En la gestión de tesorería , una nómina es la lista de empleados de alguna empresa que tiene derecho a recibir pagos, así como otros beneficios laborales y las cantidades que cada uno debería recibir. [1] Junto con las cantidades que cada empleado debería recibir por el tiempo trabajado o las tareas realizadas, la nómina también puede referirse a los registros de pagos de una empresa que se hicieron anteriormente a los empleados, incluidos los sueldos y salarios , las bonificaciones y los impuestos retenidos , [2]o el departamento de la empresa que se ocupa de la compensación. Una forma en que se puede manejar la nómina es internamente, lo que significa que una empresa maneja todos los aspectos del proceso de nómina por sí misma, incluidas las hojas de tiempo, el cálculo de salarios, la producción de cheques de pago, el envío de ACH ( Cámara de compensación automatizada ), para cualquier depósito directo, y remitir los pagos de impuestos necesarios [ cita requerida ] . La nómina también se puede subcontratar a una empresa de procesamiento de nómina de servicio completo. Cuando una empresa opta por subcontratar su nómina, las hojas de tiempo, los cálculos de salarios, la creación de cheques de pago, los depósitos directos y los pagos de impuestos pueden ser manejados en su totalidad o en parte por la empresa de nómina [ cita requerida ] .
La nómina juega un papel importante en las operaciones internas de una empresa por varias razones. Desde la perspectiva de la contabilidad , la nómina y los impuestos sobre la nómina están sujetos a leyes y regulaciones. La nómina en los EE. UU. Está sujeta a las regulaciones federales, estatales y locales, incluidas las exenciones para empleados , el mantenimiento de registros y los requisitos fiscales . [3] La nómina también juega un papel importante desde el punto de vista de los recursos humanos . Los errores de nómina, como los pagos atrasados o incorrectos, son un tema delicado que puede causar tensión entre los empleados y sus empleadores. Un requisito para mantener alta la moral de los empleados es que la nómina debe pagarse con precisión y rapidez porque los empleados son muy sensibles a cualquier error de nómina. [4]
Frecuencia
Las empresas suelen procesar la nómina a intervalos regulares. Este intervalo varía de una empresa a otra y, a menudo, diferirá dentro de la empresa para diferentes empleados para empresas más grandes. Las cuatro frecuencias de pago más comunes según una investigación realizada en febrero de 2019 por el Departamento de Trabajo de EE. UU. Y la Oficina de Estadísticas Laborales son semanales al 33,8%, quincenales al 42,2%, quincenales al 18,6% y mensuales al 5,4%. [5] Las otras frecuencias de nómina, mucho menos comunes, incluyen diaria, cuatrimestral, bimestral, trimestral, semestral y anual.
Las nóminas semanales tienen 52 períodos de pago de 40 horas por año e incluyen una semana laboral de 40 horas para los cálculos de horas extra. Las nóminas quincenales consisten en 26 períodos de pago de 80 horas por año y constan de dos semanas laborales de 40 horas para el cálculo de las horas extraordinarias. Las nóminas semanales y quincenales son las más comunes para los empleados no exentos porque son las dos que permiten los cálculos de horas extra más fáciles y transparentes. [6]
Las nóminas quincenales tienen 24 períodos de pago por año con dos fechas de pago por mes. Estas fechas de pago se pagan comúnmente el día 1 y el día 15 del mes o el día 15 y el último del mes y consisten en 86,67 horas por período de pago. Las nóminas mensuales tienen 12 períodos de pago por año con una fecha de pago mensual. Cada nómina mensual consta de 173,33 horas. Tanto las nóminas quincenales como las mensuales son más comunes para los empleados exentos que ganan un salario fijo en cada nómina. Esto se debe a que las horas extraordinarias pueden ser confusas y difíciles de seguir, ya que se pueden ganar en una semana pero luego se incluyen en un período de pago diferente. [6]
La nómina diaria se paga al empleado día a día. Las nóminas de pago de cuatro semanas se pagan una vez cada cuatro semanas o 13 veces al año. Las nóminas bimensuales se pagan una vez cada dos meses o seis veces al año. Estas tres opciones de nómina se utilizan muy raramente, pero se utilizan para la nómina regular cuando se utilizan. Las nóminas trimestrales se pagan una vez al final de cada trimestre o cuatro veces al año. Semestralmente, las nóminas se pagan dos veces al año y las nóminas anuales se pagan una vez al año. Estas tres opciones de nómina se utilizan principalmente para pagos como bonificaciones o participación en las ganancias del propietario o nóminas de ganancias de capital .
Componentes
Cada empleado ve su nómina individual en un talón de cheque físico o a través de un portal en línea. Al ver este talón, los diferentes componentes están separados entre sí, pero todos se unen para completar la transacción.
El primer componente es el salario bruto o ingreso bruto . El salario bruto es simplemente la cantidad total de compensación que recibirá un empleado antes de que se realicen deducciones o reembolsos, incluidos, entre otros, los salarios regulares, el pago de horas extra, las comisiones y las bonificaciones. [7] La siguiente parte de un cheque de pago son las deducciones antes de impuestos que puedan ser aplicables. Estos podrían incluir seguros, como seguro médico, dental o de vida, deducciones para ciertas cuentas de jubilación o deducciones para cuentas FSA o HSA . Un cheque de pago también incluye impuestos. Los impuestos que se deducen del cheque de pago son recaudados por el empleador y luego pagados a los gobiernos federal, estatal o local. Una vez que los impuestos se retiran de la nómina, se realizan ajustes adicionales en forma de deducciones, reembolsos y embargos . Después de que se ajusta la nómina para los diferentes componentes, el total final que el empleado se lleva a casa se conoce como el pago neto , o monto neto, del cheque. El pago neto es la cantidad que el empleado se queda para sí mismo y gasta como mejor le parezca.
Sueldo bruto
En la nómina, el salario bruto es "El número grande" en el cheque de pago de un empleado. El salario bruto, también conocido como ingreso bruto, es el pago total que gana un empleado antes de que se deduzcan las deducciones o impuestos. [7] Para los empleados que trabajan por horas, el salario bruto se calcula cuando la tasa de pago por hora se multiplica por el número total de horas regulares trabajadas. Si el empleado tiene horas extra, estas se multiplican por la tasa de pago de horas extra y se suman las dos cantidades. [8] También se incluye en el salario bruto cualquier otro tipo de ingresos que pueda tener un empleado. Estos pueden incluir pago de vacaciones, pago por vacaciones o enfermedad, bonificaciones y cualquier pago misceláneo que pueda recibir el empleado.
El salario bruto de los empleados asalariados es una cantidad que se establece para cada nómina, a menos que haya bonificaciones u otro pago involucrado. Si un empleado asalariado tiene un salario de $ 40,000 por año, entonces su salario bruto básico será de $ 40,000 por año, más cualquier bonificación. Para los empleados por hora, su salario bruto puede variar de un cheque a otro. El monto de pago bruto de un empleado por hora es su tarifa por hora multiplicada por la cantidad de horas que trabajó, más cualquier bonificación o pago misceláneo que pueda recibir.
Deducciones y reembolsos
Hay dos tipos de deducciones de nómina que se deducen del salario bruto. El primer tipo son las deducciones obligatorias. Estas deducciones son simplemente los impuestos que se retiran. El otro tipo de deducciones se considera deducciones voluntarias. [9] Existe una amplia gama de deducciones voluntarias que se pueden deducir del salario bruto de un empleado, algunas de las cuales se deducen antes de impuestos y otras después de impuestos. Las deducciones antes de impuestos son deducciones que se deducen del monto del salario bruto de un empleado antes de que esté sujeto a impuestos [ cita requerida ] . Dado que las deducciones antes de impuestos se toman del salario bruto de un empleado antes de que se apliquen los impuestos, también reduce la cantidad de ingresos imponibles para ese empleado.
Las deducciones después de impuestos son lo que parecen. Son deducciones que se deducen después de que los impuestos se hayan descontado de la nómina de un empleado. [10] A diferencia de las deducciones antes de impuestos, las deducciones después de impuestos no reducen la cantidad de ingresos imponibles para un empleado. Al igual que las deducciones antes de impuestos, existen numerosas formas de deducciones después de impuestos que se pueden deducir del cheque de un empleado en cada nómina.
Impuestos sobre la nómina
Los impuestos son uno de los aspectos más complicados y sensibles de la nómina. Varios niveles de gobierno requieren que los empleadores retengan varios tipos de impuestos sobre la renta y la nómina, así como también requieren que el empleador pague su parte de estos impuestos. En los Estados Unidos, los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre la renta son dos impuestos separados, pero ambos están asociados con la nómina. [11] Los impuestos sobre la nómina se utilizan para respaldar los costos del Seguro Social y Medicare , mientras que los impuestos sobre la renta se utilizan para otros programas y gastos gubernamentales. [12] Para diferenciar los dos al ver el talón de pago, los impuestos sobre la nómina se enumerarán como FICA, seguridad social y Medi o Medicare, y los impuestos sobre la renta serán los impuestos federales y estatales retenidos.
Impuestos sobre la nómina en los Estados Unidos
Por ley, los empleadores deben retener los impuestos sobre la nómina y los ingresos de los cheques de los empleados y transferirlos a varias agencias tributarias. Los empleadores también son responsables de pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina junto con el depósito de impuestos retenidos de los cheques de pago de los empleados, preparar varios informes de conciliación, contabilizar los gastos de nómina a través de sus informes financieros y presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina. La excepción a los impuestos sobre la nómina es si el empleado que está trabajando es un contratista independiente o un trabajador autónomo.
Impuestos a los empleados
Los impuestos sobre la nómina que se deducen del cheque de un empleado incluyen los impuestos del Seguro Social o FICA y Medicare. Los empleados pagan el 6.2% de su salario al Seguro Social hasta $ 132,900. Los salarios ganados después de que un empleado haya ganado un salario bruto de $ 132,900 ya no están sujetos a impuestos del Seguro Social. Los empleados también deben pagar el 1,45% de sus salarios ganados a Medicare. Los salarios de más de $ 200,000 están sujetos a un impuesto adicional al Medicare del 0.9%. Esto significa que cada dólar ganado por encima de $ 200,000 está sujeto a impuestos de Medicare que totalizan 2.35%. [13]
Los impuestos sobre la renta a los que están sujetos los salarios de los empleados incluyen la retención del impuesto sobre la renta federal, la retención del impuesto sobre la renta estatal y varios impuestos locales. La retención del impuesto sobre la renta federal es diferente para cada empleado según el estado civil para efectos de la declaración, las asignaciones elegidas y el salario total ganado, que se determina cuando un empleado completa el formulario federal W-4 . [14] Los impuestos federales sobre la renta los determina el gobierno federal y los rige el Servicio de Impuestos Internos . La retención del impuesto sobre la renta estatal es determinada por cada estado individualmente y varía en montos. 7 estados no tienen impuestos sobre la renta y otros dos que gravan solo los ingresos por dividendos e intereses, que no involucran nómina. [15] Dependiendo de la ubicación, a veces también será necesario que se incluyan impuestos locales en los impuestos deducidos del cheque de pago de cada empleado. Los impuestos sobre la renta locales no son tan comunes como los impuestos sobre la renta federales y estatales y la mayoría de las personas no tendrán que pagar ningún impuesto sobre la renta local.
Impuestos del empleador
Si bien los impuestos sobre la renta solo los paga el empleado, los impuestos sobre la nómina no solo los paga el empleado sino también su empleador. Los impuestos sobre la nómina que los empleadores deben pagar son FICA, Medicare, FUTA y SUTA . La parte del empleador del impuesto al Seguro Social que se paga es la misma que la parte del empleado. Los empleadores deben pagar una aportación equivalente a un 6.2% adicional del salario de cada empleado, con un tope de $ 132,900 en salarios devengados por cada empleado. Para Medicare, los empleadores deben pagar un equivalente del 1,45% de todos los salarios devengados de los empleados. Contrariamente a la parte del empleado, el empleador no paga para pagar la Retención adicional de impuestos al Medicare del 0.9% sobre los salarios ganados por encima de $ 200,000. [dieciséis]
Los empleadores también tienen dos impuestos sobre la nómina que deben pagar y que los empleados no tienen que pagar. Estos dos impuestos son FUTA y SUTA. FUTA, o Ley Federal de Impuestos al Desempleo, es un impuesto que se utiliza para financiar a aquellos empleados que han perdido sus trabajos a través de la compensación por desempleo. [17] Inicialmente, la FUTA está gravada al 6% de los primeros $ 7,000 devengados por cada empleado. Sin embargo, la mayoría de los empleadores reciben un crédito, o descuento, o 5.4% que deja la tasa de impuesto FUTA efectiva en 0.6% de los primeros $ 7,000 ganados por cada empleado. [17]
Impuestos para autónomos
Las excepciones a los impuestos sobre la nómina y la renta anteriores se encuentran en empleados W-9 y autónomos . Cuando un empleador contrata a un trabajador independiente o un empleado W-9, no es responsable de remitir los pagos de impuestos de ese empleado. Los autónomos son responsables de pagar sus impuestos federales y estatales sobre la renta y ambas partes de los impuestos FICA y Medicare (12.4% y 2.9% respectivamente) sobre todos los ingresos si el ingreso total es superior a $ 400. [18] Los trabajadores autónomos o contratistas independientes que esperan adeudar al menos $ 1,000 en impuestos deben pagar sus impuestos trimestralmente según las fechas límite de impuestos trimestrales del año actual. Con respecto a los impuestos FUTA y SUTA, los contratistas independientes no pagan ninguno de estos impuestos. [19]
Embargos salariales
Un embargo de salario es un método ordenado por la corte para cobrar deudas vencidas que requiere que los empleadores retengan dinero de los salarios de los empleados y luego lo envíen directamente al acreedor oa quien sea a quien el empleado le deba dinero. [20] Los embargos salariales son deducciones después de impuestos, lo que significa que estas retenciones obligatorias no reducen la renta imponible de un empleado. Las deudas impagas que pueden resultar en embargos salariales incluyen facturas de tarjetas de crédito y facturas médicas, manutención de niños y pensión alimenticia, préstamos federales para estudiantes y gravámenes fiscales. [20] Cada uno de estos embargos tiene diferentes cantidades que pueden deducir del cheque de un empleado, y la manutención de los hijos puede tomar hasta el 60% de los ingresos disponibles. [21]
Salario neto
El pago neto es simplemente la cantidad total que un empleado recibe de su cheque de pago después de que se eliminan todas las deducciones obligatorias y voluntarias. [22] La fórmula para determinar el salario neto de un empleado sería: Pago neto = Pago bruto - Deducciones antes de impuestos - Impuestos + Reembolsos - Embargos - Deducciones después de impuestos.
Subcontratación
Las empresas pueden decidir subcontratar sus funciones de nómina a un servicio de subcontratación como una oficina de servicios de nómina o un servicio de nómina totalmente administrado. Normalmente, estos pueden reducir los costos involucrados en tener empleados capacitados en nómina internamente, así como los costos de los sistemas y el software necesarios para procesar una nómina. Cuando esto pueda reducir el costo para algunas empresas, muchas pagarán una factura mayor para subcontratar su nómina si tienen un programa de nómina especialmente diseñado o pagos para sus empleados. [ cita requerida ] En muchos países, las nóminas comerciales son complicadas porque los impuestos deben presentarse de manera consistente y precisa a las agencias reguladoras correspondientes. Por ejemplo, las nóminas de los restaurantes, que generalmente incluyen cálculos de propinas , deducciones, embargos y otras variables, pueden ser difíciles de administrar, especialmente para los propietarios de empresas nuevas o pequeñas.
En el Reino Unido, las oficinas de nómina se ocuparán de todas las consultas de HM Revenue & Customs y se ocuparán de las consultas de los empleados. Las oficinas de nómina también producen informes para el departamento de cuentas de las empresas y recibos de pago para los empleados y también pueden realizar los pagos a los empleados si es necesario. A partir del 6 de abril de 2016, las empresas paraguas ya no pueden compensar los gastos de viaje y manutención y, si lo hacen, se considerarán responsables de reembolsar a HMRC cualquier desgravación fiscal obtenida. Además, las empresas de contratación y los clientes pueden ser potencialmente responsables del impuesto no pagado. [23]
Otra razón por la que muchas empresas subcontratan es debido a la complejidad cada vez mayor de la legislación sobre nóminas. Los cambios anuales en los códigos tributarios, Pague lo que gana ( PAYE ) y las bandas del Seguro Nacional , así como los pagos y deducciones legales que deben pasar por la nómina, a menudo significan que hay mucho de qué mantenerse al día para mantener el cumplimiento de la legislación vigente.
Por otro lado, las empresas también pueden optar por utilizar software de nómina para complementar los esfuerzos de un contador de nómina o de una oficina en lugar de contratar a más especialistas en nómina y subcontratar una empresa de nómina. El software de nómina basa su cálculo en la tasa ingresada, los datos aprobados obtenidos de otras herramientas integradas como el reloj electrónico Bundy y otras herramientas digitales esenciales de recursos humanos.
Referencias
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enlaces externos
- NACHA - Asociación de pagos electrónicos
- Publicación 15 del IRS (2010) (Circular E) Guía de impuestos del empleador
- Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos