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| Administración de Empresas |
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| Gestión de una empresa |
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La administración de oficinas es una profesión que involucra el diseño, implementación, evaluación y mantenimiento del proceso de trabajo dentro de una oficina u otra organización, con el fin de mantener y mejorar la eficiencia y la productividad .
La gestión de la oficina es, por tanto, parte de la administración general de la empresa y, dado que los elementos de la gestión son la previsión y la planificación, la organización, el mando, el control y la coordinación, la oficina forma parte de la función de gestión total.
La gestión de oficinas es la técnica de planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades de la oficina con miras a lograr los objetivos comerciales y se preocupa por el desempeño eficiente y eficaz del trabajo de oficina. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa comercial. La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se logran únicamente mediante la planificación y el control adecuados de las actividades, la reducción de los costos de oficina y la coordinación de todas las actividades comerciales.
“La gestión de la oficina se puede definir como una tarea de planificación, coordinación, motivación de los esfuerzos de los demás hacia los objetivos específicos de la oficina”.
"La gestión de la oficina, como función, es la rama del arte y la ciencia de la gestión que se ocupa del desempeño eficiente del trabajo de oficina cuando y donde sea que se vaya a realizar". - William If. Leffingwell y Edwin M. Rot.
“La gestión de la oficina es la manipulación y el control de hombres, métodos, máquinas y materiales para lograr los mejores resultados posibles: resultados de la más alta calidad posible con el gasto del menor efecto y gasto posible, en el menor tiempo posible y de una manera aceptable para el alta dirección. ”- Harry H. Wylie.
Esta definición enfatiza la utilización de recursos del negocio como material, métodos, etc. para lograr los objetivos y resultados de la mejor y más barata manera y en el mínimo tiempo posible.
“La administración de la oficina es el arte de guiar al personal de la oficina en el uso de los medios apropiados a su entorno para lograr su propósito específico.” - Mills y Standinhford.
De acuerdo con esta definición, una comprensión adecuada del propósito objetivo es necesaria para que todos los esfuerzos y actividades se dirijan a su logro. El entorno donde se realizará el trabajo de oficina lo proporciona la gerencia después de una planificación adecuada. Medio ambiente significa entorno donde operan los empleados de una empresa. Incluye factores físicos como ubicación, distribución, temperatura de iluminación, ventilación, limpieza, etc. También se deben dar a conocer a los empleados diversas leyes comerciales, prácticas aduaneras, etc.
En esta definición, el autor ha tratado la gestión de la oficina como un arte de orientar y dirigir al personal o empleados de la organización en el uso de diversos medios como máquinas, equipos, formularios de oficina, manuales, métodos, etc. oficina y no dirección de las cosas. La dirección de la oficina debe comprender el comportamiento y las necesidades de su empleado para motivarlo a trabajar influyéndolo y brindándole incentivos para que se logre el objetivo de la organización.
En palabras simples, la gestión de la oficina se puede definir como “un proceso distinto de planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación y control de la oficina para facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial”. La definición muestra las funciones de gestión de un director administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de gestión de la oficina.
Importancia de la gestión de oficinas [ editar ]
El siguiente punto aclara la importancia de la gestión de la oficina:
(i) Ayuda a lograr los objetivos [ editar ]
Los objetivos o metas son resultados en términos cuantitativos que deben alcanzarse en un tiempo determinado. La gerencia hace que las personas se den cuenta de los objetivos y dirige sus esfuerzos hacia el logro de estos objetivos.
(ii) Uso óptimo de los recursos [ editar ]
La administración ayuda a utilizar los recursos de manera eficaz. Los administradores utilizan con optimismo los escasos recursos. Los gerentes provocan la coordinación e integración de varios recursos. Es la gestión la que orienta al personal en funciones en el uso de los recursos.
(iii) Minimización de costos [ editar ]
Los costos de oficina solo pueden reducirse bajo la guía y el control de una gestión eficiente. Office Management se preocupa por hacer las actividades de la oficina de la mejor y más barata manera. La reducción de costes es uno de los objetivos de gestión que se puede conseguir mediante la simplificación y mecanización del trabajo. A través de una mejor planificación, una organización sólida y un control efectivo, la administración permite una preocupación por reducir costos y preparar a una empresa para enfrentar una competencia feroz.
(iv) Flujo fluido del trabajo [ editar ]
El flujo de trabajo ininterrumpido solo es posible si existe una planificación y un control adecuados. La gestión garantiza un flujo de trabajo eficiente y fluido.
(v) Ayuda a mantener la eficiencia de la oficina [ editar ]
La administración ayuda a mantener la eficiencia en una oficina. Un gerente no solo realiza y produce resultados, sino que también lo hace de la manera más eficiente para contribuir a la generación de ganancias.
(vi) Gestión de la supervivencia y el crecimiento [ editar ]
La dirección tiene que jugar un papel importante para mantener viva la organización. Los cambios en la tecnología y los métodos deben anticiparse y adaptarse para la supervivencia y el crecimiento. Solo la dirección puede hacerlo y moldea la empresa en un entorno tan cambiante.
(vii) Proporciona innovación [ editar ]
La innovación es encontrar un método nuevo, diferente y mejor para hacer el trabajo existente. Para planificar y gestionar la innovación, la gestión debe jugar un papel importante. Las sugerencias de los clientes, la información de los vendedores, la estrecha vigilancia de las actividades de la competencia proporcionan una fuente de innovación.
(viii) Ayuda a retener el talento e inculcar el sentido de lealtad en el personal de la oficina [ editar ]
La gestión eficiente ayuda a retener a los empleados talentosos y trabajadores proporcionándoles un entorno de trabajo cómodo. El gerente debe motivar a sus empleados reconociendo y apreciando sus talentos.
(ix) Proporciona liderazgo [ editar ]
La gerencia proporciona liderazgo al influir y orientar al personal de la oficina. Los gerentes influyen en sus subordinados para que trabajen voluntariamente para lograr los objetivos de la organización.
(x) Gestionar el cambio [ editar ]
La importancia de la gestión de la oficina es que ayuda a planificar el cambio e introducirlo en el momento adecuado y de la manera correcta. Debido al cambio en los métodos tecnológicos, los procedimientos de trabajo, etc. deben cambiarse para lograr eficiencia y economía. Las personas se resisten al cambio debido a la falta de comprensión de las razones del cambio y la falta de capacitación en nuevos métodos. La administración ayuda a minimizar la resistencia de las personas y actúa como un agente de cambio.
(xi) Mantenimiento de las relaciones públicas [ editar ]
La administración de la oficina ayuda a mejorar las relaciones públicas y aumentar la buena voluntad de una empresa al tratar las quejas de los consumidores y el público en general.
(xii) Beneficios sociales [ editar ]
La gestión es beneficiosa no solo para las empresas comerciales, sino también para los diversos segmentos de la sociedad. Proporciona y mantiene vínculos con varios tipos de proveedores, bancos, compañías de seguros, departamentos gubernamentales y público en general. Beneficia a la sociedad en su conjunto al brindar sus servicios.
Funciones [ editar ]
Un gerente de oficina es responsable de monitorear y revisar los sistemas, generalmente enfocándose en resultados específicos tales como escalas de tiempo mejoradas, rotación, producción, ventas, etc. Pueden supervisar o administrar un equipo de administradores, asignar roles, reclutar y capacitar, y emitir asignaciones y proyectos. Como tal, el rol es variado, a menudo incluye responsabilidades en una amplia gama de funciones, tales como:
- Teneduría de libros
- Mapeo de procesos de negocio
- Contabilidad de costos
- Servicio al Cliente
- Gestión de base de datos
- Gestión de instalaciones
- Diseño de plantillas de formularios o documentos
- Recursos humanos
- Sistemas de Información Gerencial
- Consultoría de gestión
- Seguridad y salud ocupacional
- Nómina de sueldos
- Gestión de proyectos
- Adquisitivo
- Gestión de registros
- Reclutamiento
- Redacción de informes
- Gestión de riesgos
- Ventas y marketing
- Gestion de seguridad
- Administracion del espacio
- Análisis de sistemas
- Mantenimiento del sitio web
Las competencias personales útiles en el puesto son: habilidades para resolver problemas, buenas habilidades para tomar decisiones, integridad, ingenio, creatividad, asertividad, flexibilidad, habilidades para administrar el tiempo y la capacidad para hacer frente a la presión.
Ver también [ editar ]
- Oficial administrador en jefe
- Equipo de oficina
- Asociación de Profesionales de Tecnología de la Información (AITP)
Lectura adicional [ editar ]
- Galloway, Lee (1922). Gestión de oficinas, sus principios y práctica: organización, arreglo y funcionamiento de la cobertura con especial consideración del empleo, la formación y el pago de los trabajadores de oficina . Prensa de Ronald. OCLC 552410934 .
