La administración de oficinas (abreviado como Office Ad y abreviado como OA ) es un conjunto de actividades diarias que están relacionadas con el mantenimiento de un edificio de oficinas , planificación financiera , mantenimiento de registros y facturación , desarrollo personal , distribución física y logística , dentro de una organización. Un empleado que realiza estas actividades se denomina comúnmente administrador de oficina o gerente de oficina.y juega un papel clave en la infraestructura de cualquier organización, independientemente de la escala. Muchos puestos administrativos requieren que el candidato tenga un conjunto de habilidades avanzadas en las aplicaciones de software Microsoft Word , Excel y Access . [1]
Oficina del administrador
Un administrador de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las actividades administrativas dentro de una organización funcionen de manera eficiente al proporcionar estructura a otros empleados en toda la organización. Estas actividades pueden ir desde ser responsable de la gestión de recursos humanos , presupuestos y registros , hasta asumir el rol de supervisar a otros empleados. Estas responsabilidades pueden variar según el empleador y el nivel de educación. [2]
Conjunto de habilidades
La importancia de un administrador de oficina para una organización es sustancial debido a las funciones que se le encomiendan; por tanto, se requiere una formación especializada para que el empleado trabaje de forma eficiente y productiva, siendo estos;
- Capacitación sobre nómina que implica la responsabilidad de asegurar que todos los empleados reciban sus nóminas a tiempo.
- Tener buenas habilidades de comunicación para poder coordinarse con otros empleados de la organización.
- La capacidad de supervisar a los trabajadores de apoyo.
- La capacidad de adaptarse a entornos cambiantes y nuevas tecnologías que podrían implementarse, por ejemplo, instalación de nuevo software.
- Mostrando buena iniciativa
- La capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigna una tarea que es de vital importancia para la organización. [3]
Roles
Existe una amplia gama de funciones que se pueden asociar con un administrador de oficina. Las organizaciones a menudo anuncian vacantes de asistente administrativo dirigidas a estudiantes que actualmente están estudiando o que han dejado la escuela secundaria o la universidad . Esto le da al empleado la oportunidad de adquirir experiencia o desarrollar una carrera a través de un trabajo a tiempo completo o una pasantía en el transcurso de las vacaciones de verano.
Los recepcionistas juegan un papel clave en la gestión de la organización, ya que se les confía la organización y la recepción de clientes, proveedores y visitantes directamente a través de correos electrónicos , llamadas telefónicas o correo directo. El empleado que asume el papel de recepcionista debe demostrar buenas habilidades organizativas, comunicativas y de servicio al cliente para garantizar la eficiencia. [4] La recepcionista debe estar al tanto de los estafadores que intentan obtener la información interna de una oficina o práctica médica para abusar de ella o explotarla. [5] Otras responsabilidades que se le confían a una recepcionista son:
- Asegurarse de que el correo entrante y saliente se asigne al departamento correcto dentro de la organización
- Organizar y ayudar a los compañeros de trabajo con reuniones , conferencias y llamadas telefónicas directas cuando sea necesario
- Comunicarse con miembros del público cuando se realiza una consulta
- Gestionar y mantener el sistema de archivo que se ha implementado en la organización, por ejemplo, sistemas de información.
- Deberes administrativos que involucran el pedido de equipo, suministros de oficina y otro inventario que se requiere [6]
Los asistentes personales se asocian comúnmente con ayudar a un gerente de oficina a mantener la eficiencia de su trabajo diario; esto es mediante la prestación deapoyo y asistencia de secretaría . Convertirse en asistente personal requiere que el empleado tenga experiencia en trabajos administrativos previos, lo que implica el uso de computadoras y sistemas de información. Como cualquier otra función relacionada con un administrador de oficina, el puesto de asistente personal requiere que el empleado sea organizado, muestre profesionalismo y tenga la capacidad de trabajar bajo presión cuando se le asigne una tarea de vital importancia. [7] Las funciones que debe realizar un asistente personal cada día son las siguientes:
- Ingresar, archivar y administrar los datos que se almacenan dentro del sistema de oficina de la organización
- Asegurarse de que todos los contactos de terceros se procesen a través de ellos.
- Organizar el transporte y las reuniones que son importantes para el gerente de la oficina.
- Asegurarse de que los documentos, informes y presentaciones se configuren antes de cualquier reunión.
- Procesamiento de correos electrónicos y cartas que se reciben en correspondencia con el gerente de la oficina.
Gerente de oficina
Un gerente de oficina tiene la responsabilidad de garantizar que las tareas de la oficina de una organización se completen de manera eficiente y efectiva, al mismo tiempo que supervisa a otros miembros del personal. El rol de un gerente de oficina es más exigente que otros puestos administrativos, incluidas habilidades y calificaciones como una sólida experiencia administrativa, competencia en recursos humanos , habilidades de presentación de informes, delegación , procesos de gestión y la capacidad de comunicarse con otros miembros de la organización. [8] [9]
Deberes
Las funciones de un director de oficina incluyen: [10]
- Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina mediante la realización de varias tareas administrativas, por ejemplo, diseñar e implementar nuevos sistemas de archivo.
- Asignar tareas a los empleados y hacer un seguimiento de su progreso.
- Reclutamiento , selección y formación de nuevos empleados
- Desarrollar a los empleados a través del coaching y el asesoramiento.
- Elaboración de presupuestos anuales
- Desarrollo profesional , por ejemplo asistiendo a sesiones de formación externas.
Referencias
- ^ http://www.careerfaqs.com.au/news/news-and-views/opportunities-in-office-administration/
- ^ "Copia archivada" . Archivado desde el original el 18 de octubre de 2015 . Consultado el 20 de octubre de 2015 .CS1 maint: copia archivada como título ( enlace )
- ^ "Una breve historia de la administración de oficinas" . Academia Nacional de Salud y Negocios | Formación universitaria en Ontario . 2014-06-04 . Consultado el 26 de octubre de 2015 .
- ^ "Oportunidades en la administración de oficinas" . CareerFAQs . Consultado el 26 de octubre de 2015 .
- ^ "Cómo enseñar al personal de administración de su práctica" . www.healthcarebusinesstoday.com . Consultado el 9 de abril de 2018 .
- ^ "Descripción del puesto - recepcionista" (PDF) . Descripción del puesto . Maca.gov. 2015-05-30.
- ^ Agencia, Financiamiento de Habilidades. "Información de trabajo de asistente personal | Servicio Nacional de Carreras" . nationalcareersservice.direct.gov.uk . Consultado el 2 de noviembre de 2015 .
- ^ "Muestra de descripción de trabajo de administrador de oficina | Monster.com" . Centro de recursos de contratación de monstruos . Consultado el 2 de noviembre de 2015 .
- ^ "Oportunidades en la administración de oficinas" . CareerFAQs . Consultado el 2 de noviembre de 2015 .
- ^ "Muestra de descripción de trabajo de administrador de oficina | Monster.com" . Centro de recursos de contratación de monstruos . Consultado el 3 de noviembre de 2015 .