La gestión de contratos o administración de contratos es la gestión de contratos celebrados con clientes, proveedores, socios o empleados. La gestión de contratos incluye negociar los términos y condiciones de los contratos y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, así como documentar y acordar cualquier cambio o enmienda que pueda surgir durante su implementación o ejecución. Se puede resumir como el proceso de administrar de manera sistemática y eficiente la creación, ejecución y análisis de contratos con el fin de maximizar el desempeño financiero y operativo y minimizar el riesgo. [1]
Los contratos comerciales comunes incluyen órdenes de compra , facturas de venta , contratos de servicios públicos , cartas de compromiso para el nombramiento de consultores y profesionales y contratos de construcción . Los contratos complejos suelen ser necesarios para proyectos de construcción, bienes o servicios altamente regulados , bienes o servicios con especificaciones técnicas detalladas, acuerdos de propiedad intelectual (PI), subcontratación y comercio internacional . La mayoría de los contratos más importantes requieren el uso eficaz de software de gestión de contratos. para ayudar a la administración entre múltiples partidos.
Un estudio publicado en 2007 encontró que para "el 42% de las empresas ... el principal impulsor de las mejoras en la gestión de los contratos [fue] la presión para evaluar y mitigar mejor los riesgos" y, además, "casi el 65% de las empresas informan que contratan La gestión del ciclo de vida (CLM) ha mejorado la exposición al riesgo financiero y legal ". [2]
Contratos
Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante escrito u oral entre las partes identificadas en el acuerdo para cumplir con los términos y condiciones descritos en el acuerdo. Un requisito previo para la ejecución de un contrato, entre otras cosas, es la condición de que las partes del contrato acepten los términos del contrato reclamado. Históricamente, esto se logró más comúnmente a través de la firma o la ejecución, pero en muchas jurisdicciones, especialmente con el avance del comercio electrónico, las formas de aceptación se han expandido para incluir varias formas de firma electrónica. [3]
Los contratos pueden ser de muchos tipos, por ejemplo, contratos de venta (incluidos los arrendamientos), contratos de compra, acuerdos de asociación , acuerdos comerciales y acuerdos de propiedad intelectual.
- Un contrato de venta es un contrato entre una empresa (el vendedor) y un cliente en el que la empresa acepta vender productos y / o servicios y, a cambio, el cliente está obligado a pagar por el producto / servicio comprado.
- Un contrato de compra es un contrato entre una empresa (el comprador) y un proveedor que promete vender productos y / o servicios dentro de los términos y condiciones acordados. La empresa (comprador) a cambio está obligada a reconocer los bienes / servicios y pagar la responsabilidad creada. Cuando el contrato de compra es entre un minorista y un fabricante, el contrato también incluye las condiciones para procesar los artículos devueltos. Sin embargo, debido al costo de la logística inversa, los minoristas suelen deshacerse de las devoluciones en lugar de devolverlas al proveedor.
- Un acuerdo de asociación puede ser un contrato que establece formalmente los términos de una asociación entre dos entidades legales de modo que se consideren mutuamente como "socios" en un acuerdo comercial. Sin embargo, estas expresiones también pueden ser simplemente un medio para reflejar el deseo de las partes contratantes de actuar "como si" ambas estuvieran asociadas con objetivos comunes. Por lo tanto, podría no ser el acuerdo de derecho consuetudinario de una sociedad que, por definición, crea deberes fiduciarios y que también tiene responsabilidades 'mancomunadas y solidaria'.
Actividades de gestión de contratos
El modelo de gestión de contratos estándar empresarial, tal como lo emplean muchas organizaciones en los Estados Unidos , [ cita requerida ] generalmente ejerce un control sobre las siguientes disciplinas empresariales:
- Autorización y negociación
- Manejo de línea de base
- Gestión de compromisos
- Gestión de la comunicación.
- Visibilidad y concienciación del contrato
- Aplicación de palancas comerciales diseñadas para asegurar los beneficios anticipados del contrato, asegurar que el riesgo permanezca donde fue colocado por el contrato y descargar los incentivos incorporados en el contrato para asegurar un buen desempeño y desalentar el desempeño deficiente. [4]
- Gestión de documentos
- Crecimiento (para contratos de ventas)
- Cumplimiento de contratos / gobernanza
Gestión del cambio
Puede haber ocasiones en las que lo acordado en un contrato deba cambiarse más adelante. Se pueden utilizar varias bases para respaldar un cambio posterior, de modo que todo el contrato siga siendo ejecutable según el nuevo acuerdo.
Un cambio puede basarse en:
- Un acuerdo mutuo de ambas partes para variar el contrato, fuera del marco del contrato existente. Esta sería una base independiente para cambiar el contrato.
- Una decisión unilateral de variar el contrato, contemplada y permitida por el contrato existente. Esto normalmente tendría períodos de preaviso para la imparcialidad y, a menudo, el derecho del otro, especialmente en los contratos con consumidores, a cesar la relación contractual. Tenga cuidado de que cualquier imposición de cambio unidireccional esté justificada contractualmente; de lo contrario, puede interpretarse como un repudio del contrato original, lo que permite a la otra parte rescindir el contrato y reclamar una indemnización.
- Una decisión bilateral para variar la contratación, dentro del proceso de control de variación o cambio descrito en el contrato existente. Suelen denominarse disposiciones de control de cambios.
Fases de la gestión de contratos
La gestión de contratos se puede dividir en tres fases: [5]
- fase de precontrato
- fase de ejecución del contrato
- fase posterior a la adjudicación (a menudo denominada cumplimiento / gobernanza del contrato)
Otra dimensión de los debates sobre las fases de la gestión de contratos se relaciona con la interacción entre contratos y confianza. [6] En particular, los estudiosos de la administración han discutido la naturaleza de la relación entre el contrato y el desarrollo de la confianza. [7] Por un lado, algunos han argumentado que los contratos y la confianza se sustituirían entre sí; es decir, el uso de un mecanismo disminuye las ventajas del otro. [8] [9] Por otro lado, otros sugieren que el contrato y la confianza se complementan; es decir, el uso de uno aumenta los beneficios de usar el otro mecanismo. [10] [11]
Cumplimiento de contratos / gobernanza
Durante la fase posterior a la adjudicación, es importante asegurarse de que se cumplan las condiciones y los términos del contrato, pero también es fundamental examinar más de cerca elementos como pasivos no registrados, ingresos declarados insuficientemente o pagos en exceso. Si se pasan por alto estos elementos, el margen puede verse afectado negativamente. Una auditoría de cumplimiento de contrato a menudo comenzará con una revisión de oportunidades para identificar las áreas de mayor riesgo. Se ha demostrado que contar con un programa de cumplimiento de contratos (y / o gobernanza) dedicado da como resultado una recuperación típica del 2 al 4% y, a veces, hasta el 20%. [12]
El pensamiento actual sobre la gestión de contratos en relaciones complejas está cambiando de una perspectiva de “gestión” de cumplimiento a una de “ gobernanza ”, con el foco en la creación de una estructura de gobernanza en la que las partes tengan un interés personal en gestionar lo que a menudo son acuerdos contractuales muy complejos en un forma más colaborativa, alineada, flexible y creíble. En 1979, el premio Nobel Oliver Williamson escribió que la estructura de gobierno es el "marco dentro del cual se decide la integridad de una transacción". Agregó además que “debido a que los contratos son variados y complejos, las estructuras de gobierno varían con la naturaleza de la transacción”. [13]
Un marco de gobernanza colaborativa tiene cuatro componentes: [14]
- Una estructura de gestión de relaciones (cómo las partes trabajan juntas para tomar tanto decisiones operativas diarias como decisiones estratégicas)
- Un proceso conjunto de gestión del desempeño y la transformación diseñado para rastrear el desempeño general de la asociación.
- Un plan de gestión de salida como mecanismo de control para incentivar a las organizaciones a realizar cambios éticos y proactivos en beneficio mutuo de todas las partes.
- Cumplimiento de preocupaciones y regulaciones especiales, que incluyen los componentes más tradicionales del cumplimiento de contratos.
Funciones de gestión
En 2008, la Asociación Internacional para la Gestión de Contratos y Comercial (IACCM, ahora Comercio y Contratación Mundial) inició un proyecto destinado a aclarar el papel de un administrador de contratos, que desde entonces ha sido actualizado en varias ocasiones. Este trabajo identificó que entre los propios gerentes de contratos, existe una "creencia generalizada de que el título (y sus variantes, como Gerente Comercial) enmascara variaciones masivas en el rol laboral, el estatus y las responsabilidades". Sin embargo, la investigación de la IACCM encontró indicios de que "las responsabilidades centrales de los gerentes de contratos (y por deducción, los departamentos de administración de contratos) son muy similares" y se aplican en una variedad de tareas, desde la preparación de ofertas y la negociación de contratos hasta un papel de "intermediario" entre los departamentos de una organización. empleados y sus clientes, y cumplimiento y garantía de cierre, extensión o renovación del contrato en su punto final. [15]
Los estudiosos de los negocios y la gestión han prestado atención al papel de los contratos en la gestión de las relaciones entre individuos o entre organizaciones. En particular, los contratos funcionan como instrumentos de control y coordinación. [16] [17] Por un lado, los contratos pueden moderar los riesgos de explotación o apropiación indebida por parte de un socio oportunista. Por otro lado, los contratos pueden ayudar a fomentar la comunicación y el intercambio de información entre las partes.
En el sector público del Reino Unido, las normas de gestión de contratos fueron publicadas en 2004 por el Crown Commercial Service y se han actualizado periódicamente. [18] Estas normas se desarrollaron como resultado de una "Revisión intergubernamental de los principales contratos" de 2003, encargada por la Oficina del Gabinete para evaluar la gestión de los principales contratos de las empresas G4S y Serco . [19]
Ver también
- Administración comercial
- Software de gestión de contratos [20]
- Automatización de documentos
- Contrato de gobierno
- Asociación Nacional de Gestión de Contratos
- Organización de compras grupales
- Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales : para contratos con el gobierno de los Estados Unidos
- Código Comercial Uniforme - Estados Unidos
- Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías
- Contrato relacional
- Subcontratación con derechos adquiridos
- Metodología CATS CM [21]
Referencias
- ^ "Mejores prácticas en la gestión de contratos: estrategias para optimizar las relaciones comerciales <" . Aberdeen Group . Consultado el 10 de julio de 2008 .
- ^ "Gestión de contratos: optimización de ingresos y captación de ahorros" . Aberdeen Group. Mayo de 2007 . Consultado el 10 de julio de 2008 .
- ^ "Contratos <" . Facultad de Derecho de la Universidad de Cornell . Consultado el 22 de julio de 2015 .
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- ^ Gestión comercial y de contratos: la guía operativa, Van Haren Publishing, octubre de 2011, ISBN 978 90 8753627 5
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- ^ "El mejor software de gestión de contratos" .
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