El hot desking (a veces llamado " hotelería no basada en reservas ") es un sistema de organización de oficinas que involucra a varios trabajadores usando una única estación o superficie de trabajo física durante diferentes períodos de tiempo. [1] El "escritorio" en el nombre se refiere a un escritorio de oficina compartido por varios trabajadores de oficina en diferentes turnos en lugar de que cada miembro del personal tenga su propio escritorio personal. Una motivación principal para los escritorios compartidos es la reducción de costos mediante el ahorro de espacio, hasta un 30% en algunos casos. [2] [3] Los escritorios compartidos son especialmente valiosos en ciudades donde los precios inmobiliarios son altos. [4]
Uso
Los escritorios compartidos se encuentran a menudo en lugares de trabajo con horarios flexibles para los empleados, donde no todos los empleados están realmente trabajando en una oficina al mismo tiempo o en los mismos horarios. Los empleados en dichos lugares de trabajo usan las oficinas existentes solo ocasionalmente o por períodos cortos de tiempo, lo que deja las oficinas vacías. Al compartir estas oficinas, los empleados hacen un uso más eficiente del espacio y los recursos de la empresa. Sin embargo, los escritorios compartidos tienen desventajas, que incluyen la falta de espacio permanente, una jerarquía de trabajo poco clara y una comunicación posiblemente inconveniente entre los miembros de un equipo. [5]
Los escritorios compartidos tienen ventajas y desventajas. Desde el punto de vista del empleado, puede ser difícil acostumbrarse, ya que muchas personas diferentes tienen diferentes estilos de usar un escritorio (ajustar la silla a diferentes alturas, moverse por las decoraciones, mantenerlo ordenado). Sin embargo, se ve que los escritorios compartidos pueden aumentar la productividad y la comunicación en una empresa. [6]
Una versión alternativa de los escritorios compartidos sería en un lugar de trabajo donde los empleados tienen múltiples tareas y varios empleados pueden requerir una determinada estación de trabajo, pero no para todas sus funciones. Por lo tanto, se puede poner a disposición de cualquier trabajador una estación de trabajo permanente cuando sea necesario, compartiendo la estación según sea necesario. Esto podría ser para un solo elemento del trabajo, por ejemplo, cuando un empleado de ventas necesita una oficina para una reunión con un cliente pero no necesita una oficina personal. Otro ejemplo sería cuando los empleados necesitan realizar tareas específicas en las estaciones de trabajo creadas para esas tareas en una línea de montaje . Allí, las estaciones de trabajo individuales no se configuran como oficinas personales. Una colección de estas estaciones de trabajo a veces se denomina centro de movilidad . [7] [ cita requerida ]
Con el crecimiento de los servicios de movilidad, el hot desking también puede incluir el enrutamiento de voz y otros servicios de mensajería a cualquier ubicación donde el usuario pueda iniciar sesión en su red corporativa segura. Por lo tanto, su número de teléfono, su correo electrónico y la mensajería instantánea pueden enrutarse a su ubicación en la red y ya no solo a su escritorio físico. [7] [ cita requerida ]
Origen
Se cree que el término "hot desking" deriva de la práctica naval de hot desking , donde los marineros en diferentes turnos comparten las mismas literas. [ cita requerida ]
Herramientas
Con la aparición del hot desking y la presencia cada vez mayor de la tecnología en el lugar de trabajo, se han desarrollado herramientas para facilitar el uso del hot desking en un entorno de oficina, estandarizar el proceso y hacer cumplir automáticamente las reglas o políticas comerciales básicas. Generalmente, el uso del método de escritorio compartido se logra mediante la instalación y operación de un software que se integra con los sistemas de correo electrónico y calendario de la empresa, con los sistemas de telefonía o PBX, y se adapta a la oficina de cada empresa individual. Estos sistemas de software generalmente también permiten a la empresa administrar muchos recursos relacionados con el espacio, como salas de conferencias, escritorios, oficinas y salas de proyectos. Los sofisticados sistemas de software para administrar estos recursos espaciales a menudo también administran los equipos y servicios de apoyo, como equipos audiovisuales y catering para salas de reuniones, casilleros y carritos para escritorios y oficinas, y espacios de estacionamiento para las personas que realmente usan esos recursos espaciales en el mismo. día.
En algunos casos, los empleados están designados a un área determinada, pero debido a la situación de los escritorios compartidos, todos los asientos disponibles deben tener el mismo aspecto. Por lo tanto, para permitir que los trabajadores se aseguren de que están sentados en el área de grupo correcta (o "vecindario"), a veces se utilizan paredes de colores, alfombrillas para mouse, placas de identificación impresas estáticas o digitales dinámicas. Luego, se designa a los trabajadores para que se sienten en cualquier lugar de un área de grupo determinada. Por ejemplo, si los grupos están asociados con colores de grupo específicos, los miembros individuales del grupo pueden ser dirigidos a la zona roja, o tal vez a la zona azul, según el grupo.
Ver también
Referencias
- ^ Golzen, Godfrey. (5 de mayo de 1991) The Sunday Times Cortó la oficina por la mitad sin lágrimas; Equipo. Sección: Funciones.
- ^ Harris, Derek. (5 de mayo de 1992) The Times Convirtiendo escritorios de oficina en propiedad caliente; Gestión de instalaciones; Enfoque. Sección: Características; Página 20.
- ^ Peterson, Kim (14 de noviembre de 2014). "Por qué las empresas están haciendo lo mejor con los escritorios asignados" . CBS News .
- ^ Ames, Peter (2 de febrero de 2015). "Escritorio compartido: ¿Caliente o no?" . Gestión hoy .
- ^ Darroch, Doug. "Hot Desking: el nuevo estilo de trabajo" . The Farm SoHo . Consultado el 27 de noviembre de 2016 .
- ^ Wilson, Debbie. "Resolvamos el debate: ¿Es Hot Desking la opción correcta?" . Futurefile . Consultado el 11 de diciembre de 2018 .
- ^ a b Administración de oficina: desarrollo de habilidades para un funcionamiento fluido https://books.google.com/books?id=3aiA1URwOXIC&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false