El Sistema de Archivo Electrónico (o EFS) es la plataforma electrónica del Poder Judicial de Singapur para el archivo y servicio de documentos dentro del proceso de litigio . Además, dota a los registros de la Corte Suprema y los Tribunales Subordinados de un sistema electrónico de registro y flujo de trabajo; y un expediente electrónico. Las mejoras recientes han agregado un módulo que facilita la realización de la audiencia utilizando documentos que se han archivado electrónicamente.
El EFS proporciona a la profesión jurídica un archivo de caso en línea rudimentario desde el cual los documentos pueden presentarse electrónicamente ante los tribunales o notificarse a las otras partes en un caso. El EFS también es la fuente de búsquedas electrónicas de libros de causas que se proporcionan a través del módulo de Litigios de LawNet. EFS está configurado para ser reemplazado por iELS eventualmente.
Una descripción general del sistema de archivo electrónico
El sistema de presentación electrónica (EFS) fue implementado por el poder judicial de Singapur para proporcionar una plataforma para que los bufetes de abogados (LF) presenten documentos a los tribunales electrónicamente a través de Internet. El EFS fue diseñado específicamente para aprovechar al máximo la supercarretera electrónica para minimizar no solo el movimiento físico de personas y documentos judiciales en papel de las LF a los Tribunales, sino también para aprovechar los beneficios del almacenamiento electrónico dentro de los Tribunales: es decir, archivo y recuperación de documentos más rápidos. , erradicación del extravío de expedientes, acceso concurrente para visualizar el mismo caso presentado por diferentes partes, etc.
Dentro de los tribunales, el EFS permite que los documentos electrónicos se envíen automáticamente al personal de registro correspondiente para su procesamiento. El sistema permite un enrutamiento adicional dentro de los tribunales, por ejemplo, para las aprobaciones del Registrador de turno y luego el personal del Registro envía una respuesta que se envía de regreso al LF de origen. Esto ha permitido realizar mejoras en la eficiencia al minimizar el flujo de papel para acortar el tiempo de procesamiento de las cajas. La EFS deduce automáticamente las tasas pagaderas por las LF por la presentación de documentos al Tribunal. Todo el proceso es rápido, conveniente y eficiente.
Para los LF, el EFS proporciona un expediente electrónico del caso que muestra las fechas de las audiencias y los documentos presentados por ellos, entregados a ellos o recibidos de los tribunales. También proporciona una plataforma electrónica para el servicio de documentos en otras LF. El EFS también permite una respuesta más rápida, así como información precisa y actualizada. Por lo tanto, otros beneficios del EFS incluyen la inspección rápida de documentos por vía electrónica y la capacidad de solicitar y recibir extractos electrónicos de documentos a través de Internet. Las búsquedas electrónicas de libros de causas y la investigación legal también están disponibles a través de LawNet. Los abogados pueden incluso obtener detalles de los aparatos auditivos a través del sistema de mensajes cortos (SMS) utilizando sus teléfonos móviles.
Dentro de la sala del tribunal, los registradores utilizan el EFS para llevar a cabo audiencias en las cámaras electrónicamente utilizando el EFS.
Los componentes de EFS
El EFS consta de los siguientes componentes:
- Se accede al Front-End (FE) a través de Internet desde el escritorio de cada bufete de abogados 'listo para EFS'.
- Un Gateway (GW) que recibe presentaciones de los LF o las respuestas de los Tribunales, lo enruta a la parte correspondiente y calcula las tarifas pagaderas por el LF por la transacción.
- La aplicación de flujo de trabajo de los tribunales (WF) que reside en las computadoras de los tribunales y se encarga de los procesos de enrutamiento interno y flujo de trabajo dentro de los tribunales.
- Un módulo de audiencias que se utiliza para realizar audiencias de forma electrónica.
- Un sistema de gestión de claves (KMS) independiente
Aplicación de interfaz
EFS FE es una solución basada en web a la que los LF acceden desde sus PC a través de Internet. Un LF necesita registrarse para poder tener acceso. Una vez registrado, el LF se emitiría con tarjetas inteligentes que contienen los certificados digitales de la Autoridad de Certificación del Tribunal. La FE proporciona a las LF un expediente en línea a través del cual pueden ver los documentos que han presentado, notificado o contestado por los Tribunales. Las próximas fechas de audiencias también pasan por el EF a nivel de bufete de abogados y a nivel de caso. La función File-n-Serve de FE facilita el servicio de documentos a otras partes en el caso con un clic del mouse.
Los documentos se transmiten en formato de documento portátil (PDF). Para presentar o entregar un documento, la LF debe completar la plantilla en línea correspondiente en la FE y adjuntar el documento que se presentará o entregará en formato PDF. El envío completo puede consistir en uno o varios documentos y esto se firma digitalmente utilizando la tarjeta inteligente emitida al momento del registro para garantizar la autenticidad y el no repudio.
La salida
Cuando la LF presenta un documento al Tribunal, la presentación es realmente recibida por la GW, que luego realiza ciertas validaciones, calcula las tarifas que se cobrarán e identifica a qué departamento de usuarios se enviará la presentación. El GW recibe las respuestas del Tribunal y las envía al LF correcto para su recuperación. El GW realiza las siguientes funciones cruciales: (a) Verificaciones de validación automatizadas cuando se archivan los documentos; (b) Implementación de ciertas reglas especiales; (c) Enrutamiento automatizado de presentaciones a las bandejas de entrada de los Tribunales; (d) Cálculo de sellos y otras tasas de presentación; (e) Intercambio de información entre el Back End y el Front End.
Solicitud de flujo de trabajo de la corte
La lógica empresarial de los tribunales está integrada en esta aplicación. Encapsula el enrutamiento del flujo de trabajo, la gestión de documentos y la generación de informes estadísticos; los documentos se almacenan en una máquina de discos. Un expediente electrónico permite la fácil recuperación de documentos; y una próxima mejora recopilará y presentará información relacionada con el archivo de un caso dentro de una única interfaz fácil de usar.
Módulo de audición
El módulo de audiencias está personalizado para permitir que los registradores y jueces utilicen el EFS para realizar audiencias sin papel en las cámaras. El módulo de audiencias recupera previamente todo el archivo del caso de audiencias arregladas ante un registrador en la computadora local para permitir una recuperación rápida de los documentos. Se implementan pantallas duales para permitir la visualización del archivo del caso y las hojas de actas en una pantalla y la visualización de documentos en la otra. La función Pack-n-Go permite a los registradores y jueces descargar todos los documentos de un archivo de caso en una memoria USB para leerlos en casa.
Sistema de gestión de claves
Los tribunales funcionan como una autoridad de certificación independiente que emite certificados digitales en tarjetas inteligentes a las LF. El Sistema de Gestión de Claves (KMS), que es fundamental para esta función, comprende los siguientes componentes: (a) Un Sistema de Gestión de Autoridades de Certificación utilizado para emitir y revocar certificados digitales; (b) Un servidor de certificados que almacena de forma centralizada los certificados digitales; (d) Un sistema de cliente de certificados basado en la web que utilizan las LF para administrar las tarjetas inteligentes que se les emiten y para solicitar y recibir certificados digitales que luego se almacenan en las tarjetas inteligentes; y (e) Un software de generación de claves basado en la web que LF utiliza para generar su par de claves públicas y privadas.
Historial de implementación
Planificación inicial (1990 a 1997)
A principios de la década de 1990 se vieron una serie de iniciativas tecnológicas que eventualmente allanarían el camino para el desarrollo del EFS.
El servicio de información de LawNet , que originalmente proporcionaba una base de datos única de estatutos para la profesión jurídica, se puso en marcha en 1990. El funcionamiento de LawNet y otros desarrollos tecnológicos relacionados estaba bajo la competencia del Consejo de LawNet (el predecesor del actual Comité de Gestión de LawNet) . De un servicio de investigación jurídica básica, LawNet se expandió finalmente entre 1992 y 1997 a una red integral de servicios informáticos para el sector legal, que comprende seis módulos que cubren las principales áreas de la práctica legal:
- Litigio
- Conveyancing
- Derecho Corporativo
- Propiedad intelectual
- Investigación legal
- Despacho Jurídico Integrado.
En 1994 se completó un programa de informatización de la Administración Judicial. En el marco de este programa, se puso en marcha una infraestructura de red integral para soportar diversas aplicaciones, incluida la conectividad a sistemas externos. Un tablón de anuncios electrónico también se creó para facilitar la comunicación a través de medios electrónicos como un paso hacia la oficina sin papeles ambiente.
En 1995 se inauguró el primer Tribunal Tecnológico . El Tribunal de Tecnología contó con la grabación y transcripción digital de los procedimientos, así como las instalaciones para la presentación multimedia de pruebas. También se puso en marcha un Sistema de Audiencias de Cámara Remota para permitir a los miembros de la profesión jurídica escuchar los asuntos ex parte a través de videoconferencias de escritorio, y se creó un Tablón de Anuncios de Oficiales Judiciales como parte del cambio gradual hacia un sistema judicial sin papeles.
Como piedra angular de un nuevo sistema electrónico de gestión de casos sin papel, la iniciativa Electronic Filing System (EFS) se propuso por primera vez al Consejo de LawNet en 1995. En virtud del EFS propuesto, los bufetes de abogados podrían presentar sus demandas y presentar documentos a través de un sistema electrónico. intercambio de datos. Además de la presentación electrónica, la EFS propuesta consistía en incorporar un servicio de extracción de documentos de casos electrónicos, permitir el servicio electrónico de documentos y proporcionar un servicio de información electrónica integral.
Fases de implementación (1997 a 2004)
Fase 1.0 (8 de marzo de 1997)
- La fase 1.0 del EFS se inició el 8 de marzo de 1997 como un programa piloto con participación voluntaria de abogados. El alcance de la implementación se limitó a solo ciertos aspectos de las órdenes de emplazamiento. El propósito de esta fase piloto fue permitir que los planificadores se beneficien de las lecciones aprendidas para ajustar las fases posteriores de implementación.
Fase 1.2 (1 de marzo de 2000)
- La fase 1.2 de la EFS se lanzó el 1 de marzo de 2000. Se introdujo la presentación electrónica obligatoria a los tribunales y se amplió el alcance de la EFS para cubrir la mayoría de los aspectos de las citaciones y sus correspondientes sistemas de flujo de trabajo. También se creó una oficina de servicios para atender a los bufetes de abogados que aún no estaban equipados con EFS en esta etapa.
Fase 2 (2 de julio de 2001)
- Fase 2 de las EFS se lanzó el 2 de julio de 2001. Esta fase se produjo la introducción de una basada en la web front-end de interfaz para usuarios de EFS, un texto completo electrónico Índice de buscar y extraer de servicio, y un Servicio Electrónico de Documentos Facility. El Servicio de Extracción y Búsqueda de Índice Electrónico permitió a los bufetes de abogados buscar un índice de expediente electrónico y solicitar la extracción de copias electrónicas o copias auténticas certificadas de los documentos del caso. Bajo el Servicio de Servicio Electrónico de Documentos, se permitió a los bufetes de abogados entregar documentos electrónicamente a otros bufetes de abogados preparados para EFS.
Fase 3 (18 de diciembre de 2001)
- La Fase 3 de la EFS se lanzó el 18 de diciembre de 2001. El alcance de la EFS se amplió para incluir citaciones iniciales , apelaciones ante el Tribunal de Apelación , apelaciones del Tribunal de Distrito , impuestos sobre las costas, interlocutor y la admisión de abogados y procuradores .
Fase 4A (28 de mayo de 2002)
- Fase 4A de las EFS se puso en marcha el 28 de mayo de 2002. El alcance de la SSC se amplió para incluir más formas de procedimiento civil, como asuntos de almirantazgo, movimientos originarios, peticiones, citaciones originarios originarios de la quiebra , pedidos de quiebra, peticiones, por supuesto , las compañías de bobinado -up, poder y sucesiones (Tribunal Supremo).
Fase 4B (i) (9 de diciembre de 2002)
- La fase 4B (i) de la EFS se inició el 9 de diciembre de 2002. Esta fase vio la inclusión de solicitudes de peticiones de adopción en la EFS, a saber, la generación automática de peticiones de adopción en el Tribunal de Familia utilizando información proporcionada en forma de un plantilla de elementos de datos electrónicos.
Fase 4B (ii) (15 de diciembre de 2003)
- La Fase 4B (ii) de la EFS se inició el 15 de diciembre de 2003. En el Tribunal de Familia, el alcance de la EFS se amplió para incluir peticiones de divorcio bajo la Carta de la Mujer (Cap 353, 1997 Rev Ed) y citaciones originadas bajo la tutela de Ley de la infancia (Cap. 122, 1985 Rev Ed), la Carta de la Mujer, la Ley de Administración de la Ley Musulmana (Cap 3, 1999 Rev Ed) y la Ley del Tribunal Supremo de la Judicatura (Cap 322, 1999 Rev Ed). El alcance de EFS también se amplió para cubrir los procedimientos de sucesión y administración en los Tribunales Subordinados, y se mejoraron los procedimientos con respecto a los procedimientos de sucesión y administración en la Corte Suprema.
Fase 5 (22 de diciembre de 2004)
- La fase 5 de la EFS se implementó en varias subfrases entre julio de 2003 y diciembre de 2004, y se consideró comisionada el 22 de diciembre de 2004. En esta fase, la EFS se extendió al Departamento de Servicios Corporativos de la Corte Suprema. Los datos contenidos en el sistema civil existente basado en mainframe se migraron al EFS. Además, se agregó a la EFS la capacidad de generar informes estadísticos.
Fase 6 (10 de enero de 2005)
- La fase 6 de la EFS se implementó el 10 de enero de 2005. El alcance de la EFS se amplió para abarcar asuntos penales en el Tribunal Supremo, que incluyen: investigaciones preliminares, causas penales, apelaciones penales ante el Tribunal de Apelación , procedimientos de revisión penal, procedimientos de remisión penal , apelaciones de magistrados , mociones penales y juicios de causa justificada.
La revisión de EFS
En abril de 2003, el Honorable Presidente del Tribunal Supremo nombró un Comité de Revisión de EFS para realizar una evaluación exhaustiva de EFS. Esta revisión garantizaría la pertinencia continua del sistema, junto con el desarrollo de la tecnología y las necesidades cambiantes de la profesión jurídica. El Comité de Revisión de EFS hizo ciertas recomendaciones para mejorar el EFS, que fueron aceptadas por El Honorable Presidente del Tribunal Supremo.
El Comité de Revisión de Implementación de EFS (ERIC) fue establecido en agosto de 2003 para implementar las recomendaciones hechas por el Comité de Revisión de EFS. ERIC debía supervisar el desarrollo de un nuevo sistema electrónico de litigios para reemplazar al EFS actual. Este sistema capitalizaría la experiencia obtenida del EFS actual, así como aprovechar la tecnología nueva y mejorada proyectada para el nuevo sistema electrónico de gestión de casos. En este sentido, ERIC debía desarrollar un documento de hoja de ruta que trazara la dirección del nuevo Sistema Electrónico de Litigios, así como coordinarse con el Comité de Reglas para revisar y modernizar las Reglas del Tribunal.
El primer proyecto que emprendió ERIC fue la organización del Coloquio de Litigio Electrónico , celebrado el 17 de abril de 2004 en The Sentosa Spa & Resort (antes llamado The Beaufort). El objetivo del coloquio fue proporcionar una plataforma para que las partes interesadas en el EFS se reúnan y analicen sus puntos de vista e ideas sobre cómo debería ser el nuevo panorama para los litigios electrónicos en Singapur . Se invitó al Coloquio a representantes del banco , la barra , los proveedores de TI y la Autoridad de Desarrollo de InfoComm de Singapur (IDA), con el fin de obtener una buena representación de las diversas partes interesadas del proceso de litigio.
Posteriormente, se creó un grupo selecto para redactar el documento de la hoja de ruta y elaborar un plan para allanar el camino para el desarrollo del nuevo sistema electrónico de litigios.
La hoja de ruta del litigio electrónico
En el curso de las discusiones, se decidió que la terminología apropiada para el nuevo sistema era “Sistemas Electrónicos de Litigio” (ELS) ya que la interoperabilidad de diferentes sistemas sería necesaria para atender la miríada de nuevas características en ELS.
El documento de hoja de ruta se divide en dos secciones principales. La primera sección describe las funcionalidades que proporcionará ELS. La segunda parte aborda ciertas cuestiones derivadas de la primera sección. La estructura del documento de hoja de ruta es la siguiente:
Parte I: Funciones de ELS (a) Gestión de casos para bufetes de abogados; (b) Gestión de casos para los tribunales; y (c) Audiencias electrónicas.
Parte II: Consideraciones complementarias (a) Revisión del proceso de litigio; (b) Costos y modelos comerciales; y (c) Estándares técnicos abiertos para la integración y la interoperabilidad.
Consulta pública de la hoja de ruta del litigio electrónico
Tras la primera publicación de la Hoja de ruta de litigios electrónicos el 10 de enero de 2005, hubo un período de Consulta pública en el que se invitó a los tribunales, bufetes de abogados, departamentos gubernamentales y proveedores de tecnología de la información a dar su opinión sobre las ideas planteadas en la Hoja de ruta de ELS. Con este fin, el documento de hoja de ruta de ELS se publicó en los sitios web de la Corte Suprema, los tribunales subordinados, la Academia de Derecho de Singapur y LawNet.
Hubo un número alentador de respuestas, con una distribución equilibrada de los comentarios de las partes interesadas involucradas. En general, las respuestas apoyaron las ideas que se propusieron en el documento de la hoja de ruta de ELS, proporcionando observaciones y comentarios pertinentes, y en ocasiones muy detallados, sobre los diversos conceptos contenidos en el mismo.
Al cierre de la Consulta Pública, la Hoja de Ruta de Litigios Electrónicos fue revisada en consecuencia para incorporar las respuestas relevantes recibidas. ERIC también se reconstituyó para formar el Comité ELS en mayo de 2005. Se prevé que en el curso de la implementación del ELS, se llevarán a cabo discusiones de grupos focales para buscar comentarios sobre aspectos específicos del ELS. Al mismo tiempo, se solicitará la revisión del ELS a las diversas partes interesadas a intervalos apropiados durante el proceso de implementación. [1]
Ver también
Referencias
- ^ El sistema de archivo electrónico en Singapur: abordar los elementos "humanos" (PDF) . Consultado el 1 de diciembre de 2015 .