La industria del alquiler abarca muchos tipos diferentes de equipos, desde herramientas hasta equipos pesados de construcción, desde aéreos hasta vehículos, desde fiestas y eventos hasta computadoras y equipos de prueba y medición y áreas altamente especializadas como el alquiler de grúas y alojamientos temporales. En el Reino Unido y algunas partes de Europa se le conoce como la industria del alquiler . [1]
Historia
Como la mayoría de los desarrollos de software , los sistemas de software de alquiler iniciales se desarrollaron en los años setenta y ochenta como soluciones personalizadas proporcionadas para empresas de alquiler individuales y ocurrieron en paralelo en ubicaciones en todo el mundo. En las últimas dos décadas, han surgido varios actores líderes que brindan soluciones para todo, desde sistemas de uno o dos usuarios en una sola tienda hasta organizaciones internacionales, de múltiples empresas y de múltiples ubicaciones.
La propia industria del alquiler sigue [2] adaptándose y transformándose, a medida que entran en el mercado distintos agentes y las fronteras nacionales se vuelven menos importantes. La introducción y expansión de un número cada vez mayor de fabricantes, como Volvo Rents y CAT, en la industria del alquiler como proveedores directos de servicios de alquiler también está modificando la forma en que los proveedores de software de alquiler individuales adaptan su software.
Funcionalidad del software de gestión de alquiler
El software de gestión de alquiler debe cubrir todos los aspectos de un negocio de alquiler de manera sistemática, incluidos los aspectos financieros ( GL , AR y AP ), el servicio de equipos , CRM y la funcionalidad de informes, lo que permite a las empresas de alquiler realizar todos sus análisis comerciales desde un solo paquete. El software de gestión de alquiler que se integra con el software de contabilidad "estándar" puede proporcionar una alternativa viable a las soluciones "todo en uno". Existen distintos requisitos de la industria que deben gestionarse dentro del software, siendo la Utilización uno de los más importantes. Estas características especiales incluyen:
- Gestión de reservas y asignaciones en función de las diferentes duraciones de los contratos y las solicitudes de los clientes.
- Gestión de procesos de envío / recogida / devolución con la capacidad de gestionar envíos y devoluciones parciales, incluido el seguimiento de activos y la captura de firmas en la entrega / recogida.
- Accesorios, aditamentos y kits que incluyen artículos de venta o devolución, como combustible.
- 'En lugar de' o artículos alternativos cuando el equipo no está disponible como se esperaba.
- Gestión del transporte, incluidos los pedidos de transporte externo y el seguimiento de los ingresos y los costes de los vehículos de reparto.
- Intercambios de productos y permutas en contratos en vivo
- Movimientos de sitio / envío directo y reubicaciones dentro de contratos activos
- Perfil de cargo por contrato que determina cuándo y cómo se genera el cargo, incluida la flexibilidad en cargos por exceso de horas, cargo por hora / día / semana / mes, etc.
- Unidades de servicio del producto y activadores de mantenimiento y registro de la hora del reloj
- Procesamiento de facturas para contratos de alquiler a largo plazo en ciclos específicos ( facturación continua o recurrente ), facturación automática fuera del alquiler y gestión de cargos adicionales.
- Los consumibles de venta o devolución deben gestionarse junto con los productos de alquiler.
- Acuerdos de alquiler con opción a compra o de alquiler con opción a compra con contratos predeterminados para tomar posesión de los activos en un punto específico del contrato.
- Acumulaciones de ingresos de productos para proporcionar previsiones de ingresos para contratos de alquiler no facturados al final del mes.
- Se debe registrar la utilización del producto, incluidas las físicas y financieras (utilización en dólares).
- Ubicaciones de existencias y seguimiento de equipos entre ubicaciones, incluidas transferencias entre sucursales o tiendas, y para empresas más grandes, transferencias entre empresas.
- Clientes en efectivo / Contratos con cajón de efectivo o conciliación de caja y gestión de depósitos.
- Gestión de sub-alquiler o re-alquiler, incluida la capacidad de iniciar alquileres de terceros para cubrir las obligaciones contractuales.
- Inspección / reparación del servicio del producto, incluida la capacidad de activar la actividad de mantenimiento en función del estado del alquiler, informes de daños fuera del alquiler y horas de reloj u otras unidades de servicio.
- Equipo operado o alquiler húmedo donde los operadores son enviados con la máquina o el equipo, y los cargos de alquiler se basan en una combinación de la hoja de tiempo y los cargos de alquiler estándar. Esto generalmente se conoce como facturación de parte de horas . Esta es una práctica común en el alquiler de grúas en Europa y en el alquiler de equipos más grandes en India y Asia.
- La capacidad de administrar equipos críticos para la seguridad o plantas críticas para la seguridad, incluido el registro de certificados de inspección y examen.
- Optimización de tarifas de alquiler y gestión de rendimiento . [3]
Para las empresas de alquiler que trabajan a través de las fronteras del país, la funcionalidad especial adicional puede incluir múltiples divisas, jurisdicciones de impuestos múltiples y necesidades en varios idiomas.
También existen formas especializadas de alquiler que son precursoras de la venta de una gran pieza de equipo o un modelo comercial especial que normalmente se denomina alquiler con opción a compra . Esta área especializada tiene su propio organismo industrial [4] y están representadas múltiples empresas de alquiler en todo el mundo. [5]
Implementación de software de alquiler
La implementación de software de alquiler requiere los mismos principios básicos que cualquier otra implementación de software. Las revistas International Rental News y Rental Equipment Register [6] ofrecen asesoramiento sobre la implementación de software. [7]
Software de gestión de alquiler de inmuebles
El software de gestión de alquileres para propiedades inmobiliarias puede incluir funciones de principio a fin, como marketing, aplicaciones de alquiler, selección de inquilinos , gestión de propiedades, procesamiento de pagos y contabilidad.
El uso de software en la industria del alquiler de propiedades se ha vuelto más frecuente, ya que las grandes empresas de administración de propiedades ahora representan un tercio de los alquileres anuales en los Estados Unidos.
Software de gestión de alquiler de yacimientos petrolíferos
Oilfield Rental Management Software ayuda a las empresas de alquiler de equipos y servicios petroleros con la gestión de tickets de campo, la facturación automática de alquileres, la gestión y el seguimiento de los activos de la empresa, la facturación, etc.
Organismos de la industria
No existe un organismo industrial específico para las empresas de software de alquiler, aunque la mayoría de las empresas más grandes trabajan con la American Rental Association [8] o la European Rental Association . [9] La Asociación Estadounidense de Alquiler también tiene métricas aprobadas por la industria que recomienda que sigan los proveedores de software. [10] Las empresas de software específicas de cada país trabajarán con sus propias asociaciones de alquiler locales.
En Australia, el organismo es Hire and Rental Industry Association . [11] En Nueva Zelanda, la asociación es Hire Industry Association NZ . [12]
Referencias
- ^ http://www.hae.org.uk Asociación de contrataciones de Europa
- ^ Artículo sobre la expansión de la industria del alquiler en 1957
- ^ http://www.khl-group.com/news/printarticle.asp?articleid=2441 Gestión de rendimiento
- ^ http://www.rtohq.org/apro-membership-benefits.html
- ^ http://www.rtohq.org/apro-rent-to-own-organization-and-company-websites.html lista de empresas de alquiler con opción a compra.
- ^ http://rermag.com/ Revista RER
- ^ http://www.khl.com/magazines/international-rental-news/detail/item26555/Rental-software:-the-key-to-successful-implementation/ Implementación de software de alquiler
- ^ http://www.ararental.org Asociación Estadounidense de Alquiler
- ^ http://www.erarental.org Asociación Europea de Alquiler
- ^ http://www.ararental.org/Business-Resources/Business-Measurement-Tools/Rental-Market-Metrics ARA Market Metrics
- ^ http://www.hireandrental.com.au HRIA
- ^ http://www.hianz.net.nz HIANZ