El software de gestión de inventario es un sistema de software para rastrear niveles de inventario , pedidos, ventas y entregas. [1] También se puede utilizar en la industria de fabricación para crear una orden de trabajo , una lista de materiales y otros documentos relacionados con la producción. Las empresas utilizan software de gestión de inventario para evitar el exceso de existencias y las interrupciones. Es una herramienta para organizar datos de inventario que antes generalmente se almacenaba en forma impresa o en hojas de cálculo .
Características
El software de gestión de inventario se compone de varios componentes clave que trabajan juntos para crear un inventario cohesivo de los sistemas de muchas organizaciones. Estas funciones incluyen:
Punto de pedido
Si el inventario alcanza un umbral específico, el sistema de gestión de inventario de una empresa puede programarse para indicar a los gerentes que reordenen ese producto. Esto ayuda a las empresas a evitar quedarse sin productos o inmovilizar demasiado capital en el inventario.
Seguimiento de activos
Cuando un producto está en un almacén o tienda, se puede rastrear a través de su código de barras y / u otros criterios de rastreo, como el número de serie , el número de lote o el número de revisión. Sistemas. for Business, Encyclopedia of Business, 2ª ed. Hoy en día, el software de gestión de inventario a menudo utiliza códigos de barras , identificación por radiofrecuencia (RFID) y / o tecnología de seguimiento inalámbrico .
Gestión De Servicios
Las empresas que se orientan principalmente a los servicios en lugar de a los productos pueden utilizar software de gestión de inventario para realizar un seguimiento del costo de los materiales que utilizan para proporcionar servicios, como los suministros de limpieza. De esta manera, pueden adjuntar precios a sus servicios que reflejen el costo total de realizarlos.
Identificación de producto
Los códigos de barras son a menudo el medio por el cual los datos sobre productos y pedidos se ingresan en el software de administración de inventario. Se utiliza un lector de códigos de barras para leer códigos de barras y buscar información sobre los productos que representan. Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y los métodos inalámbricos de identificación de productos también están ganando popularidad.
Los programas de software de inventario modernos pueden usar códigos QR o etiquetas NFC para identificar artículos de inventario y teléfonos inteligentes como escáneres. [ cita requerida ] Este método proporciona una opción para que las empresas rastreen el inventario mediante el escaneo de códigos de barras sin la necesidad de comprar hardware de escaneo costoso. [ cita requerida ]
Optimización de inventarios
Un sistema de optimización de inventario y pronóstico de demanda totalmente automatizado para lograr métricas clave de optimización de inventario como:
- Punto de reorden: la cantidad de unidades que deberían activar una orden de reabastecimiento [ cita requerida ]
- Cantidad de pedido: el número de unidades que se deben reordenar, según el punto de reorden, el stock disponible y el stock en el pedido [ cita requerida ]
- Demanda de clientes potenciales: la cantidad de unidades que se venderán durante el tiempo de espera [ cita requerida ]
- Cobertura de existencias: la cantidad de días que quedan antes de un desabastecimiento si no se hace un nuevo pedido [ cita requerida ]
- Precisión: la precisión esperada de los pronósticos [ cita requerida ]
Historia
El Código de Producto Universal (UPC) fue adoptado por la industria de abarrotes en abril de 1973 como el código de barras estándar para todos los tenderos, aunque no se introdujo en las tiendas minoristas hasta 1974. [2] Esto ayudó a reducir los costos de gestión de inventario porque los minoristas en el Estados Unidos y Canadá no tuvieron que comprar varios lectores de códigos de barras para escanear códigos de barras de la competencia. Ahora había un código de barras principal para que los supermercados y otros minoristas compraran un tipo de lector.
A principios de la década de 1980, las computadoras personales comenzaron a ser populares. [3] Esto redujo aún más el costo de los códigos de barras y los lectores. También permitió la puesta en marcha de las primeras versiones del software de gestión de inventarios. Uno de los mayores obstáculos para vender lectores y códigos de barras a los minoristas fue el hecho de que no tenían un lugar para almacenar la información que escaneaban. A medida que las computadoras se volvieron más comunes y asequibles, se superó este obstáculo. Una vez que los códigos de barras y los programas de administración de inventario comenzaron a difundirse en las tiendas de comestibles , la administración de inventario a mano se volvió menos práctica. Escribir datos de inventario a mano en papel fue reemplazado por escanear productos e ingresar información en una computadora a mano.
A principios de la década de 2000, el software de gestión de inventario progresó hasta el punto en que los empresarios ya no necesitaban introducir datos a mano, sino que podían actualizar instantáneamente su base de datos con lectores de códigos de barras.
Además, la existencia de software empresarial basado en la nube y su creciente adopción por parte de las empresas marcan una nueva era para el software de gestión de inventario. [ cita requerida ] Ahora, por lo general, permiten integraciones con otros procesos de backend comerciales, como contabilidad y ventas en línea . [ cita requerida ]
Propósito
Las empresas suelen utilizar software de gestión de inventario para reducir sus costes de transporte. [4] El software se utiliza para rastrear productos y piezas a medida que se transportan de un proveedor a un almacén, entre almacenes y, finalmente, a una ubicación minorista o directamente a un cliente.
El software de gestión de inventario se utiliza para una variedad de propósitos, que incluyen:
- Mantener un equilibrio entre demasiado y muy poco inventario.
- Seguimiento del inventario a medida que se transporta entre ubicaciones.
- Recibir artículos en un almacén u otra ubicación.
- Recoger, empaquetar y enviar artículos desde un almacén.
- Realizar un seguimiento de las ventas de productos y los niveles de inventario.
- Reducir la obsolescencia y el deterioro de los productos.
- Evitar perder ventas debido a situaciones de falta de stock.
Usos de fabricación
Los fabricantes utilizan principalmente software de gestión de inventario para crear órdenes de trabajo y listas de materiales. Esto facilita el proceso de fabricación al ayudar a los fabricantes a ensamblar de manera eficiente las herramientas y piezas que necesitan para realizar tareas específicas. Para trabajos de fabricación más complejos, los fabricantes pueden crear órdenes de trabajo de varios niveles y listas de materiales, que tienen una línea de tiempo de los procesos que deben suceder en el orden correcto para construir un producto final. Otras órdenes de trabajo que se pueden crear utilizando software de gestión de inventario incluyen órdenes de trabajo inversas y órdenes de trabajo automáticas. Los fabricantes también usan software de administración de inventario para rastrear activos, recibir nuevo inventario y tareas adicionales para las que lo usan las empresas de otras industrias.
Ventajas del software de gestión de inventario ERP
Existen varias ventajas de utilizar software de gestión de inventario en un entorno empresarial.
Ahorro de costes
El inventario de una empresa representa una de sus mayores inversiones, junto con su fuerza laboral y ubicaciones. El software de gestión de inventario ayuda a las empresas a reducir los gastos al minimizar la cantidad de piezas y productos innecesarios almacenados . También ayuda a las empresas a mantener las ventas perdidas al mínimo al tener suficiente stock disponible para satisfacer la demanda.
Eficiencia incrementada
El software de gestión de inventario a menudo permite la automatización de muchas tareas relacionadas con el inventario. Por ejemplo, el software puede recopilar datos, realizar cálculos y crear registros automáticamente . Esto no solo se traduce en ahorros de tiempo y costos, sino que también aumenta la eficiencia empresarial.
Organización de almacén
El software de gestión de inventario puede ayudar a los distribuidores , mayoristas , fabricantes y minoristas a optimizar sus almacenes. Si ciertos productos a menudo se venden juntos o son más populares que otros, esos productos se pueden agrupar o colocar cerca del área de entrega para acelerar el proceso de recolección.
Para 2018, el 66% de los almacenes "están preparados para sufrir un cambio sísmico, pasando de los procesos de papel y lápiz que aún prevalecen a soluciones de inventario automatizadas y mecanizadas. Con estos nuevos procesos automatizados, los recuentos de ciclos se realizarán con más frecuencia y con menos esfuerzo, aumentando visibilidad del inventario y que conduce a un cumplimiento más preciso, menos situaciones de falta de existencias y menos ventas perdidas. Una mayor confianza en la precisión del inventario conducirá a un nuevo enfoque en optimizar la mezcla, expandir una selección y acelerar la rotación de inventario ". [5]
Datos actualizados
Los datos actualizados y en tiempo real sobre las condiciones y los niveles de inventario es otra ventaja que ofrece a las empresas el software de gestión de inventario. Los ejecutivos de la empresa generalmente pueden acceder al software a través de un dispositivo móvil , computadora portátil o PC para verificar los números de inventario actuales. Esta actualización automática de los registros de inventario permite a las empresas tomar decisiones informadas. [6]
Seguridad de datos
Con la ayuda de derechos de usuario restringidos, los gerentes de la empresa pueden permitir que muchos empleados ayuden en la gestión del inventario. Pueden otorgar a los empleados suficiente acceso a la información para recibir productos, realizar pedidos, transferir productos y realizar otras tareas sin comprometer la seguridad de la empresa . Esto puede acelerar el proceso de administración de inventario y ahorrar tiempo a los gerentes.
Conocimiento de las tendencias
El seguimiento de dónde se almacenan los productos, de qué proveedores provienen y el período de tiempo que se almacenan es posible con el software de gestión de inventario. Al analizar estos datos, las empresas pueden controlar los niveles de inventario y maximizar el uso del espacio del almacén. Además, las empresas están más preparadas para las demandas y suministros del mercado, especialmente durante circunstancias especiales, como una temporada alta en un mes en particular. A través de los informes generados por el software de gestión de inventario, las empresas también pueden recopilar datos importantes que se pueden poner en un modelo para su análisis. [ cita requerida ]
Desventajas del software de gestión de inventario ERP
Las principales desventajas del software de gestión de inventario son su costo y complejidad.
Gastos
El costo puede ser una gran desventaja del software de gestión de inventario. Muchas empresas grandes utilizan un ERP como software de gestión de inventario, pero las pequeñas empresas pueden tener dificultades para pagarlo. Los lectores de códigos de barras y otro hardware pueden agravar este problema al agregar aún más costos a las empresas. La ventaja de permitir que varios empleados realicen tareas de administración de inventario se ve atenuada por el costo de lectores de códigos de barras adicionales. El uso de teléfonos inteligentes como lectores de códigos QR ha sido una forma en que las empresas más pequeñas evitan el alto gasto de hardware personalizado para la gestión de inventario.
Complejidad
El software de gestión de inventario no es necesariamente sencillo o fácil de aprender. El equipo de gestión de una empresa debe dedicar una cierta cantidad de tiempo a aprender un nuevo sistema, incluidos tanto el software como el hardware, para poder ponerlo en práctica. La mayor parte del software de gestión de inventario incluye manuales de formación y otra información disponible para los usuarios. A pesar de su aparente complejidad, el software de gestión de inventario ofrece cierto grado de estabilidad a las empresas. Por ejemplo, si un empleado de TI a cargo del sistema deja la empresa, un reemplazo puede ser comparativamente económico de capacitar en comparación con si la empresa usara múltiples programas para almacenar datos de inventario.
Beneficios del software de gestión de inventario en la nube
Los principales beneficios de un software de gestión de inventario en la nube incluyen:
Seguimiento de inventario en tiempo real
Para las empresas emergentes y las pymes, el seguimiento del inventario en tiempo real es muy importante. Los propietarios de empresas no solo pueden rastrear y recopilar datos, sino también generar informes. Al mismo tiempo, los empresarios pueden acceder a datos de inventario basados en la nube desde una amplia gama de dispositivos habilitados para Internet, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y computadoras de escritorio tradicionales. Además, los usuarios no tienen que estar dentro de las instalaciones comerciales para utilizar el programa de inventario basado en la web y pueden acceder al software de inventario mientras están de viaje.
Reduzca los gastos de hardware
Debido a que el software reside en la nube, los propietarios de negocios no tienen que comprar ni mantener hardware costoso. En cambio, las PYMES y las nuevas empresas pueden dirigir el capital y las ganancias hacia la expansión del negocio para llegar a una audiencia más amplia. Las soluciones basadas en la nube también eliminan la necesidad de contratar una gran fuerza laboral de TI. El proveedor de servicios se encargará de mantener el software de inventario.
Despliegue rápido
La implementación de un software de inventario basado en la web es bastante fácil. Todo lo que los dueños de negocios tienen que hacer es registrarse para obtener una suscripción mensual o anual y comenzar a usar el software de administración de inventario a través de Internet. Esta flexibilidad permite que las empresas escalen con relativa rapidez sin gastar una gran cantidad de dinero.
Fácil integración
El software de gestión de inventario en la nube permite a los propietarios de empresas integrarse con sus sistemas existentes con facilidad. Por ejemplo, los propietarios de negocios pueden integrar el software de inventario con su tienda de comercio electrónico o software de contabilidad basado en la nube. El aumento de la popularidad de los mercados de terceros, como Amazon , eBay y Shopify , llevó a las empresas de gestión de inventario basadas en la nube a incluir la integración de dichos sitios con el resto del negocio minorista del propietario de una empresa, lo que permite ver y controlar las existencias en todos canales. [7] [8]
Eficiencia mejorada
Los sistemas de inventario en la nube aumentan la eficiencia de varias formas. Uno es el monitoreo de inventario en tiempo real. Un solo cambio puede replicarse instantáneamente en toda la empresa. Como resultado, las empresas pueden tener mayor confianza en la precisión de la información en el sistema, y la administración puede rastrear más fácilmente el flujo de suministros y productos y generar informes. Además, las soluciones basadas en la nube ofrecen una mayor accesibilidad.
Coordinación mejorada
Los programas de inventario en la nube también permiten que los departamentos de una empresa trabajen juntos de manera más eficiente. El Departamento A puede obtener información sobre el inventario del Departamento B directamente desde el software sin necesidad de comunicarse con el personal del Departamento B para obtener la información. Esta comunicación interdepartamental también hace que sea más fácil saber cuándo reabastecer y qué pedidos de los clientes se han enviado, etc. Las operaciones pueden realizarse de manera más fluida y eficiente, mejorando la experiencia del cliente. La información precisa del inventario también puede tener un gran impacto en los resultados de una empresa. Le permite ver dónde están los cuellos de botella y los problemas del flujo de trabajo, y calcular los puntos de equilibrio y los márgenes de beneficio.
Desventajas del software de gestión de inventario en la nube
Seguridad y privacidad
El uso de la nube significa que los datos son administrados por un proveedor externo y existe el riesgo de que usuarios no autorizados accedan a los datos.
Dependencia
Dado que el mantenimiento lo gestiona el proveedor, los usuarios dependen esencialmente por completo del proveedor.
Flexibilidad disminuida
Dependiendo del proveedor de servicios en la nube, las actualizaciones del sistema y del software se realizarán según su cronograma, por lo que las empresas pueden experimentar algunas limitaciones en la flexibilidad del proceso.
Integración
No todos los sistemas locales o proveedores de servicios se pueden sincronizar con el software en la nube utilizado.
Ver también
- Planificación de recursos empresariales
- Automatización de documentos
- Sistema de control de inventarios
- Jefe de operaciones
- Gestión de la cadena de suministro
- Inventario de proveedor administrado
- Sistema de Administración de Inventario
Referencias
- ^ Lesonsky, Rieva (1998). "Seguimiento de inventario" . Revista Entrepreneur.
- ^ Dolinsky, Anton. "Historial de gestión de inventario, parte cuatro" . Almyta Systems . Consultado el 17 de agosto de 2010 .
- ^ Polsson, Ken. "Cronología de ordenadores personales - 1981" . WebWorld de Polsson . Consultado el 17 de agosto de 2010 .
- ^ Piasecki, Dave. "Optimización de la cantidad de pedido económica - Costos de transporte" . Inventoryops.com . Consultado el 17 de agosto de 2010 .
- ^ Lu, Clara (27 de marzo de 2014). "Estudio reciente muestra que el 66% de los almacenes planean expandir las inversiones en tecnología para 2018" . Blog de TradeGecko.
- ^ Lockard, Robert (29 de noviembre de 2010). "3 ventajas de utilizar software de gestión de inventario" . Blog de software del sistema de inventario . Consultado el 23 de noviembre de 2012 .
- ^ "Tamebay: Blog: Brightpearl agrega la integración de Amazon" . tamebay.com . Consultado el 25 de noviembre de 2015 .
- ^ https://www.stuff.co.nz/business/99540053/amazon-australia-opens--but-only-limited-goods-ship-to-new-zealand