Un secretario de la sociedad es un alto cargo en un sector privado empresa u organización del sector público. En las grandes corporaciones estadounidenses y canadienses que cotizan en bolsa, el secretario de una empresa generalmente se denomina secretario corporativo o secretario . El secretario de la empresa es responsable de la administración eficiente de una empresa, en particular en lo que respecta a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios y para garantizar que las decisiones del consejo de administración se implementen. [1]
A pesar del nombre, el papel no es administrativo ni secretarial . El secretario de la empresa se asegura de que una organización cumpla con la legislación y reglamentación pertinente, y mantiene informados a los miembros del directorio de sus responsabilidades legales. Los secretarios de la empresa son el representante designado de la empresa en los documentos legales, y es su responsabilidad asegurarse de que la empresa y sus directores operen dentro de la ley. También es su responsabilidad registrarse y comunicarse con los accionistas , asegurarse de que se paguen los dividendos y mantener registros de la empresa, como listas de directores y accionistas, y cuentas anuales.
En muchos países, la ley ha exigido tradicionalmente a las empresas privadas que designen a una persona como secretario de la empresa, y esta persona también suele ser un miembro senior de la junta. [ cita requerida ]
Funciones y responsabilidades
Los secretarios de la empresa en todos los sectores tienen responsabilidades de alto nivel, incluidas las estructuras y mecanismos de gobierno, la conducta corporativa dentro del entorno regulatorio de una organización, las reuniones de la junta, los accionistas y los fideicomisarios, el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y de cotización, la capacitación y la inducción de no ejecutivos y fideicomisarios, contacto con organismos reguladores y externos, informes y circulares a accionistas / fideicomisarios, gestión de beneficios para empleados como pensiones y planes de acciones para empleados , administración y organización de seguros, negociación de contratos, gestión de riesgos , administración y organización de la propiedad e interpretación de cuentas financieras .
Los secretarios de la empresa son la fuente principal de asesoramiento sobre la conducción de los negocios y esto puede abarcar todo, desde el asesoramiento legal sobre conflictos de intereses, pasando por el asesoramiento contable sobre informes financieros, hasta el desarrollo de la estrategia y la planificación corporativa.
Entre las empresas públicas de América del Norte, brindar asesoramiento sobre cuestiones de gobierno corporativo es un papel cada vez más importante para el secretario corporativo . Muchos accionistas, en particular los inversores institucionales, consideran que un gobierno corporativo sólido es esencial para el desempeño de la junta y de la empresa. Son bastante elocuentes para alentar a los directorios a realizar revisiones frecuentes de gobierno corporativo y emitir declaraciones escritas de principios de gobierno corporativo. El secretario corporativo suele ser el ejecutivo para ayudar a los directores en estos esfuerzos, proporcionar información sobre las prácticas de otras empresas y ayudar al directorio a adaptar los principios y prácticas de gobierno corporativo para satisfacer las necesidades y expectativas de los inversionistas del directorio. En algunas empresas, se ha formalizado el rol de secretario corporativo como asesor de gobierno corporativo, agregando un título como Director de Gobierno Corporativo a su cargo actual. [2]
En vista de los importantes roles que desempeña el secretario de la empresa en los negocios, los PLC y las grandes empresas requieren que el secretario de la empresa esté debidamente capacitado, experimentado y calificado profesionalmente para estas responsabilidades.
En el Reino Unido, el secretario de la empresa puede estar calificado en virtud del examen y la membresía del Chartered Governance Institute (CGI), que es la calificación principal específicamente para los secretarios de la empresa. CGI es el organismo dedicado al avance y reconocimiento de la administración profesional basado en una combinación de estudios de grado, experiencia cuidadosamente examinada y patrocinio de dos personas de categoría profesional. Solo una persona así calificada tiene derecho a ser designada como 'Secretario colegiado' o 'Secretario colegiado de la empresa'. La Facultad de Secretarios y Administradores fundada en 1930 es el segundo cuerpo de secretarios corporativos en el Reino Unido y ahora tiene un fuerte énfasis en el trabajo y la gobernanza de la igualdad y sus miembros son designados 'secretarios corporativos' o 'secretarios públicos certificados'. Se espera que los secretarios de empresas de las empresas que cotizan en bolsa estén cualificados profesionalmente a través de CGI, uno de los organismos profesionales autorizados en la profesión contable, o tengan la formación y la experiencia adecuadas a través de otro organismo.
India
En la India, el "Instituto de Secretarios de Empresas de la India" (ICSI) [3] regula la profesión de los secretarios de empresas. ICSI es un organismo profesional estatutario que cuenta con más de 50.000 miembros asociados.
Los secretarios colegiados se emplean como presidentes, directores ejecutivos y directores no ejecutivos, así como ejecutivos y secretarios de la empresa. Algunos secretarios colegiados también son conocidos en sus propias empresas como ejecutivos / gerentes de secretaría corporativa o directores de secretaría corporativa.
Muchos secretarios corporativos de empresas públicas de América del Norte son abogados y algunos se desempeñan como asesores generales de su corporación . Si bien esto puede ser útil en el desempeño de sus funciones, también puede crear ambigüedad en cuanto a qué es el asesoramiento legal, protegido por privilegios, y qué es el asesoramiento comercial. [2]
Reino Unido
Desde el 8 de abril de 2008, no existe ningún requisito legal para que una empresa privada en el Reino Unido tenga un secretario de empresa, a menos que los estatutos de la empresa indiquen lo contrario. [4] Si una empresa privada no tiene un secretario de empresa, los deberes y responsabilidades de secretaría de la empresa recaen sobre los directores de la empresa. Con el aumento del número de empresas sociales y empresas de interés comunitario, a menudo existe una demanda de un secretario de empresa en los sectores voluntario y comunitario, así como en las empresas comerciales privadas ordinarias. Una empresa pública en el Reino Unido aún debe tener un secretario de empresa designado formalmente. [5]
Los secretarios colegiados son los sextos empleados mejor pagados en el Reino Unido según la Encuesta anual de horas y ganancias de la Oficina de Estadísticas Nacionales (marzo de 2010). [ cita requerida ]
Las responsabilidades exactas del secretario de la empresa dependen del tamaño y la naturaleza de la empresa y no existe una definición legal de lo que son, pero generalmente incluye algunos o todos los siguientes: [6]
- mantener los registros legales de la empresa;
- actualización de los registros en poder de Companies House ;
- mantener el domicilio social de la empresa ;
- asesorar al directorio sobre sus responsabilidades legales y corporativas y asuntos de gobierno corporativo ;
- organizar las reuniones del directorio de la empresa y la junta general anual ;
- actas de reuniones de la junta;
- asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales por parte de la empresa;
- administrar y almacenar los registros de la empresa, por ejemplo, reinversiones, propiedad, nómina, seguros, contabilidad, impuestos ( IVA , PAYE , impuesto de sociedades ); y
- enlace entre la empresa y sus grupos de interés y accionistas
Singapur
En Singapur, la Ley de Sociedades Anónimas, artículo 171 [7] exige que todas las empresas tengan un secretario de sociedades que debe residir en Singapur. El Secretario debe ser designado dentro de los primeros 6 meses después de la incorporación. Si la empresa tiene un solo director, éste no puede ser el Secretario Corporativo. Las responsabilidades del Secretario Corporativo incluyen las siguientes:
- Preparación de las reuniones de la junta y la Junta General Anual
- Presentar declaraciones anuales a ACRA
- Modificaciones a la Constitución de la empresa
- Mantener registros legales
- Presentar actualizaciones ante la ACRA sobre asuntos tales como cambios de razón social o dirección, emisión de acciones, cambios de directores, accionistas, etc.
Para las empresas públicas, el Secretario debe ser un agente de registro registrado o una persona calificada.
Bangladesh
porcelana
En China, todas las empresas que cotizan en bolsa deben tener un secretario de la junta. De acuerdo con el artículo 124 de la Ley de Sociedades de 2005, toda sociedad cotizada debe tener un secretario del consejo de administración. Las responsabilidades del secretario de la junta incluyen preparar reuniones de accionistas y juntas de directores, mantener registros de la empresa e información de los accionistas, ocuparse de la divulgación de información, etc. Las reglas de cotización relevantes en China aclaran además que el secretario de la junta es un puesto gerencial. Dichas reglas de listado discuten los deberes del secretario de la junta en detalle. De acuerdo con las " Disposiciones especiales del Consejo de Estado relativas a la flotación y cotización en el extranjero de acciones por sociedades anónimas ", " Orientación para los estatutos de las sociedades cotizadas", "Reglas de cotización de la Bolsa de Valores de Shanghai" y "Reglas de cotización de acciones de la Bolsa de Valores de Shenzhen ", el secretario de la Junta se clasifica como el equipo de alta dirección. A partir de esas reglas de cotización, el secretario de la junta, o el secretario de la junta de directores, en China es comparable al secretario de la empresa en muchos otros países.
Sudáfrica
En Sudáfrica, todas las empresas públicas y estatales deben nombrar un secretario de empresa. Las funciones y responsabilidades del secretario de la empresa se definen en la Ley de Sociedades Anónimas, No 71 de 2008 . Para las empresas que cotizan en bolsa, estas funciones fueron aclaradas y ampliadas por el informe King IV . [8] Además, las empresas sin fines de lucro que han adoptado voluntariamente las disposiciones de la Ley de Sociedades sobre "Rendición de cuentas y transparencia mejoradas" deben designar un secretario de empresa cuya función sea comparable a la de una empresa pública. [9]
Sri Lanka
En Sri Lanka, la Ley de empresas Nº 07 de 2007 exige que cada empresa registrada tenga un secretario de empresa. Se requiere que un secretario de la empresa esté registrado en el Departamento de Registro de Empresas para funcionar como secretario de la empresa. La elegibilidad para funcionar como secretaria son;
- Ciudadano de Sri Lanka
- Un [Abogado], un [Contador colegiado] o cualquier persona que se le solicite haber seguido un programa de estudios del Ministro de la materia.
- Los solicitantes con más de 20 años de experiencia en el campo de los secretarios de empresas pueden ser nombrados después de una entrevista con el Registrador de Empresas.
Referencias
- ^ ¿Qué es un secretario de empresa?
- ^ a b "El Secretario Corporativo - Deberes y responsabilidades" . Archivado desde el original el 1 de abril de 2012 . Consultado el 6 de noviembre de 2011 .
- ^ Instituto de secretarios de empresas de la India
- ^ sección 270 de la Ley de Sociedades de 2006
- ^ sección 271 de la Ley de Sociedades de 2006
- ^ Funciones y responsabilidades de un secretario de empresa
- ^ Ley de empresas, sección 171
- ^ Moore Stephens Sudáfrica. "El papel del secretario de la empresa" . Consultado el 29 de agosto de 2017 .
- ^ Naidoo, Melanie (21 de junio de 2012). "LEY DE NUEVAS EMPRESAS DE SUDÁFRICA: características clave para las empresas sin fines de lucro" . Contabilidad GAA . Instituto Sudafricano de Contadores Públicos . Consultado el 29 de agosto de 2017 .
enlaces externos
- Sociedad Canadiense de Secretarios Corporativos (Canadá)
- Asociación Internacional de Secretarios Corporativos
- La Sociedad de Secretarios Corporativos y Profesionales de Gobierno (Norteamérica)
- Secretarios colegiados de Canadá
- Instituto de Secretarios Colegiados de Hong Kong
- El Instituto de Secretarios de Empresas de la India
- The Institute of Chartered Secretaries and Administrators, Reino Unido
- Facultad de Secretarios y Administradores, Reino Unido
- Instituto de secretarios corporativos de Pakistán
- Instituto de Gobernanza de Australia