La automatización de documentos (también conocida como ensamblaje de documentos o gestión de documentos ) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos . Estos incluyen sistemas basados en lógica que utilizan segmentos de texto y / o datos preexistentes para ensamblar un nuevo documento. Este proceso se utiliza cada vez más en determinadas industrias para reunir documentos legales, contratos y cartas. Los sistemas de automatización de documentos también se pueden utilizar para automatizar todo el texto condicional, el texto variable y los datos contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas minimizar la entrada de datos, reducir el tiempo dedicado a la corrección de pruebas y reducir los riesgos asociados con el error humano . Los beneficios adicionales incluyen: ahorro de tiempo y dinero debido a una menor manipulación de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, franqueo / envío, faxes, teléfono, mano de obra y desperdicio.
Ensamblaje de documentos
Las funciones básicas son reemplazar el engorroso llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas donde el usuario responde preguntas de entrevista impulsadas por software o pantalla de ingreso de datos. La información recopilada luego llena el documento para formar un buen primer borrador '. [1] Los sistemas de automatización de documentos más avanzados de la actualidad permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.
Si bien el software de automatización de documentos se usa principalmente en las industrias legal , de servicios financieros y de gestión de riesgos , se puede usar en cualquier industria que cree documentos basados en transacciones. Un buen ejemplo de cómo se puede utilizar el software de automatización de documentos es con documentos hipotecarios comerciales . Una transacción hipotecaria comercial típica puede incluir varios documentos que incluyen:
- pagaré
- indemnización ambiental
- escritura de fideicomiso
- hipoteca
- garantía
Algunos de estos documentos pueden contener de 80 a 100 páginas, con cientos de párrafos y elementos de datos opcionales. El software de automatización de documentos tiene la capacidad de completar automáticamente las variables correctas del documento en función de los datos de la transacción. Además, algunos software de automatización de documentos tienen la capacidad de crear un conjunto de documentos donde todos los documentos relacionados se encapsulan en un archivo, lo que hace que las actualizaciones y la colaboración sean fáciles y rápidas.
Las aplicaciones de software más simples que son más fáciles de aprender también se pueden utilizar para automatizar la preparación de documentos, sin una complejidad excesiva. Por ejemplo, Pathagoras se presenta como un sistema de ensamblaje de documentos de 'texto sin formato, no se permiten campos'. Los administradores del portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto de uso frecuente, organizarlos en grupos lógicos y luego acceder rápidamente a ellos para pegarlos en los documentos finales.
En la gestión de la cadena de suministro
Son muchos los documentos que se utilizan en logística . Se denominan: facturas , listas de empaque / albaranes / hojas (manifiestos), listas de contenido, boletos de recogida, formularios / informes de confirmación de llegada de muchos tipos (por ejemplo , MSDS , mercancías dañadas, mercancías devueltas, detallado / resumen, etc.), importación / exportación , entrega , conocimiento de embarque (BOL), etc. Estos documentos suelen ser los contratos entre el consignatario y el consignador , por lo que son muy importantes para ambas partes y cualquier intermediario, como una empresa de logística de terceros (3PL) y gobiernos . El manejo de documentos dentro de la logística , la gestión de la cadena de suministro y los centros de distribución generalmente se realiza de forma manual o semiautomática mediante lectores de códigos de barras , software e impresoras láser de sobremesa . Hay algunos fabricantes de sistemas de automatización de documentos de alta velocidad que compararán automáticamente el documento impreso con láser con el pedido e insertarán o colocarán automáticamente una billetera / bolsa cerrada en el contenedor de envío (generalmente una bolsa de plástico flexible o un contenedor rígido de cartón corrugado ). Consulte a continuación los enlaces de videos de sitios web externos que muestran estos sistemas de automatización de documentos. La protección de la privacidad y el robo de identidad son preocupaciones importantes, especialmente con el aumento del comercio electrónico , las compras por Internet / en línea y el canal de compras (otras referencias pasadas son compras por catálogo y pedidos por correo ), lo que hace que sea más importante que nunca garantizar que el documento correcto sea casado o asociado al pedido o envío correcto cada vez. Los software que producen documentos son: ERP , WMS , TMS , middleware heredado y la mayoría de los paquetes de contabilidad. [ cita requerida ]
Varios proyectos de investigación han examinado una mayor estandarización y automatización de documentos en la industria del transporte de mercancías . [2] [3]
En servicios legales
La tecnología de automatización se puede utilizar en la producción de documentos legales, como contratos de trabajo y documentos de planificación patrimonial, potencialmente con el uso de una interfaz en línea o un árbol de decisiones. [4] En las grandes firmas de abogados, los sistemas de recopilación de documentos se utilizan a menudo para sistematizar el trabajo, como mediante la creación de complejas hojas de términos y los primeros borradores de contratos de crédito. [5] [6]
Con la liberalización del mercado de servicios legales del Reino Unido encabezada por la Ley de Servicios Legales de 2007, las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia legal para sus clientes. [7] [8] La mayoría de estas empresas utilizan algún elemento de tecnología de automatización de documentos para proporcionar servicios de documentos legales a través de la Web. [9] Esto ha sido visto como un presagio de una tendencia hacia la mercantilización por la cual tecnologías como la automatización de documentos dan como resultado servicios legales de alto volumen y bajo margen que se "empaquetan" y se brindan a una audiencia del mercado masivo. [10] [11] [12]
En seguros
Las pólizas y certificados de seguro, según el tipo, los documentos de la póliza también pueden tener cientos de páginas e incluir información específica sobre el asegurado. Por lo general, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros se creaban a) escribiendo cartas de forma libre, b) agregando folletos preimpresos c) editando plantillas yd) personalizando gráficos con la información requerida, luego clasificando e insertando manualmente todos los documentos en un paquete y enviándolos por correo al asegurado. Los diversos documentos incluidos en un paquete podrían incluir los siguientes tipos de documentos:
- Carta de bienvenida
- Contrato
- Certificado
- Documentos de política específicos del estado
- Listado de artículos asegurados y montos de seguros
- Enmiendas
- Jinetes
- tarjeta de identificación
- Información de la empresa
- Material de marketing (otros productos)
- Datos
Se puede necesitar mucho trabajo para armar un paquete. En la mayoría de los sistemas de administración de políticas, el sistema generará algún tipo de declaración de política como punto de partida, pero es posible que deba personalizarse y mejorarse con otros materiales necesarios.
Ver también
- Composición del documento
- Modelado de documentos
- Procesador de documentos
- Documento inteligente
- Procesador de plantillas
- Documento de respuesta
Referencias
- ^ Artículo: Interrumpir los modelos comerciales de bufetes de abogados convencionales utilizando Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1
- ^ "e-FREIGHT es un proyecto integrado dentro del 7º programa marco de la UE" . e-Freight. Archivado desde el original el 30 de mayo de 2012 . Consultado el 23 de noviembre de 2012 .
- ^ IATA . Estándares Cargo-XML: Modernización de la comunicación de carga aérea .
- ^ Reyes, Eduardo. "¿Quién le teme a la generación de computadoras?" . The Law Society Gazette . Sociedad de Derecho de Inglaterra y Gales . Consultado el 3 de mayo de 2019 .
- ^ "Cómo está cambiando el sector legal" . Era de la información . Bonhill Group plc. 20 de diciembre de 2010 . Consultado el 3 de mayo de 2019 .
- ^ Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules. "Servicios al cliente - Relaciones a distancia" . Revista de tecnología jurídica . Archivado desde el original el 2 de noviembre de 2010 . Consultado el 3 de mayo de 2019 .
- ^ Artículo: Preparado para el Big Bang y la ley de Tesco Jon Robins The Times
- ^ Artículo: Un viaje a las tiendas puede terminar en divorcio [ enlace muerto permanente ] Ellen Kelleher The Financial Times
- ^ Artículo: Por qué los servicios legales de las grandes marcas son malas noticias para los abogados Neil Rose The Guardian (martes 2 de noviembre de 2010)
- ^ Artículo: Mercantilización de los servicios legales: lo que significa para el futuro de la práctica jurídica Archivado el 20 de julio de 2011 en la Wayback Machine Sylvia Lowe Law Gazette
- ^ Artículo: De lo personalizado a lo básico Archivado el 29 de enero de 2011 en la revista Wayback Machine del profesor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
- ^ Artículo: El negocio de los productos básicos Archivado el 4de marzo de 2012en la Wayback Machine. El profesor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (jueves 13 de abril de 2006)