Una oficina de gestión de proyectos (abreviada como PMO ) es un grupo o departamento dentro de una empresa, agencia gubernamental o empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos dentro de la organización. La PMO se esfuerza por estandarizar e introducir economías de repetición en la ejecución de proyectos. La PMO es la fuente de documentación , orientación y métricas sobre la práctica de la gestión y ejecución de proyectos.
Darling y Whitty (2016) señalan que la definición de la función de la PMO ha evolucionado con el tiempo:
- La oficina de proyectos del siglo XIX fue un tipo de gobernanza nacional de la industria agrícola.
- 1939 aparece como el primer ejemplo de publicación del término 'oficina de gestión de proyectos'
- El concepto de la PMO de la década de 1950 es representativo de cómo se ve una PMO contemporánea
- Hoy en día, la PMO es una entidad dinámica que se utiliza para resolver problemas específicos [1]
A menudo, las PMO basan los principios de gestión de proyectos en metodologías estándar de la industria, como PRINCE2 o directrices como PMBOK . [2]
Actuación
Hay muchas razones por las que los proyectos fracasan. Según una encuesta de PricewaterhouseCoopers [3] de 1.524 organizaciones, la estimación y planificación inadecuadas del proyecto constituye el 30% de los fracasos del proyecto, la falta de patrocinio ejecutivo constituye el 16% y las metas y objetivos mal definidos constituyen el 12%. También descubrió que el uso de enfoques de gestión de proyectos establecidos aumentaba el éxito medido por los indicadores clave de rendimiento de un proyecto de calidad, alcance , cronograma , presupuestos y beneficios. La encuesta indica que operar una PMO establecida es una de las tres razones principales que impulsa la ejecución exitosa de un proyecto. [3]
Darling & Whitty (2016) encontraron que hay una complejidad de interconexiones en el capital intelectual de la PMO y, aunque a menudo la razón para el establecimiento de la PMO es mejorar la satisfacción de las partes interesadas con los proyectos, a menudo el establecimiento de la PMO conduce a una insatisfacción significativa por parte de la alta dirección. [1]
Funciones
Las PMO pueden llevar otras funciones más allá de los estándares y la metodología, y participar en la gestión estratégica de proyectos, ya sea como facilitadores o activamente como propietarios del proceso de Gestión de la cartera . Las tareas [4] pueden incluir el seguimiento y la presentación de informes sobre proyectos y carteras activos (seguimiento del proyecto hasta su finalización) e informar sobre el progreso a la alta dirección para tomar decisiones estratégicas sobre qué proyectos continuar o cancelar.
El grado de control e influencia que tienen las PMO sobre los proyectos depende del tipo de estructura de PMO dentro de la empresa; puede ser:
- Solidario, con función consultiva
- Controlar, exigiendo cumplimiento, por ejemplo
- Directiva, tomando el control y gestionando los proyectos
Hay muchas opiniones y prácticas que algunos dicen que las PMO deben cumplir. La quinta edición de PMBoK dedica una página y media a dicha discusión identificando 6 funciones de PMO. Hobbs y Aubry (2010) identificaron 27 funciones distintas de las PMO destacando que se encontró que varias de ellas no se correlacionaban con un mejor desempeño del proyecto. Darling & Whitty (2016) afirman que existe la necesidad de una práctica de gestión basada en la evidencia, que consultores y profesionales están proporcionando soluciones no probadas en las que las organizaciones públicas y privadas están invirtiendo enormes cantidades de financiación sin un resultado asegurado, además de la publicación de opiniones sin conocimientos científicos. no se tolerarían bases en el campo de la ciencia, la medicina o el derecho, y es igualmente importante que la justificación se presente en el campo de la gestión. [1]
Algunas PMO operan en contextos especializados. En Scaled Agile Framework, el término APMO se utiliza para definir una PMO con un enfoque en respaldar la agilidad empresarial.
Los departamentos de PMO cambian con frecuencia y por diversas razones. La investigación indica cambios en la gestión y los métodos de la cartera, la colaboración y la responsabilidad; madurez y desempeño de la gestión de proyectos; y el clima laboral son factores que impulsan el cambio de la PMO. [5]
Si bien las funciones de la PMO cambian a través de transformaciones frecuentes, se argumenta que la función principal de la PMO es actuar como un catalizador para el cambio y la entrega dentro de las organizaciones [6] [7]
Tipos
Hay una variedad de tipos de PMO, que incluyen: [8]
- PMO empresarial : garantiza que los proyectos se alineen con la estrategia y el objetivo de la organización; estos tienen el mandato más amplio de todos los tipos de PMO, por lo general informan directamente al CEO (o un rol similar) y tienen autoridad para tomar decisiones estratégicas y tácticas en todos los proyectos. [9]
- PMO divisional : brinda apoyo a proyectos para una unidad de negocios específica dentro de una organización; incluye gestión de cartera, formación, planificación de recursos y coordinación de proyectos.
- PMO del proyecto : establecido por la duración de un solo gran proyecto o programa; incluye soporte administrativo, control, reporte y seguimiento.
- Centro de excelencia en gestión de proyectos (PMCoE): define estándares, procedimientos, métodos y herramientas de gestión de proyectos estandarizados para apoyar a los equipos de proyectos en toda la organización; incluye servicios administrativos y capacitación en procesos, metodología y herramientas.
La Comunidad de Práctica (CoP) de la Oficina de Gestión de Programas del Project Management Institute (PMI) describe a la PMO como un impulsor estratégico para la excelencia organizacional, que busca mejorar las prácticas de gestión de la ejecución, gobierno organizacional y liderazgo de cambio estratégico. [10]
Darling & Whitty (2016) destacan que existen muchas tipologías de PMO desde principios del siglo XIX como un colectivo para ejecutar la estrategia gubernamental en el sector agrícola, hasta los proyectos de infraestructura civil de principios del siglo XX y principios de la década de 2000, cuando el PMO se convirtió en un producto básico para el comercio. y negociado. Sería imposible agrupar las PMO en tipos específicos (Darling & Whitty, 2016). [1]
Si bien la 'P' en PMO generalmente se refiere a la palabra Proyecto, también puede referirse a un Programa o una Oficina de Gestión de Cartera. Donde las Oficinas de Gestión de Proyectos apoyan los Proyectos, las Oficinas de Gestión de Programas tienen un mandato más amplio que incluye obtener y mantener los beneficios de los proyectos / programas. Las oficinas de gestión de carteras tienen la responsabilidad adicional de ayudar a las organizaciones a alcanzar los objetivos estratégicos [11].
Ver también
Referencias
- ^ a b c d Eric John Darling; Stephen Jonathan Whitty (2016). "La oficina de gestión de proyectos: simplemente ya no es lo que solía ser". Revista Internacional de Gestión de Proyectos Empresariales . Emerald Publishing. 9 (2): 282-308. doi : 10.1108 / IJMPB-08-2015-0083 .
- ^ Giraudo, L. y Monaldi, E (11 de mayo de 2015). "PMO Evolution" . Instituto de Gestión de Proyectos . Consultado el 6 de mayo de 2018 .CS1 maint: varios nombres: lista de autores ( enlace )
- ^ a b "La tercera encuesta mundial sobre el estado actual de la gestión de proyectos" (PDF) . PriceWaterhouseCoopers. 2013.
- ^ "Financiamiento para la Oficina del Programa Ejecutivo / Programa Olímpico del Gobierno" (PDF) . Autoridad del Gran Londres. 2012. Archivado desde el original (PDF) el 13 de noviembre de 2012.
- ^ https://www.pmi.org/learning/library/project-management-office-dynamics-change-6496 Aubry, M., Hobbs, JB, Müller, R. y Blomquist, T. (2010). Identificar las fuerzas que impulsan los cambios de la PMO. Documento presentado en PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC. Newtown Square, PA: Instituto de Gestión de Proyectos.
- ↑ Malik, I. (2014). Modelo de servicios gestionados PMO. Documento presentado en el Congreso Global de PMI® 2014 — Norteamérica, Phoenix, AZ. Newtown Square, PA: Instituto de Gestión de Proyectos
- ^ McIntyre, J. (2016). Oficina de gestión de proyectos (PMO) como catalizador
- ^ Hubbard, Darrel G .; Bolles, Dennis L. (2012). Un compendio de estudios de caso de PMO: reflejando conceptos de gestión empresarial de proyectos . Conceptos de PBM. ISBN 9780985848408.
- ^ Stanleigh, Michael. "La Importancia Estratégica de la Oficina de Gestión de Proyectos Empresariales" . bia.ca . Arquitectos de mejora empresarial . Consultado el 13 de mayo de 2018 .
- ^ "Oficina de gestión de programas del PMI (Simposio de PMO): hacer preguntas difíciles, identificar soluciones" (comunicado de prensa). PMI. 13 de noviembre de 2012. Archivado desde el original el 23 de febrero de 2014.
- ^ Al-Arabi, M. y Al-Sadeq, IM (2008). Establecimiento de una oficina de gestión de carteras de proyectos (PPMO) Documento presentado en el Congreso Global PMI® 2008 — EMEA, St. Julian's, Malta. Newtown Square, PA: Instituto de Gestión de Proyectos.