El software de programación de empleados automatiza el proceso de creación y mantenimiento de una programación . Automatizar la programación de los empleados aumenta la productividad y permite a las organizaciones con personal por horas reasignar recursos a actividades que no son de programación. Por lo general, dicho software rastreará el tiempo de vacaciones , el tiempo de enfermedad , el tiempo de compensación y alertará cuando haya conflictos. [1] Dado que los datos de programación se acumulan a lo largo del tiempo, se pueden extraer para la nómina o para analizar la actividad pasada. Aunque el software de programación de empleados puede o no tomar decisiones de optimización, administra y coordina las tareas. [2] [3]El software de programación de empleados actual a menudo incluye aplicaciones móviles. La programación móvil aumentó aún más la productividad de la programación y eliminó los pasos de programación ineficientes. [2] También puede incluir funciones que incluyen el seguimiento y la incorporación de candidatos, el tiempo y la asistencia y los límites automáticos de las horas extraordinarias. [ cita requerida ] Dicha funcionalidad puede ayudar a las organizaciones con problemas como la retención de empleados , el cumplimiento de las leyes laborales y otros desafíos de gestión de la fuerza laboral .
Propósito
Un sustento teórico de un problema de programación de empleados puede representarse como el problema de programación de enfermeras , que es NP-difícil . La complejidad teórica del problema es un factor significativo en el desarrollo de diversas soluciones de software. Esto se debe a que los sistemas deben tener en cuenta muchas formas diferentes de horarios que se podrían trabajar y asignar a los empleados al horario correcto. [4] En última instancia, la optimización de la programación es minimizar los costos, pero a menudo también requiere un enfoque recíproco de la administración en lugar de una confianza total en el software. [2]
Transición al software de programación de empleados
Antes de la programación de horarios de los empleados, las empresas de software utilizaban medios físicos para realizar un seguimiento de las horas y el horario de trabajo de los empleados. Esto luego dio lugar a formas de almacenamiento de datos que más tarde en la década de los 80 eran compatibles con programas y software de computadora. Sin embargo, estos formularios nunca programaron realmente a los empleados, solo mantuvieron un registro de la semana laboral de los empleados, las horas y los horarios de trabajo anteriores. Esto dio paso a la idea de un software de programación de empleados, que sería un sistema todo incluido que almacenaría y rastrearía el historial de trabajo de los empleados, además de programar la semana laboral del empleado.
Tarjetas perforadas
La primera forma de programación y gestión automatizada de las horas de los empleados fue la tarjeta perforada . La idea creada por primera vez por Basile Bouchon desarrolló el control de un telar mediante agujeros perforados en cinta de papel en 1725. Herman Hollerith mejoró el diseño. [5] IBM fabricó y comercializó una variedad de máquinas de registro unitarias para crear, clasificar y tabular tarjetas perforadas, incluso después de expandirse a computadoras electrónicas a fines de la década de 1950. IBM desarrolló la tecnología de tarjetas perforadas en una poderosa herramienta para el procesamiento de datos comerciales y produjo una extensa línea de máquinas de registro de unidades de propósito general. [6]
Cinta magnética
Durante la década de 1960, la tarjeta perforada fue reemplazada gradualmente como el medio principal de almacenamiento de datos por cinta magnética, a medida que se dispuso de computadoras mejores y más capaces. Mohawk Data Sciences introdujo un codificador de cinta magnética en 1965, un sistema comercializado como un reemplazo de keypunch que tuvo cierto éxito, pero las tarjetas perforadas todavía se usaban comúnmente para la entrada de datos y la programación hasta mediados de la década de 1980 cuando la combinación de almacenamiento en disco magnético de menor costo, y terminales interactivos asequibles en miniordenadores menos costosos hicieron que las tarjetas perforadas también fueran obsoletas para esta función. [7] Sin embargo, su influencia perdura a través de muchas convenciones estándar y formatos de archivo. [8]
Programación automática y lista inteligente
En la década de 2010, la amplia adopción de dispositivos móviles y el auge de las redes 3G, 4G y 5G [9] en todo el mundo ha hecho posible abordar la tarea de programar de manera diferente. En la última década, han surgido muchas soluciones de software para hacer la vida de los propietarios y gerentes de negocios más fácil y menos onerosa.
La primera ola de soluciones ayudó a los propietarios de pequeñas empresas a programar, administrar y comunicarse con sus empleados de una manera más ágil. La forma más nueva de soluciones va un paso más allá, aprovechando el aprendizaje automático y se está construyendo sobre tecnologías en la nube aún más nuevas. [ cita requerida ] La necesidad de automatización y listas inteligentes en la gestión de la fuerza laboral seguirá creciendo a medida que la sociedad se dirige hacia una economía de conciertos. [10]
Complejidad
Los algoritmos se utilizan dentro del software de programación de empleados para determinar no solo quién está trabajando, sino también los trabajos y tareas específicos que se requieren de los trabajadores. El sistema aún debe ser monitoreado, y cualquier problema adicional con la asignación de detalles se realiza manualmente. [11] Dentro del contexto de los problemas y modelos de la lista, hay tres factores principales para resolver las diferencias: la integración de la programación de días libres con la construcción de la línea de trabajo y la asignación de tareas, la construcción de la lista y el tipo de demanda. [2] Por lo tanto, estas complejidades requieren que todos y cada uno de los lugares de trabajo optimicen el software de programación de empleados en función de su propio conjunto único de reglas, problemas y necesidades. [11] Además, es difícil determinar una solución óptima que minimice los costos, satisfaga las preferencias de los empleados, distribuya los turnos de manera equitativa entre los empleados y satisfaga todas las limitaciones del lugar de trabajo. En muchas organizaciones, las personas involucradas en el desarrollo de listas necesitan herramientas de apoyo a la toma de decisiones que ayuden a proporcionar los empleados adecuados en el momento adecuado y al costo adecuado, al tiempo que logran un alto nivel de satisfacción de los empleados . [2] Debido al cambio constante dentro de los entornos de trabajo, se deben crear nuevos modelos y algoritmos para permitir la flexibilidad a medida que surgen las necesidades y demandas. Por ejemplo, cuando se contrata una gran cantidad de nuevos empleados, ya que aumenta la fuerza laboral total, es probable que el software de programación deba actualizarse para permitir dicho cambio. [4]
Características
Aunque el software de programación de empleados no necesariamente mejorará las prácticas comerciales por sí solo, automatiza la administración comercial, que suele ser tediosa. También puede tener efectos positivos sobre los aspectos del negocio, incluyendo indirectamente compromiso de los empleados , la retención de empleados , [12] y los costes laborales más bajos. Al proporcionar a la administración grandes cantidades de datos, este software puede ayudar a la administración a tomar decisiones y crear automáticamente un horario de trabajo que se ajuste a tantas restricciones como sea posible. [13] Además, el software puede ser parte de un paquete ERP u otro sistema de gestión de recursos humanos . [14] [15] [16]
Las características varían según el proveedor de software, pero algunas características típicas incluyen:
- Diagrama de Gantt o vista de calendario de la programación
- Aprobar las solicitudes de tiempo libre de los empleados
- Reducir la fuerza laboral improductiva debido a la programación excesiva [17]
- Utilice las previsiones meteorológicas para predecir las necesidades de personal [17]
- Días libres en la programación
- Permita que los empleados intercambien turnos.
- Plantillas para implementar planes de turnos a medio plazo
- Interfaz para software de contabilidad de nómina y / o gestión [18]
- Capacidad para identificar fácilmente los turnos no asignados. [18]
- Posibilidad de crear informes para facturación y nómina. [18]
- Gestionar la tarea de automatización y recopilación de datos .
- Análisis del lugar de trabajo [19]
- Integración de aplicaciones móviles
- Agentes de interfaz [1]
Futuras tendencias
A medida que el lugar de trabajo moderno se vuelve más complejo, es probable que la creación de listas deba ser más flexible para satisfacer preferencias más individualistas. [2] La inteligencia artificial también parece jugar un papel más importante en la programación del software, requiriendo menos supervisión por parte de la gerencia para corregir los problemas. [1]
Ver también
- Software de programación de citas
- Planificación y programación automatizadas
- Gestión de servicios de campo
- Gráfico de gantt
- Herramienta de programación de reuniones
- Horario (lugar de trabajo)
- Software de seguimiento de tiempo
- Hoja de horas
- Administración de personal
- Sistema de seguimiento de candidatos
- Listado
Referencias
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