La sala de correo digital es la automatización de los procesos de correo entrante. Mediante el uso de tecnologías de captura y escaneo de documentos , las empresas pueden digitalizar el correo entrante y automatizar la clasificación y distribución del correo dentro de la organización. Tanto el correo en papel como el correo electrónico (correo electrónico) se pueden administrar mediante el mismo proceso, lo que permite a las empresas estandarizar sus procedimientos internos de distribución de correo y cumplir con las políticas de cumplimiento de la empresa .
Muchas empresas todavía creen que están legalmente obligadas a archivar algunos documentos en papel durante un tiempo determinado, como documentos contables o contratos . Según una encuesta reciente realizada por AIIM , la admisibilidad legal de los documentos escaneados todavía se considera un problema en más de una cuarta parte de las empresas. Sin embargo, la realidad es que estas reglas solo se aplican a una pequeña minoría de documentos. La mayoría de los documentos digitalizados ahora son legalmente admisibles en un tribunal de justicia . La nueva norma británica , BS 10008 "Peso probatorio y admisibilidad legal de la información electrónica" cubre esto en detalle. La cultura de 'evitar riesgos a toda costa' es lo que obliga a las empresas a imprimir y archivar miles de documentos todos los días.
Razones para la implementación
Los volúmenes de correo continúan creciendo exponencialmente, [ cita requerida ] estimulado por el crecimiento empresarial y la fuerza laboral móvil . Por ejemplo, las empresas medianas ahora procesan 100.000 envíos de correo al mes y atienden a más de 200 departamentos. Además, la sala de correo corporativa, un vínculo vital en el sistema de información corporativo, está luchando por mantenerse al día con este flujo de documentos. Mientras tanto, las organizaciones de hoy exigen información instantánea y precisa; Las empresas estadounidenses gastan más de $ 500 mil millones al año para convertir la información de los documentos que reciben todos los días en datos útiles que pueden usar para administrar sus negocios.
La necesidad de cumplimiento y responsabilidad corporativos también ha obligado a las grandes corporaciones a realizar grandes inversiones en respaldo de información, sistemas de almacenamiento y soluciones de cumplimiento. Algunas salas de correo corporativas se han beneficiado del desarrollo de equipos de automatización de alta velocidad diseñados para mover el correo físico de manera más eficiente a través del sistema. Sin embargo, los desafíos son abrumadores, considerando que la mayoría de las salas de correo utilizan métodos de clasificación manual y de identificación visual de una pieza a la vez.
Al digitalizar el proceso de correo entrante e indexar los documentos sobre la marcha, las empresas no solo pueden obtener el control de sus procesos de correo internamente (no más pérdidas de eficiencia , brechas en el control de documentos y pérdida de correo valioso), sino que también tendrán la oportunidad de combinar formatos de correo electrónico (correo electrónico, fax ) en el mismo flujo de procesamiento de documentos. Una sala de correo digital diseñada como una plataforma central para la información permite a una organización aportar racionalidad al procesamiento del correo y ganancias significativas en productividad y servicio al cliente .
Beneficios
Reducir el ciclo de decisión
Uno de los principales beneficios de convertir todo el correo en papel entrante en imágenes tan pronto como se recibe es la medida en que acorta el ciclo de decisión . Aunque puede ser difícil cuantificar exactamente cuáles son los ahorros de costos, parece una ventaja obvia. Las salas de correo digital permiten a los usuarios recibir una notificación inmediata de la llegada de un documento a la empresa. Los empleados pueden acceder a las imágenes en un tiempo récord, independientemente de dónde se adquirieron físicamente los documentos. A continuación, los archivos se pueden procesar muy rápidamente de acuerdo con su nivel de urgencia. Así como las salas de correo digitales facilitan el intercambio de información de la empresa, también facilitan la coordinación de varias personas en torno a un mismo documento. El proceso de toma de decisiones se vuelve más rápido y preciso.
Racionalizar la circulación de información
Las diversas tecnologías en el corazón de las salas de correo digital ayudan a las empresas a racionalizar sus procesos, por ejemplo, permite a las empresas reducir los costos asociados con el reenvío de documentos entre sitios.
Reducir los costos de papel
Los costos de la sala de correo no solo incluyen los costos de personal involucrados en la distribución de cartas, sino también los costos asociados con el reenvío, la pérdida o el deterioro de los documentos. La implementación de una sala de correo digital tiene un efecto directo sobre todos esos costos y se convierte en un elemento clave de competitividad para la empresa. Otra fuente de costos de papel es la asociada al almacenamiento físico de documentos. Alentar a los empleados a "prescindir del papel" conducirá rápidamente a la reducción del costo de la impresión y copia excesivas de documentos. Evidentemente, el objetivo no es prohibir el papel en el entorno laboral, sino más bien crear una nueva organización coherente y segura que haga superfluo el uso del papel.
Asegurar el seguimiento de datos
Garantizar el seguimiento del correo entrante se ha convertido en una necesidad para la mayoría de las empresas, y la regulación de cumplimiento es un factor importante. Cuanto antes se transforme un documento en un archivo de imagen , más fiable será su seguimiento a lo largo de su ciclo de vida. Además, todos los usuarios autorizados pueden acceder a un documento escaneado (como archivo PDF, TIFF o JPEG). El archivo creado incluye más que simples imágenes; hace referencia a uno o más documentos de la base de datos del archivo y registra todas las acciones realizadas por los responsables del archivo. La seguridad del proceso garantiza la autenticidad e integridad del documento, lo que se alinea con la política de gestión de registros de la empresa.
Mejorando el servicio al cliente
La gestión electrónica del correo entrante mejora el manejo de documentos dentro de empresas y agencias orientadas a servicios . Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes al permitir que el personal acceda instantáneamente a los archivos de los clientes y responda preguntas de inmediato. La mejora del servicio al cliente es considerada de fundamental importancia por la mayoría de empresas.
Reducir la dependencia de las ubicaciones físicas de las oficinas
La digitalización del correo al ingresar a una organización, junto con los sistemas de administración de contenido, permite que el correo se enrute a los miembros del personal adecuados, independientemente de su ubicación física. La creciente tendencia del trabajo remoto ha disminuido la necesidad general de bienes raíces para la sala de correo de la empresa. Muchas empresas ahora están optando por el software de sala de correo para automatizar todas sus operaciones de correo entrante y saliente.
Tecnologias
Captura de documentos
La "captura de documentos" es el acto de escanear documentos en papel para que puedan ser archivados y recuperados en su formato de imagen original. Es la tecnología de imágenes más extendida que utilizan las empresas en la actualidad. Las mejoras de software ahora permiten capturar documentos en papel mientras se importan archivos electrónicos y procesarlos juntos a través de la misma plataforma de producción . Tanto el correo electrónico como el papel entrante ahora se pueden archivar juntos en la misma ubicación de almacenamiento. Otro cambio importante es la capacidad de escanear documentos desde ubicaciones remotas y recuperarlos a través de una interfaz web . Esto se conoce como captura distribuida y proporciona muchos beneficios de costos a las empresas con varias sucursales o personal ubicado en forma remota.
Captura de datos
Originalmente, las tecnologías de procesamiento de formularios solo podían extraer y validar datos de documentos estructurados como formularios administrativos. Las mejoras en la tecnología OCR ahora permiten extraer automáticamente todos los datos de documentos semiestructurados (por ejemplo, facturas); el acrónimo técnico para esto es Captura de documentos inteligente (IDC). Para documentos totalmente no estructurados (por ejemplo, contratos legales, correspondencia con el cliente y correo blanco), todavía no es posible localizar y extraer toda la información. Sin embargo, las tecnologías han mejorado lo suficiente como para identificar el tipo de documento y extraer automáticamente información clave que se puede utilizar para indexar el documento y / o enviarlo al departamento o destinatario correcto.
Clasificación de documentos
El software que utiliza un enfoque gráfico puede analizar y clasificar lotes mixtos de documentos estructurados o semiestructurados para crear una biblioteca de plantillas. Con esta biblioteca de plantillas generada automáticamente, el software puede identificar y extraer datos de cualquier documento escaneado en un solo flujo. Este enfoque de clasificación basado en imágenes, combinado con un análisis de texto completo de ciertos documentos (basado en una búsqueda de palabras clave), son las principales tecnologías que se utilizan hoy en día para procesar documentos semiestructurados o no estructurados. Estas innovadoras tecnologías de clasificación automática reducen la necesidad de clasificar previamente los documentos antes del proceso de escaneo. Como resultado, las empresas que reciben grandes volúmenes de correo en papel pueden lograr reducciones de costos significativas cada año.
Flujo de trabajo
Las aplicaciones de flujo de trabajo permiten que la información y los documentos electrónicos circulen dentro de la empresa. Es posible que tengan que gestionar procesos muy complejos relacionados con múltiples ubicaciones debido a la globalización de las empresas. La creciente importancia de la seguridad es otro desafío vital. Uno de los desarrollos clave en las tecnologías de flujo de trabajo es hacer que los procesos de la empresa y los procesos de flujo de trabajo sean más consistentes para evitar cambios organizacionales al implementar estas herramientas. Aunque las organizaciones empresariales tienden a volverse cada vez más complejas, estas soluciones de software se están volviendo más simples en términos de implementación e interfaces.
Archivar
Debido al gran volumen de documentos que las organizaciones deben archivar hoy en día, es fundamental que los documentos se puedan almacenar rápidamente, administrar de forma segura y recuperar rápidamente a través de una interfaz de usuario común. Los documentos generalmente se pueden archivar en una variedad de medios de almacenamiento electrónicos y se pueden recuperar fácilmente a través de una interfaz web (cliente ligero). Existen muchas soluciones de archivo en el mercado hoy en día, algunas como un componente de una solución de gestión de documentos o ECM y otras como un sistema independiente diseñado específicamente para el propósito de archivo de gran volumen y alta velocidad.
Gestión de documentos y contenidos
Un documento puede ser una imagen, un archivo almacenado y comprimido en formato de intercambio electrónico tiff, gif o jpg, o un archivo de MS Office o un archivo PDF (formato de intercambio de Acrobat). El contenido generalmente incluye todo lo anterior combinado con cualquier dato / información, así como otros archivos electrónicos como correos electrónicos y páginas web. Las soluciones de gestión de contenido necesitan bases de datos o repositorios de back-end (por ejemplo, Oracle o MS SQL Server) para almacenar los archivos y los datos de recuperación. Durante la última década, estas soluciones de software se han beneficiado del estándar XML universal utilizado para indexar, almacenar y acceder a archivos desde y hacia cualquier repositorio. En relación con los otros sistemas, los sistemas de gestión de contenido gestionan reglas administrativas, de acceso y de flujo de trabajo más complejas en relación con la cantidad de archivos y formatos de archivo que necesita admitir.
Evolución del hardware
La gama de hardware disponible para convertir documentos en papel en imágenes digitales ha aumentado considerablemente en los últimos 10 años. Aunque los escáneres de escritorio y los dispositivos multifunción (MFD) ahora son muy asequibles y se adaptan bien a los requisitos de escaneo de una oficina pequeña o departamental, la necesidad de escáneres de documentos de alta velocidad y gran volumen sigue siendo evidente. La velocidad, confiabilidad y mayor funcionalidad de estos escáneres de alta gama pueden ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero a largo plazo.
Hoy en día, es posible escanear documentos de diferentes dimensiones y formatos en el mismo flujo, escanear documentos en color, clasificarlos físicamente y leer datos de ellos utilizando tecnologías de código de barras y OCR durante el proceso de escaneo. La velocidad de procesamiento también ha aumentado significativamente. Esta evolución, junto con la existencia de máquinas capaces de automatizar completamente el procesamiento del correo (abrir sobres, quitar grapas, escanear, clasificar) juega un papel importante en el desarrollo del procesamiento de papel de gran volumen, como el procesamiento del correo.
El siguiente paso para las empresas es racionalizar el procesamiento de su correo para que sea lo más coherente posible con su estructura organizativa, por ejemplo, eligiendo entre la implementación de una sala de correo digital centralizada y la implementación de instalaciones de escaneo de correo descentralizado o una combinación de ambas.
Adopción
Según una encuesta realizada por AIIM en 2009, el escaneo interno centralizado y el escaneo de la sala de correo están configurados para un crecimiento considerable en la aceptación en comparación con el escaneo y la captura subcontratados. El 48% de los encuestados tiene un servicio de escaneo interno centralizado, citando una mejor indexación y una integración más cercana con el proceso como los principales beneficios.
Referencias
- Implementación de una sala de correo digital - Datafinity, julio de 2012.
- Observación de la industria de AIIM - Encuesta sobre captura y escaneo de documentos, cuarto trimestre de 2009.