Una recepcionista es un empleado que ocupa un puesto de oficina o de apoyo administrativo . El trabajo se realiza generalmente en una sala de espera , como un vestíbulo o delante de oficina escritorio de una organización o empresa. El título de recepcionista se atribuye a la persona que es empleada por una organización para recibir o saludar a visitantes, pacientes o clientes y responder llamadas telefónicas. [1] El término recepciónse utiliza en muchos hoteles para un departamento administrativo donde las tareas de un recepcionista también pueden incluir reservaciones y asignaciones de habitaciones, registro de invitados, trabajo de cajero, verificación de crédito, control de llaves y servicio de correo y mensajes. A estos recepcionistas se les suele llamar recepcionistas . Los recepcionistas cubren muchas áreas de trabajo para ayudar a las empresas para las que trabajan, incluido el establecimiento de citas, el archivo, el mantenimiento de registros y otras tareas de oficina. [2]
Responsabilidades
Los deberes comerciales de una recepcionista pueden incluir responder a las consultas de los visitantes sobre una empresa y sus productos o servicios, dirigir a los visitantes a sus destinos, clasificar y distribuir el correo, responder llamadas entrantes en teléfonos de varias líneas o, a principios del siglo XX, un centralita , programar citas, archivar, mantener registros, teclear / ingresar datos y realizar una variedad de otras tareas de oficina, como enviar faxes o correos electrónicos. Algunos recepcionistas también pueden realizar tareas de contabilidad o de caja . Algunas oficinas, pero no todas, pueden esperar que la recepcionista les sirva café o té a los huéspedes y mantenga ordenada la zona del vestíbulo. [3]
Una recepcionista también puede asumir algunas funciones de control de acceso de guardia de seguridad para una organización al verificar la identificación de los empleados, emitir pases de visitante y observar y reportar cualquier persona o actividad inusual o sospechosa.
Una recepcionista es a menudo el primer contacto comercial con el que se encontrará una persona en cualquier organización. Las organizaciones generalmente esperan que la recepcionista mantenga una conducta calmada, cortés y profesional en todo momento, independientemente del comportamiento del visitante. Algunas de las cualidades personales que se espera que posea una recepcionista para realizar el trabajo con éxito incluyen atención, apariencia bien arreglada, iniciativa, lealtad, madurez, respeto por la confidencialidad y la discreción, una actitud positiva y confiabilidad. A veces, el trabajo puede ser estresante debido a la interacción con muchas personas diferentes con diferentes tipos de personalidades, y se espera que realice múltiples tareas rápidamente. [4]
Oportunidades para avanzar
Dependiendo de la industria, un puesto de recepcionista puede brindar oportunidades para establecer contactos con el fin de avanzar a otros puestos dentro de un campo específico. Algunas personas pueden utilizar este tipo de trabajo como una forma de familiarizarse con el trabajo de oficina o para conocer otras funciones o puestos dentro de una corporación. Algunas personas utilizan el trabajo de recepcionista como una forma de ganar dinero mientras buscan más oportunidades educativas u otros intereses profesionales, como en las artes escénicas o como escritores.
Si bien muchas personas que trabajan como recepcionistas continúan en ese puesto a lo largo de sus carreras, algunas recepcionistas pueden avanzar a otros trabajos administrativos, como representante de servicio al cliente , despachador , entrevistadores , secretaria, asistente de producción , asistente personal o asistente ejecutivo . En empresas más pequeñas, como el consultorio de un médico o un abogado, una recepcionista también puede ser el gerente de la oficina que se encarga de una diversidad de operaciones comerciales de nivel medio de administración. Por ejemplo, en la industria hotelera, el rol del recepcionista nocturno casi siempre se combina con la realización de informes y consolidación de cuentas diarios, más particularmente conocido como auditoría nocturna .
Cuando los recepcionistas dejan el trabajo, a menudo ingresan a otros campos profesionales como ventas y marketing, relaciones públicas u otras ocupaciones de los medios.
Algunas personas famosas fueron recepcionistas al principio, como Betty Williams , una co-receptora del Premio Nobel de la Paz de 1976 . [5] Varias celebridades habían trabajado como recepcionistas antes de hacerse famosos, como la cantante y compositora Naomi Judd [6] y la fallecida Linda McCartney , fotógrafa, empresaria y esposa del Beatle Paul McCartney. [7] Otras personas famosas que comenzaron sus carreras como recepcionistas o trabajaron en el campo incluyen a la activista de derechos civiles Rosa Parks [8] y la ex directora ejecutiva de Hewlett-Packard , Carly Fiorina . [9]
Evolución y nueva tecnología
Algunos propietarios de pequeñas y medianas empresas contratan a una recepcionista remota en vivo en lugar de una recepcionista interna a tiempo completo, gracias a los avances en la tecnología de las comunicaciones. [10] Como sugiere la frase misma, un recepcionista remoto en vivo se ocupa de las llamadas telefónicas de una empresa en otra ubicación utilizando servidores de central telefónica privada (PBX). La mayoría de los servicios de recepcionista modernos pueden recibir mensajes, filtrar y reenviar llamadas, responder preguntas frecuentes básicas y completar formularios web. Muchos servicios también pueden programar citas y aceptar pedidos con tarjeta de crédito. Algunos de los servicios de recepcionista más antiguos existen desde hace décadas, pero a menudo funcionan de manera muy diferente a los servicios modernos. [11] [12]
Los avances en la tecnología de pantalla táctil y video bidireccional están cambiando la forma en que trabajan algunos recepcionistas. Los nuevos tipos de sistemas de recepcionista de video virtual ahora permiten que los recepcionistas en vivo, internos o remotos administren las áreas del vestíbulo de la oficina desde ubicaciones remotas. Estos recepcionistas virtuales no solo contestan los teléfonos, sino que también saludan a los visitantes mediante el uso de una cámara de detección de movimiento para "ver" a los visitantes cuando ingresan al edificio. Luego, el recepcionista remoto se muestra en una ventana de video en una pantalla LCD montada en la pared, [1] o en una computadora todo en uno de escritorio. El video recepcionista y los visitantes pueden comunicarse a través de video bidireccional, lo que permite al recepcionista administrar una o varias áreas del vestíbulo de la oficina desde una ubicación central.
El avance de la automatización de oficinas ha eliminado los trabajos de algunos recepcionistas. Por ejemplo, una operadora automática podría contestar una llamada telefónica . Sin embargo, una recepcionista que posea sólidas habilidades técnicas / de oficina y que también sea experta en cortesía, tacto y diplomacia todavía se considera un activo para la imagen comercial de una empresa y todavía tiene mucha demanda en el mundo empresarial.
Por lo tanto, se cree que la tecnología no reemplaza a la recepcionista sino que mejora el servicio al cliente de la recepción. [13] Eliminar las tareas repetitivas manuales de la recepcionista y reutilizarlas para ofrecer un servicio de bienvenida más personalizado. Una combinación de personas y tecnología puede procesar hasta 2800 visitantes por día mientras brinda un servicio de recepción digital elástico .
Ver también
- Secretario
Referencias
- ^ "Información de trabajo de recepcionista | Servicio nacional de carreras" . Servicio de carreras nacionales.direct.gov.uk. 2012-01-27 . Consultado el 2 de marzo de 2014 .
- ^ "Día de los recepcionistas" . Días del año . Consultado el 9 de junio de 2016 .
- ^ "BBC News - recepcionista virtual del Brent Council etiquetado como un 'truco ' " . Bbc.co.uk. 2013-08-21 . Consultado el 2 de marzo de 2014 .
- ^ "Información de trabajo de recepcionista de hotel | Servicio Nacional de Carreras" . Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27 . Consultado el 2 de marzo de 2014 .
- ^ Ryder, Chris (20 de marzo de 2020). "Obituario de Betty Williams" . The Guardian . Consultado el 16 de marzo de 2021 .
- ^ Mussen, Dale (14 de mayo de 2014). "Día Nacional del Recepcionista" . WYRK . Consultado el 4 de abril de 2021 .
- ^ Funeral celebrado por Linda McCartney , CNN.com 20 de abril de 1998, recuperado de Archive.org el 24 de julio de 2012
- ^ Shipp, ER (25 de octubre de 2005). "Muere Rosa Parks, 92, símbolo fundador del movimiento de derechos civiles" . The New York Times . pag. 2 . Consultado el 1 de enero de 2010 .
- ^ Horowitz, Jason (26 de noviembre de 2015). "Para Carly Fiorina, la infancia itinerante ayudó a construir una cosmovisión" . The New York Times . ISSN 0362-4331 . Consultado el 3 de diciembre de 2015 .
- ^ "Recepcionista" . Carreras NHS . Consultado el 2 de marzo de 2014 .
- ^ Erickson, Charles (10 de mayo de 2015). "El servicio de contestador de Stroudsburg desde hace mucho tiempo perdura con el enfoque de la vieja escuela" . El registro de Pocono . Consultado el 13 de mayo de 2015 .
- ^ "Sistema de gestión de visitantes" . Sábado, 28 de noviembre de 2020
- ^ "¿Debería la tecnología reemplazar a las personas?" . Soluciones Vpod . Consultado el 2 de mayo de 2021 .