continuación se muestran ejemplos de políticas que pueden ser beneficiosas para hacer referencia al redactar una política.
Referencias
- ^ Malaro, MC y Pogany DeAngelis, I. (2012). Manual legal sobre la gestión de colecciones de museos (tercera edición). Página 46. Washington, DC: Smithsonian Books.
- ↑ a b Simmons, JE (2010). Políticas de Gestión de Cobranzas. En RA Buck y JA Gilmore (Eds.), Museum Registration Methods (5ª ed., Págs. 24-29). Washington, DC: The AAM Press.
- ^ a b c "Alianza americana de museos. 2012. Guía de referencia de la Alianza que desarrolla una política de gestión de colecciones" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 24 de junio de 2016 . Consultado el 26 de abril de 2016 .
- ^ "Alianza Americana de Museos" . Alianza Americana de Museos .
- ^ Para intentar hacer esto, consulte Biblioteca universal .
- ^ Los materiales donados pueden estar sujetos a criterios menos rigurosos y los materiales electrónicos generalmente se seleccionan de grandes colecciones de publicaciones seriadas y bases de datos que pueden contener una mezcla de materiales apropiados e inapropiados.
- ^ "Declaraciones de política de colecciones y directrices complementarias - Adquisiciones (Biblioteca del Congreso)" . www.loc.gov .
- ^ "Declaración de política de colección de la biblioteca conmemorativa de B. Davis Schwartz" . 6 de julio de 2009. Archivado desde el original el 6 de julio de 2009.
- ^ "Inicio - Biblioteca Nacional de Nueva Zelanda" . www.natlib.govt.nz .
- ^ "Política de colección de la biblioteca digital SunSITE" . 4 de junio de 2009. Archivado desde el original el 4 de junio de 2009.
- ^ Malaro, MC y Pogany DeAngelis, I. (2012). Manual legal sobre la gestión de colecciones de museos (tercera edición), pág. 46. Washington, DC: Smithsonian Books.
- ^ Reibel, DB (2008). Métodos de registro para el pequeño museo (4ª ed.). Lanham, MD: AltaMira Press.
- ^ "Alianza Americana de Museos. 2012. Guía de referencia de la alianza Desarrollo de una política de gestión de colecciones" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 24 de junio de 2016 . Consultado el 26 de abril de 2016 .
- ^ http://www.metmuseum.org/about-the-met/policies-and-documents/collections-management-policy
- ^ http://www.flamuseums.org/site/assets/files/1277/mosh-jax.pdf
- ^ http://entomology.si.edu/Collections/NMNH_CMP_Sept-18-2006.pdf
- ^ "Copia archivada" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 22 de febrero de 2016 . Consultado el 26 de abril de 2016 .CS1 maint: copia archivada como título ( enlace )