Un flujo de trabajo consiste en un patrón de actividad orquestado y repetible , habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información. [1] Puede describirse como una secuencia de operaciones, el trabajo de una persona o grupo, [2] el trabajo de una organización de personal, o uno o más mecanismos simples o complejos.
Desde una perspectiva más abstracta o de mayor nivel, el flujo de trabajo puede considerarse una vista o representación del trabajo real. [3] El flujo que se describe puede referirse a un documento , servicio o producto que se está transfiriendo de un paso a otro.
Los flujos de trabajo pueden verse como un bloque de construcción fundamental que se puede combinar con otras partes de la estructura de una organización, como tecnología de la información, equipos , proyectos y jerarquías . [4]
Desarrollo historico
El desarrollo del concepto de flujo de trabajo se produjo sobre una serie de eras superpuestas y vagamente definidas.
Inicios en la manufactura
La historia moderna de los flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor [5] y Henry Gantt , aunque el término "flujo de trabajo" no se utilizó como tal durante sus vidas. [6] Una de las primeras instancias del término "flujo de trabajo" fue en una revista de ingeniería ferroviaria de 1921. [7]
Taylor y Gantt lanzaron el estudio de la organización racional y deliberada del trabajo, principalmente en el contexto de la fabricación. Esto dio lugar a estudios de tiempo y movimiento . [8] Los conceptos relacionados incluyen talleres de trabajo y sistemas de colas ( cadenas de Markov ). [9] [10]
El libro de 1948 Más barato por docena introdujo los conceptos emergentes en el contexto de la vida familiar.
Maduración y crecimiento
La invención de la máquina de escribir y la fotocopiadora ayudó a difundir el estudio de la organización racional del trabajo desde el taller de fabricación hasta la oficina. Los sistemas de archivo y otros sistemas sofisticados para gestionar los flujos de información física evolucionaron. Varios eventos probablemente contribuyeron al desarrollo de flujos de trabajo de información formalizados. Primero, el campo de la teoría de la optimización maduró y desarrolló técnicas matemáticas de optimización . Por ejemplo, el matemático y economista soviético Leonid Kantorovich desarrolló las semillas de la programación lineal en 1939 a través de esfuerzos para resolver los problemas de optimización de la producción de un fabricante de madera contrachapada. [11] [12] La Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo impulsaron la mejora de procesos con sus demandas de organización racional del trabajo. [13] [14] [15]
Era de la calidad
En la era de la posguerra, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran condujo a un enfoque en la calidad, primero en empresas japonesas y más globalmente a partir de la década de 1980: hubo varios movimientos que iban desde la gestión de la calidad total hasta Six Sigma. y luego nociones más cualitativas de reingeniería de procesos de negocios . [16] Esto dio lugar a más esfuerzos para mejorar los flujos de trabajo, tanto en los sectores de la economía del conocimiento como en la fabricación. Se reconocieron las demandas variables sobre los flujos de trabajo cuando se consideró la teoría de las rutas críticas y los cuellos de botella en movimiento. [17]
Sistema de gestión de flujo de trabajo
Un sistema de gestión de flujo de trabajo (WfMS) es un sistema de software para configurar, realizar y monitorear una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir costos, volverse más ágil y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. . [18] Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o centrados en datos, y pueden representar el flujo de trabajo como mapas gráficos. El sistema de gestión del flujo de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que las aplicaciones de software externas se puedan integrar y brindar soporte para flujos de trabajo de área amplia que brinden tiempos de respuesta más rápidos y una productividad mejorada. [18]
Conceptos relacionados
El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con varios campos de la investigación de operaciones y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, ya sea cuantitativa o cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular, la subdisciplina de planificación de la IA) y la etnografía . El término "flujo de trabajo" se usa más comúnmente en industrias particulares, como en la impresión o en dominios profesionales como laboratorios clínicos , donde puede tener significados especializados particulares.
- Procesos : un proceso es una noción más general que el flujo de trabajo y puede aplicarse, por ejemplo, a procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo es típicamente un proceso o una colección de procesos descritos en el contexto del trabajo, como todos los procesos que ocurren en una máquina. tienda.
- Planificación y programación : Un plan es una descripción del conjunto de actividades parcialmente ordenadas y lógicamente necesarias que se requieren para lograr una meta específica dadas ciertas condiciones iniciales. Un plan, cuando se complementa con un cronograma y cálculos de asignación de recursos , define completamente una instancia particular de procesamiento sistemático en la búsqueda de una meta. Un flujo de trabajo puede verse como una realización a menudo óptima o casi óptima de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente. [19]
- Control de flujo : Este es un concepto de control aplicado a los flujos de trabajo, para distinguir del control estático de búferes de material u órdenes, para significar un control más dinámico de la velocidad del flujo y los volúmenes de flujo en movimiento y en proceso. Dicha orientación a los aspectos dinámicos es la base básica para prepararse para controles de taller más avanzados, como justo a tiempo o justo en secuencia.
- Visibilidad en tránsito : este concepto de monitoreo se aplica tanto al material transportado como al trabajo en proceso o trabajo en progreso, es decir, flujos de trabajo.
Ejemplos de
Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo que se ven en varios contextos:
- En los talleres mecánicos, en particular los talleres de trabajo y los talleres de flujo, el flujo de una pieza a través de las diversas estaciones de procesamiento es un flujo de trabajo.
- El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo basado en documentos e intensivo en información. [20]
- La edición de Wikipedia se puede modelar como un flujo de trabajo estocástico.
- El sistema Getting Things Done es un modelo de gestión del flujo de trabajo personal para los trabajadores de la información.
- En el desarrollo de software, soporte y otras industrias, el concepto de seguimiento del sol describe un proceso de pasar el trabajo sin terminar a través de zonas horarias. [21]
- En la impresión offset y digital tradicional, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, las personas y, por lo general, la tecnología de software (procesadores de imágenes rasterizadas RIP o frontales digitales DFE) que juegan un papel en el pre / post procesamiento de archivos relacionados con la impresión, por ejemplo, Verificación previa al vuelo de PDF para asegurarse de que las fuentes estén incrustadas o que la salida de imágenes a la plancha o la prensa digital podrá representar la intención del documento correctamente para las capacidades de salida de imagen de la prensa que imprimirá la imagen final.
- En experimentos científicos, el proceso general (tareas y flujo de datos) se puede describir como un gráfico acíclico dirigido (DAG). Este DAG se denomina flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de imágenes cerebrales. [22] [23]
- En el análisis de datos sanitarios, se puede identificar o utilizar un flujo de trabajo para representar una secuencia de pasos que componen un análisis de datos complejo. [24] [25]
- En las arquitecturas orientadas a servicios, una aplicación se puede representar a través de un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes componentes de servicio, posiblemente distribuidos geográficamente, interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión del flujo de trabajo. [26]
- En los servicios compartidos, una aplicación puede estar en la práctica de desarrollar la automatización de procesos robóticos (llamada RPA o RPAAI para RPA 2.0 autoguiada basada en inteligencia artificial) que da como resultado la implementación de agentes de software asistidos o desatendidos en el entorno de una organización. Estos agentes de software, o robots, se implementan para realizar conjuntos de tareas o procesos comerciales estructurados y repetitivos predefinidos. Los robots de software de inteligencia artificial se implementan para manejar conjuntos de datos no estructurados y se implementan después de realizar e implementar la automatización de procesos robóticos.
Características y fenomenología
- Modelado: los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados en gráficos como las redes de Petri .
- Medición: muchos de los conceptos utilizados para medir los sistemas de programación en la investigación de operaciones son útiles para medir los flujos de trabajo generales. Estos incluyen rendimiento, tiempo de procesamiento y otras métricas regulares.
- Connotaciones especializadas: el término "flujo de trabajo" tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión de documentos e imágenes . Desde 1993, un consorcio comercial se centró específicamente en la gestión del flujo de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, la Coalición de gestión del flujo de trabajo . [27]
- Sistemas de flujo de trabajo científico : encontraron una amplia aceptación en los campos de la bioinformática y la quiminformática a principios de la década de 2000, cuando cumplieron con la necesidad de múltiples herramientas interconectadas que manejan múltiples formatos de datos y grandes cantidades de datos. Además, el paradigma de los flujos de trabajo científicos se asemeja a la práctica bien establecida de la programación Perl en las organizaciones de investigación en ciencias de la vida, lo que hace que esta adopción sea un paso natural hacia una configuración de infraestructura más estructurada.
- Interacción hombre-máquina: se han estudiado varias conceptualizaciones de los flujos de trabajo de iniciativa mixta, particularmente en el ejército, donde los agentes automatizados desempeñan papeles al igual que los humanos. Para el trabajo humano innovador, adaptativo y colaborativo, se requieren las técnicas de gestión de la interacción humana .
- Análisis de flujo de trabajo: los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin estar familiarizados con los conceptos formales de programación. Las técnicas de análisis de flujo de trabajo automatizado pueden ayudar a los usuarios a analizar las propiedades de los flujos de trabajo del usuario para realizar la verificación de ciertas propiedades antes de ejecutarlas, por ejemplo, analizar el control de flujo o el flujo de datos. Se han desarrollado y utilizado ejemplos de herramientas basadas en marcos de análisis formales para el análisis de flujos de trabajo científicos y pueden extenderse al análisis de otros tipos de flujos de trabajo. [28]
Teorías de mejora del flujo de trabajo
Se han propuesto e implementado varias teorías de mejora del flujo de trabajo en el lugar de trabajo moderno. Éstas incluyen:
- Six Sigma
- Gestión de la calidad total
- Reingeniería de procesos de negocio
- Sistemas ajustados
- Teoría de las Restricciones
La evaluación de los recursos, tanto físicos como humanos, es esencial para evaluar los puntos de transferencia y el potencial para crear transiciones más suaves entre tareas. [29]
Componentes
Por lo general, un flujo de trabajo se puede describir utilizando técnicas de diagrama de flujo formales o informales, que muestran flujos dirigidos entre los pasos de procesamiento. Los pasos de procesamiento individuales o los componentes de un flujo de trabajo se pueden definir básicamente mediante tres parámetros:
- descripción de entrada: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso
- reglas de transformación: algoritmos que pueden ser llevados a cabo por personas o máquinas, o ambos
- descripción de salida: la información, el material y la energía producidos por el paso y proporcionados como entrada a los pasos posteriores
Los componentes solo se pueden conectar entre sí si la salida de un (conjunto de) componente (s) anterior (es) es igual a los requisitos de entrada obligatorios de los siguientes componentes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente en realidad comprende solo entradas y salidas que se describen completamente en términos de tipos de datos y su significado ( semántica ). Las descripciones de los algoritmos o reglas solo deben incluirse cuando hay varias formas alternativas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con diferente precisión, velocidad, etc.
Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como los servicios web , también se deben considerar descriptores adicionales (como QoS y disponibilidad ). [30]
Aplicaciones
Existen muchos sistemas de software para admitir flujos de trabajo en dominios particulares. Dichos sistemas administran tareas como el enrutamiento automático, el procesamiento parcialmente automatizado y la integración entre diferentes aplicaciones de software funcional y sistemas de hardware que contribuyen al proceso de valor agregado subyacente al flujo de trabajo. También hay proveedores de software que utilizan el servicio de mensajería impulsado por procesos tecnológicos basado en tres elementos [ cita requerida ] :
- Objetos estándar
- Objetos de flujo de trabajo
- Flujo de trabajo
Ver también
- Sistemas de gestión del flujo de trabajo de bioinformática
- Automatización de procesos comerciales
- Gestión de Procesos de Negocio
- Modelado de procesos de negocio
- Colaboración asistida por computadora
- Lenguaje visual DRAKON para el modelado de procesos comerciales
- Gestión de contenido empresarial
- Arquitectura de proceso
- Aplicación impulsada por procesos
- Motor de flujo de trabajo
- Modelado de fuerza laboral
- Reingeniería de procesos de negocio
Referencias
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- Sistemas de flujo de trabajo V. Curcin y M. Ghanem Scientific: ¿se puede utilizar un mismo tamaño? artículo en CIBEC'08 comparando sistemas de flujo de trabajo científico.
enlaces externos
- Patrones de flujo de trabajo
- Coalición de gestión del flujo de trabajo