La gestión de los límites de las etapas es uno de los siete procesos que componen PRINCE2 , un enfoque sistemático para la gestión de proyectos desarrollado por la Oficina de Comercio Gubernamental del Reino Unido y utilizado ampliamente en el gobierno y la industria del Reino Unido. El principio fundamental de Gestión de los límites de las etapas (SB) es garantizar que, al final de cada etapa, el proyecto se mantenga enfocado en brindar beneficios comerciales.
Descripción
La gestión de los límites de la etapa (SB) es uno de los siete procesos descritos por PRINCE2. Es un punto de decisión en la continuidad del proyecto , a partir del cual el proyecto continuará según lo planeado, ajustado o detenido. El proceso implica revisar la etapa actual (si el caso de negocio sigue siendo válido, en caso de que pasemos a la siguiente etapa [1] ), prepararnos para la siguiente y seleccionar información que pueda ser de utilidad más adelante en el proyecto.
El proceso es administrado por el Gerente de Proyecto, quien informa a la Junta de Proyecto sobre la probabilidad de éxito en la consecución del objetivo comercial del proyecto, el plan del proyecto, junto con los riesgos y problemas asociados . Si la Junta de Proyecto está satisfecha con el final de la etapa actual y el plan de la siguiente etapa, se permite que el proyecto continúe. La gestión de los límites de la etapa es, por tanto, un proceso vital en la gestión del proyecto. Los objetivos del proceso son:
- Demostrar a la Junta de Proyecto que todos los productos en la etapa actual están incluidos y definidos.
- Proporcionar la información requerida por la Junta de Proyecto para evaluar si el proyecto aún es viable.
- Obtener autorización y márgenes de tolerancia para la siguiente etapa.
- Para registrar cualquier información o lecciones que puedan ser útiles en etapas posteriores de u otros proyectos.
Los productos del proceso (salidas) son:
- Datos reales del plan actual , que se utilizan para mostrar las mejoras del plan de etapa original. El plan de etapa representa la base del control diario del gerente de proyecto e identifica en detalle los entregables clave , los requisitos de recursos y el costo total .
- Plan de la siguiente etapa , que representa la etapa de información real con hechos e información adicionales, y forma parte de los criterios de evaluación de la Junta de Proyecto para la continuación del proyecto.
- Plan de proyecto revisado . El plan del proyecto brinda una descripción general del proyecto total, identifica los entregables clave, los requisitos de recursos , el costo total y los principales puntos de control dentro del proyecto, como los límites de la etapa. La Junta de Proyecto lo utiliza para medir el progreso realizado y se revisa y actualiza para reflejar la comprensión más reciente del proyecto.
- Registro de riesgos actualizado , proporciona identificación, estimación , evaluación de impacto y contramedidas para todos los riesgos del proyecto. Se crea durante la puesta en marcha y se desarrolla durante la vida del proyecto y es utilizado por la Junta de Proyecto para verificar la viabilidad del proyecto.
- Caso de negocio revisado . El Business Case es parte del mandato del proyecto y se produce antes de que se inicie el proyecto. Incluye las razones del proyecto, los beneficios comerciales esperados, los costos esperados y los riesgos esperados. La Junta de Proyecto supervisa la viabilidad continua del proyecto en relación con este Business Case, que se actualiza con cualquier cambio nuevo.
- Informe de lecciones aprendidas , que describe las lecciones aprendidas de cualquier evento que ocurra en cada etapa.
- Lista revisada del equipo de gestión de proyectos Este equipo comprende toda la estructura de gestión de la Junta de proyecto , el director del proyecto , además de los directores de equipo y los roles de aseguramiento del proyecto. Se comprueba el equipo y se actualizan los cambios si los hay.
- Informe de final de etapa , entregado por el Project Manager a la Junta de Proyecto y que contiene los resultados obtenidos durante la etapa.
Referencias
- Office of Government Commerce (2005), Managing Successful Projects with PRINCE2 (Manual PRINCE2), The Stationery Office, (publicación oficial PRINCE2), que representó la principal inspiración.
- Newman, Pippa (1997), Professionalism in Project Management (Recopilación no: 1997/373), PRINCE2 [método de gestión de proyectos], páginas 1 y 2
- Bradley, Ken (2002), Pasando los exámenes PRINCE2 , Londres: The Stationery Office