La gestión de la información ( IM ) se refiere a un ciclo de actividad organizativa: la adquisición de información de una o más fuentes, la custodia y distribución de esa información a quienes la necesitan, y su eliminación final mediante el archivo o la eliminación.
Este ciclo de organización de la información involucra a una variedad de partes interesadas , incluidos aquellos que son responsables de asegurar la calidad , accesibilidad y utilidad de la información adquirida; los que son responsables de su almacenamiento y eliminación seguros ; y aquellos que lo necesitan para la toma de decisiones . Las partes interesadas pueden tener derechos para originar, cambiar, distribuir o eliminar información de acuerdo con las políticas de gestión de la información de la organización .
La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluida la planificación , organización , estructuración, procesamiento , control , evaluación y presentación de informes de las actividades de información, todo lo cual es necesario para satisfacer las necesidades de aquellos con roles o funciones organizacionales que dependen de información. Estos conceptos genéricos permiten presentar la información a la audiencia o al grupo correcto de personas. Una vez que las personas pueden poner esa información en uso, gana más valor.
La gestión de la información está estrechamente relacionada y se superpone con la gestión de datos , sistemas , tecnología , procesos y, donde la disponibilidad de información es fundamental para el éxito de la organización, la estrategia . Esta visión amplia del ámbito de la gestión de la información contrasta con la visión anterior, más tradicional, de que el ciclo de vida de la gestión de la información es un asunto operativo que requiere procedimientos específicos, capacidades organizacionales y estándares que tratan la información como un producto o servicio.
En la década de 1970, la gestión de la información se refería en gran medida a cuestiones más cercanas a lo que ahora se denominaría gestión de datos : tarjetas perforadas , cintas magnéticas y otros medios de mantenimiento de registros , lo que implicaba un ciclo de vida de dichos formatos que requería creación, distribución, copia de seguridad, mantenimiento y eliminación. . En este momento se comenzó a reconocer el enorme potencial de la tecnología de la información : por ejemplo, un solo chip que almacenaba un libro completo , o el correo electrónico que transportaba mensajes instantáneamente por todo el mundo, ideas notables en ese momento. [1]Con la proliferación de la tecnología de la información y el mayor alcance de los sistemas de información en las décadas de 1980 y 1990, [2] la gestión de la información adquirió una nueva forma. Empresas progresistas como British Petroleum transformaron el vocabulario de lo que entonces era " gestión de TI ", de modo que los " analistas de sistemas " se convirtieron en " analistas de negocios ", el "abastecimiento monopólico" se convirtió en una mezcla de " insourcing " y " outsourcing ", y las grandes empresas de TI La función se transformó en “equipos esbeltos” que comenzaron a permitir cierta agilidad en los procesos que aprovechan la información para beneficio del negocio . [3] El alcance de la alta direcciónEl interés en la información en British Petroleum se extendió desde la creación de valor a través de procesos comerciales mejorados , basados en la gestión eficaz de la información, lo que permitió la implementación de sistemas de información apropiados (o " aplicaciones ") que se operaron en la infraestructura de TI que se subcontrató . [3] De esta manera, la gestión de la información dejó de ser un trabajo simple que podía realizar cualquier persona que no tuviera nada más que hacer, se convirtió en algo altamente estratégico y un asunto de atención de la alta dirección . Comprensión de las tecnologías involucradas, capacidad para administrar proyectos de sistemas de información y cambios comerciales .bueno, y se hizo necesaria la voluntad de alinear la tecnología y las estrategias comerciales. [4]
En el período de transición que condujo a la visión estratégica de la gestión de la información, Venkatraman (un firme defensor de esta transición y transformación, [5] ofreció un arreglo simple de ideas que reunía sucintamente la gestión de datos , información y conocimiento (ver el figura)) argumentó que: